Dapatkan teratur: bagaimana untuk tetap fokus dengan kanban peribadi

Bayangkan sistem pengurusan untuk kehidupan anda, sesuatu yang mudah untuk belajar bagaimana menggunakannya, memastikan segala sesuatu yang dianjurkan, menghalang anda daripada berbilang tugas, dan membantu anda mencapai matlamat anda. Itulah kanban peribadi.

Walaupun kanban semakin terkenal dalam pengurusan projek di persekitaran pejabat, orang juga meminjam idea teras daripadanya untuk menyusun aspek kehidupan peribadi mereka, semuanya dari merancang perkahwinan untuk menguruskan kerja rumah. Jadi apa kanban peribadi, bagaimana ia berfungsi, dan apa yang boleh dilakukan untuk anda?

Apa itu Kanban?

Kanban adalah gaya kerja yang bermula di kilang pembuatan kereta Jepun dan kini popular di kalangan pemaju perisian dan orang-orang yang bekerja dalam perkhidmatan profesional.

Ia bergantung kepada kad, di mana anda menulis maklumat, dan lembaga, di mana anda mengatur kad anda. Sebahagian daripada sebab ia popular di industri perisian dan perkhidmatan adalah kerana ia mencipta perwakilan visual untuk sesuatu yang sebaliknya tidak visual sama sekali.

Perisian Kanban bermula dengan papan. Fikirkannya sebagai papan di mana anda mengatur nota melekit. Nota tersebut dipanggil kad. Anda boleh menggerakkan kad di sekitar tetapi anda suka, walaupun kad maya sentiasa jatuh ke dalam lajur. Secara tradisinya, lajur dilabel dari kiri ke kanan untuk Melakukan, Melakukan, dan Selesai. Dalam beberapa alat, anda boleh menyesuaikan tujuan atau label lajur.

Alat Kanban secara amnya kolaboratif; ramai orang semua mempunyai akses ke papan dan kad yang sama. Kad, pada peringkat tertentu dalam kehidupan mereka, biasanya mempunyai penerima tugas yang dikenakan dengan menyelesaikan tugas mereka. Semua orang dalam pasukan dapat melihat semua kad atau tugas, di mana mereka berada dalam kitar hayat mereka, dan siapa yang bertanggungjawab untuk mereka.

Kanban peribadi mengambil beberapa idea teras dari kanban tetapi meninggalkan atau membuat pilihan banyak peraturan yang khusus untuk produktiviti profesional dan kerja pejabat. Bergantung pada apa yang anda masukkan ke lembaga kanban anda, anda mungkin berkongsi dengan ahli keluarga, rakan, penjaga, tutor, atau perancang perkahwinan.

Beberapa aplikasi kanban di pasaran termasuk SwiftKanban, dan Trello, walaupun Ketua Pegawai Eksekutif Trello, Michael Pryor memberitahu saya bahawa alat syarikatnya bukan secara teknikal sebagai papan kanban tetapi telah diilhami oleh mereka.

Bagaimana Kerja Kanban Peribadi

Di tengah-tengah kanban peribadi adalah visualisasi apa sahaja yang anda perlukan untuk menguruskan dan bagaimana ia akan dilakukan.

"Terdapat pelbagai bentuk pengurusan visual di luar sana, dan satu kelebihan yang diberikan oleh kanban adalah membatasi kerja yang sedang berjalan, " kata Janice Linden-Reed, presiden LeanKanban University, sebuah organisasi yang mengajar kanban kepada para profesional dan mempromosikan penggunaannya. "Ia mempunyai cara untuk menangani isu-isu di sekitar multitasking dan membantu orang berfokus supaya mereka tidak dibebani. Perkara yang membuatkan kanban sebagai lawan hanya dengan tugas tugas adalah mengehadkan kerja dalam proses dan aliran."

Linden-Reed menjelaskan bahawa kanban adalah tarikan daripada sistem push. "Anda hanya mengambil sebanyak mungkin kerja yang boleh anda kendalikan pada bila-bila masa, " katanya. "Jika anda hanya mahu mempunyai tiga tugas pada bila-bila masa, anda mempunyai tiga, dan apabila anda selesai, anda boleh menarik yang seterusnya. Dengan mempunyai sistem tarik terhad, ia dapat membantu anda tetap fokus dan teratur." Dengan kata lain, jika anda mempunyai persediaan Untuk Melakukan, Melakukan, Selesai, anda tidak akan mempunyai lebih daripada tiga kad dalam lajur Melakukan anda.

Apabila saya bercakap dengan Pryor mengenai kanban dan kanban peribadi, beliau menjelaskan bahawa tujuan alat syarikatnya, Trello, adalah "meratakan kepada sesuatu yang sangat sederhana, yang hanya merupakan senarai senarai, dengan cara yang sama dengan spreadsheet sekumpulan nombor, dan jika anda menukar satu sel maka sel lain berubah. Ini hanya cara untuk menyusun secara visual apa sahaja yang anda fikirkan. " Dalam erti kata itu, Trello hebat untuk menguruskan kehidupan peribadi anda kerana ia tidak menjejaskan anda menggunakan struktur dan lingo yang anda akan dapati dalam aplikasi kanban yang dibuat untuk pengurusan projek perniagaan.

Mengapa Kanban Peribadi berfungsi

Sebab utama kanban adalah berkesan untuk membantu orang ramai tetap teratur adalah memaksa mereka untuk berfikir melalui apa sahaja yang mereka mahu untuk menguruskan untuk memetakannya ke papan kanban.

Mari kita ambil contoh menggunakan kanban peribadi untuk mengatur kerja rumah. Pertama, anda perlu memikirkan apa yang akan menjadi lajur. Mereka mungkin Tanggungjawab, Melakukan, Selesai, tetapi mereka juga boleh menjadi lebih rumit. Daripada satu ruang tugasan, anda mungkin mempunyai To-Do Daily, To-Do Weekly, dan To-Do Bulanan. Mungkin pada hari Ahad pertama bulan ini, anak anda bertanggungjawab untuk menarik satu tugas dari ruangan bulanan. Mungkin setiap hari Sabtu, pasangan anda bertanggungjawab untuk menarik dua kerja mingguan. Apapun yang anda memutuskan, menuliskan proses itu dengan memetakannya ke lembaga kanban memaksa anda untuk memikirkan bagaimana kerja itu berlaku secara semulajadi, dan juga bagaimana anda mengurusnya.

Linden-Reed menggunakan kanban peribadi untuk mengurus kerja rumah ketika anak perempuannya berusia enam tahun. Ia memberikan agensi anak perempuannya dan juga mengajarnya bagaimana untuk menangani hanya satu tugas pada suatu masa.

Tonianne DeMaria Barry adalah pengarang Kanban Pribadi: Kerja Pemetaan 'Menavigasi Kehidupan . Dia berkata kanban peribadi mencipta naratif kerja. "Kanban Peribadi mengubah kerja kita menjadi sebuah kisah, sebuah sistem, bahkan mengambil tugas yang paling membosankan dan mengubahnya menjadi permainan yang sesuai dan menarik untuk semua peringkat umur, " katanya kepada saya melalui e-mel. Apabila seseorang meletakan senarai tugasnya di papan, "kerja berhenti menjadi koleksi tugas yang tidak berkaitan dan sebaliknya menjadi satu siri peristiwa dan pilihan yang mempengaruhi satu sama lain dan mengalir dari satu ke yang berikutnya."

Kanban Peribadi dalam Tindakan

Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan gambaran bagaimana kanban dapat digunakan untuk menganjurkan dan menguruskan aspek kehidupan peribadi adalah untuk mendengar bagaimana orang lain menggunakannya. Di bawah ini anda akan dapati beberapa contoh, serta pautan yang menerangkan bagaimana mereka bekerja dalam sistem kanban:

• merancang dan menganjurkan perkahwinan
• menguruskan inventori gudang wain
• mengurus kerja rumah (lihat di atas)
• merangka sebuah pasukan sukan fantasi
• menyimpan idea untuk bercuti dan perjalanan (lihat imej di bawah).

Siapa Boleh Mendapatkan Manfaat Dari Menggunakan Kanban Peribadi?

Berbagai jenis orang yang menarik perhatian terhadap pelbagai jenis perisian untuk membantu memastikan mereka teratur. Saya bertanya Linden-Reed dan Pryor pendapat mereka tentang jenis orang yang paling sesuai untuk kanban. Mereka berdua berkata orang berorientasikan visual berbuat baik dengan kanban, kemudian menambah beberapa pemikiran.

"Sesiapa yang bergelut dengan isu-isu yang dibebani atau mempunyai masalah kualiti dalam kerja mereka, orang yang kehilangan tarikh akhir, orang yang menghadapi masalah memenuhi harapan" boleh mendapat manfaat daripada kanban, menurut Linden-Reed.

DeMaria Barry menyatakan bahawa anak-anak dengan Asperger kerap melakukannya dengan baik apabila menggunakan kanban peribadi. "Maklum balas kinestetik dan rangsangan serotonin yang mereka perolehi daripada menarik diri dan melihat kerja mereka dalam lajur Done memaksa mereka untuk melengkapkan dan bukannya memberi tumpuan atau mengejek hanya dengan satu tugas sahaja, " katanya. Dia juga mengatakan bahawa kanak-kanak dengan ADHD sering berjaya dengannya kerana "melaksanakan batas kerja yang sedang dijalankan memaksa mereka untuk memberi tumpuan kepada tugas-tugas di tangan dan bukannya terganggu dengan memulakan banyak tetapi tidak menyelesaikannya."

Pryor berkata hampir semua orang sangat sesuai untuk kanban kerana ia dibuat untuk dipadankan dengan bagaimana kita sudah berfikir.

"Jika anda melihat cara orang cuba mengatur kehidupan mereka-jika anda melihat komputer dengan catatan Post-It di seluruhnya, peti sejuk dengan nota di pintu, orang membuat kad indeks dan meletakkannya di hadapan mereka- kita mempunyai memori yang sangat luas, "kata Pryor. "Idea pemikiran visual dapat sangat membantu orang."

Untuk mendapatkan nasihat lebih lanjut, baca tip ini untuk menyusun nota penulis, cara mengatur percutian percutian anda, dan cara untuk memotivasi diri anda.