Video: Cara Memimpin Rapat yang Efektif dan Efisien (November 2024)
Berapa banyak masa yang anda buang dalam mesyuarat kerana orang yang menjalankannya tidak bersedia? Tiada agenda. Rakan-rakan datang lewat. Apa yang dibincangkan ada kaitan dengan anda atau kerja anda. Satu jam kemudian, anda telah melakukan apa-apa, tidak belajar apa-apa, dan tidak menyumbang apa-apa. Apa gunanya?
Do.com bertujuan untuk membantu orang ramai mengadakan mesyuarat dengan lebih baik dengan memberi mereka sumber untuk merancang dan melaksanakannya. Dalam banyak cara, ia seperti senarai semak perkara yang perlu dilakukan sebelum, semasa, dan selepas mesyuarat untuk memastikan ia produktif untuk semua orang yang terlibat.
Hari mesyuarat kami, saya mendapat e-mel dari Do.com melalui Shah. Di dalamnya saya dapati agenda, permulaan dan akhir yang jelas untuk mesyuarat, senarai orang yang akan berada di dalam panggilan dan maklumat hubungan mereka (hanya kami berdua, dalam kes ini), dan pautan ke maklumat latar belakang. Semua ini membantu kami memotong untuk mengejar semasa panggilan, kerana Shah menjelaskan apa yang membuat pertemuan menjadi produktif, motivasinya untuk memulakan Do.com, dan bagaimana sifat pertemuan di kalangan pekerja pengetahuan berubah.
Jill Duffy: Mari bercakap tentang pertemuan dan mengapa orang membenci mereka.
Jason Shah: Dari apa yang telah kami temui, kebanyakan orang menghadiri mesyuarat yang mereka tidak bersedia. Tidak ada sebab yang baik mesyuarat berlaku. Tidak ada agenda yang diedarkan sebelum ini. Orang ramai datang terlambat dan seseorang perlu mengembalikan perkara. Orang yang menganjurkannya tidak selalunya berfikir tentang siapa yang perlu berada di sana, dan sehingga anda berakhir dengan pertemuan besar di mana separuh orang adalah pilihan, dan mungkin separuh orang adalah inti, sehingga dinamik dimatikan dan ia menghalang produktiviti.
Yang berulang-alik ke masa yang sia-sia untuk orang sibuk.
Jika anda meminta sesiapa sahaja untuk duduk di dalam bilik selama 30 minit dan tidak mencapai apa-apa, mereka akan fikir anda gila. Tetapi itulah yang dilakukan orang ramai berjuta-juta hari di tempat kerja.
JD: Bagaimana anda menerangkan mesyuarat yang produktif?
JS: Anda perlu mempunyai beberapa bahan utama. Pertama, ia sebenarnya perlu berlaku. Sekiranya sesuatu dapat ditangani melalui email dengan cepat, lakukannya. Tetapi jika perlu mesyuarat, maka baiklah.
Penyediaan adalah kunci: melancarkan apa yang akan dibincangkan, yang bertanggungjawab untuk apa, jenis perkara yang membawa kepada perbualan yang fokus. Semasa mesyuarat: berpegang kepada, menjaga masa, mengambil nota, dan tamat pada masanya.
Masa pertemuan juga penting. Ramai orang hanya lalai sehingga sejam. Saya perhatikan anda sangat disengajakan dan berkata 25 minit untuk perbualan ini. Saya fikir itu amalan yang baik.
Apa yang berlaku selepas mesyuarat itu penting juga. Jika Bob dan Stacey mengatakan mereka akan menindaklanjuti versi dek geladak baru, dan Mark berkata dia akan menghantar nombor jualan kepada mereka, mereka sebenarnya perlu melakukannya! Kami mendapati bahawa kebanyakan orang berkata, "Bagus! Mesyuarat yang baik!" dan mereka pergi dan tidak ada susulan. Dan jika ada, ia berlaku pada masa yang salah, yang menjejaskan mesyuarat lain atau lebih banyak kerja yang tidak perlu.
Oleh itu persediaan, menjalankan mesyuarat dengan baik, menyusul dengan jayanya selepas itu adalah komponen utama mesyuarat yang baik.
JD: Alat pengurusan projek, dan alat pengurusan kerja lain direka untuk memperkemaskan kerja. Idea ini adalah untuk mengadakan lebih sedikit mesyuarat dan (dan kurang email). Anda boleh menetapkan tugasan dan tarikh akhir yang lain tanpa mengadakan mesyuarat mengenai mereka. Dari sudut pandangan anda, adakah alat ini mengubah mesyuarat dalam tenaga kerja pengetahuan?
JS: Ya. Pada tahap makro, diharapkan kami mempunyai mesyuarat yang lebih sedikit hasil daripada alat tersebut.
Sebagai contoh, jika saya melihat pengimejan telah dikemas kini di Dropbox, dan saya fikir mereka bagus, saya tidak perlu berjumpa dengan perancang untuk membincangkannya. Dia tidak perlu memberitahu saya. Saya hanya dapat memadamkan mesej yang mengatakan, "Hei, saya melihat fail yang dikemas kini." Dengan sesuatu seperti Slack, saya dapat dengan cepat meminta seseorang soalan tanpa perlu bertemu untuk membincangkan sifat soalan itu.
Sebelum ini, orang mahukan teknologi kurang kerana sukar, sebagai contoh, untuk mendapatkan dongle untuk monitor, atau ia mengganggu orang.
Saya berharap kebangkitan alat-alat ini membawa kepada mesyuarat yang lebih sedikit, tetapi saya tidak tahu jika ada data konkrit untuk menyokong itu, selain propaganda yang syarikat-syarikat individu meletakkan di sana. Dan dalam pertemuan itu sendiri, saya rasa sifat mereka berubah kerana kita lebih berorientasikan teknologi. Jika kita menggunakan perkhidmatan di luar mesyuarat, maka mesyuarat itu sendiri perlu bersaing dengannya.
JD: Saya suka mengadakan mesyuarat. Mereka cenderung menjadi yang paling produktif untuk saya. Saya bersama-sama dengan sekumpulan orang, kita duduk dan melakukan kerja yang perlu kita lakukan di sana, mungkin dengan alat kami diunjurkan pada skrin.
JS: Itu membuatkan saya memikirkan model bilik darjah terbalik. Kelas adalah tempat untuk melakukan kerja, bukan hanya menonton persembahan, seperti mesyuarat tidak boleh dipanggil hanya untuk membalikkan dek yang seseorang dapat dengan mudah menghantar e-mel kepada anda.
JD: Mari bercakap sedikit tentang Do.com. Berikan saya penjelasan 30 detik tentang apa yang Do.com adalah, dan kemudian kami akan membincangkan secara terperinci mengenai cara anda menggunakannya.
JS: Do.com adalah perisian kerjasama untuk mesyuarat. Ia tidak ada kaitan dengan video dan audio. Ini semua tentang produktiviti mesyuarat.
Dengan Do, orang boleh menetapkan agenda sehingga mereka tahu apa yang hendak dibicarakan. Mereka boleh mengambil nota dalam masa nyata dan menetapkan tugasan yang berinteraksi dengan aliran kerja mereka yang lain. Kami diintegrasikan dengan Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, dll.
Kami mempunyai lebih daripada 1.5 juta orang menyertai mesyuarat di lebih daripada 20, 000 syarikat. Kami pada dasarnya membantu orang ramai mengadakan mesyuarat yang kurang, mesyuarat yang lebih baik, dan semoga menjadi lebih bahagia dan produktif di tempat kerja.
JD: Dan itu model freemium.
JS: Ia adalah. Anda boleh mendaftar secara percuma, dan kami mempunyai banyak pengguna percuma.
JD: Salah satu perkara yang menyerang saya mengenai Do.com adalah bahawa ia benar-benar menggalakkan orang untuk mengambil tindakan yang betul, berbanding dengan penyelesaiannya sendiri. Saya fikir banyak perkara seperti motivasi dan bagaimana kita tidak selalu berkelakuan dengan cara yang paling sesuai untuk kita. Oleh itu saya fikir ia adalah kemas apabila saya mencari alat yang lebih mengenai membimbing kita daripada memberi kita sesuatu. Saya mendapat pengertian bahawa itulah yang dikatakan oleh Do.com.
JS: Ya, saya setuju. Kepercayaan kami adalah bahawa pertemuan adalah masalah orang ramai sebagai masalah teknologi. Sebagai contoh, kami tidak memerlukan aplikasi e-mel untuk menghalang Bob dari perakaunan daripada menghantar mesej panjang yang sukar difahami. Itu mungkin ada kaitan dengan politik syarikat, keupayaan Bob untuk menjadi profesional, dinamika pasukan, perkara seperti itu. Sesetengah UI yang tersangkut dalam pelayar Web tidak akan mengubah Bob.
Ini adalah sesuatu yang saya fikir banyak ketika saya bekerja di Yammer sebelum ini. Yammer cuba membuat syarikat lebih telus. Tetapi secara jujur, Yammer adalah alat untuk syarikat telus, kerana sangat sukar untuk mengubah budaya organisasi.
Do.com adalah produk yang cuba membantu orang menjadi lebih baik dan memberi mereka teknologi yang membolehkan mereka melakukannya, dan bukannya melakukannya untuk anda. Secara terang-terangan, saya tidak tahu sama ada kita boleh menukar suis dan membuat mesyuarat lebih produktif. Itu akan menjadi cantik ajaib!
Kami benar-benar percaya bahawa ini akan kekal berkuasa. Jika ia akan berfungsi, ia harus datang dari orang, dan kami membolehkan mereka menjadi diri mereka yang terbaik.
JD: Beritahu saya kisah asal Do.com dan mengapa anda berminat dengan projek dan syarikat ini.
JS: Saya bekerja di Yammer sebelum Microsoft membeli Yammer. Dan seperti yang anda mungkin bayangkan, selepas Microsoft membeli syarikat itu, budaya mula berubah banyak, termasuk menambah banyak birokrasi dan mesyuarat.
Saya melalui kira-kira satu tahun, selepas pengambilalihan itu, mendapati bahawa mendapatkan perkara yang dilakukan adalah sangat sukar. Ia adalah gila kepada saya, terutamanya kerana kami adalah syarikat yang mula-mula dibina untuk membuat kerja lebih baik untuk orang!
Cerita panjang pendek, saya duduk dalam mesyuarat yang dahsyat satu hari dengan 10 orang, dan saya hanyut berfikir, "Apa yang saya lakukan di sini?" Gila itu hanya menyerang saya.
Jika saya menjemput anda untuk pesta makan malam dan saya tidak menyediakan terlebih dahulu untuk mendapatkan bahan-bahan dan mempunyai beberapa konsep yang saya mahukan para tetamu untuk menikmati, dan mereka muncul dan saya berkata, "Hei, mari pergi ke kedai runcit dan lakukan pesta makan malam ini, "mereka berkata, " Itu gila! Kami tidak akan memikirkan ini dengan anda, kami datang ke sini untuk pesta makan malam! " Tetapi itulah pertemuan!
Saya fikir ia adalah gila, dan saya telah gatal untuk pergi dan memulakan sebuah syarikat baru.
JD: Apa aplikasi atau perkhidmatan produktiviti lain yang anda gunakan? Adakah anda mempunyai amalan terbaik untuk terus produktif?
JS: Bolehkah saya memberi jawapan yang tidak konvensional? Saya fikir beberapa aplikasi produktiviti yang terbaik bukanlah aplikasi produktiviti. Uber, sebagai contoh, memberi saya lebih banyak produktiviti daripada aplikasi seperti Asana. Saya mendapat tempat yang lebih cepat dan membuang masa kurang berdiri di tengah-tengah hujan yang menunggu kereta.
Terdapat satu lagi alat yang saya gunakan dikenali sebagai BetterSnapTool, dan sekali lagi, ia bukan alat produktiviti klasik. Saya memasang monitor saya dengan tiga tiang, dan dengan Windows Snap, saya memukul kekunci pintasan, dan semua tetingkap saya terkena tempat.
Kami menggunakan Trello dan Slack di sini juga. Kami menggunakan Instacart untuk bahan makanan kami di pejabat. Hakikat bahawa tidak ada yang perlu dibimbangkan adalah membantu dan entah bagaimana menjadikan kami lebih produktif.
JD: Dan bagaimana dengan amalan terbaik atau tabiat produktiviti peribadi?
JS: Saya mula menyekat waktu di hari saya pada kalendar untuk memastikan bahawa barangan tidak dapat diselesaikan. Saya telah mengambil meditasi pada waktu pagi untuk membantu saya menetapkan kepada sifar dan menjelaskan apa yang penting.
Satu lagi yang tidak konvensional ialah mewakilkan perkara. Ia bukan Soundbite Minggu Empat Jam Kerja , tetapi saya mempunyai keperibadian yang membawa saya untuk melakukan segala-galanya sendiri. Menjadi pemikiran tentang keperluan untuk lalai ke delegasi yang bertentangan dengan lalai untuk melakukan perkara-perkara saya sendiri telah benar-benar memberi kesan.
Bagi saya, ia adalah satu campuran yang menjadi mindful, masa-tinju, dan mewakilkan. Saya lebih selamat dan fokus pada dua atau tiga perkara yang penting setiap hari. Sebagai pengasas, anda boleh terganggu oleh apa-apa yang berkaitan dengan syarikat, sama ada hubungan pelabur atau peluang PR, dan begitu mewakilkan telah menjadikan saya lebih produktif.
JD: Seberapa besar kakitangan anda?
JS: Sepuluh orang. Delegasi semakin mudah, tetapi itu terlalu kecil, tentu saja, untuk sebuah syarikat.
JD: Ya, tetapi penting bagi usahawan lain untuk mengetahui bahawa, walaupun anda bekerja dengan pasukan yang sangat kecil, delegasi masih penting.
