Dapatkan teratur: bagaimana saya beralih bekerja di awan

Setelah bertahun-tahun bekerja dalam sistem hibrid, di mana beberapa fail tempatan dan ada di awan, saya baru-baru ini membuat suis untuk berfungsi sepenuhnya dalam talian. Saya memilih untuk menggunakan Google Drive, tetapi ia sememangnya mempunyai perkhidmatan yang sama seperti mudah seperti Microsoft Office Online.

Berikut adalah cara saya berhijrah ke persekitaran yang baru, beberapa kebaikan dan keburukan dalam bekerja sepenuhnya dalam talian, dan nasihat jika anda berfikir tentang beralih juga.

Kenapa saya Migrasi ke Google Drive

Saya telah lama menggunakan Google Drive, termasuk Google Docs, Sheets, dan Slides. Tetapi saya tidak pernah menggunakannya secara eksklusif untuk semua kerja saya sehingga baru-baru ini.

Persediaan terdahulu saya mempunyai beberapa fail yang disimpan secara tempatan di komputer saya (disandarkan, tentu saja) dan hanya segelintir fail yang tinggal sebagai Dokumen Google dan fail dalam talian lain. Kebanyakannya, saya menggunakan Google Drive untuk fail yang bekerjasama, seperti dokumen untuk merancang percutian dengan rakan-rakan.

Satu sebab utama saya memutuskan untuk bergerak sepenuhnya ke awan adalah kerana saya telah menggunakan banyak peranti yang berbeza, lebih banyak daripada sebelumnya. Pada satu hari tertentu, saya mungkin mahu melakukan kerja dari mana-mana satu daripada lima peranti yang berbeza, bergantung kepada sama ada saya berada di rumah, di mesyuarat, perjalanan, atau di tempat lain. Saya mempunyai desktop Mac, Chromebook Pixel yang mudah alih tetapi tidak bagus untuk mesyuarat, telefon pintar, dan komputer riba. Dan kadang-kadang, saya bekerja pada komputer orang lain.

Sekiranya mungkin, saya lebih suka membuat nota dan mengedit secara terus pada fail saya, dan bukannya membuat nota berasingan dalam aplikasi ambil catatan tentang apa yang harus saya lakukan kemudian ke fail. Bekerja di awan memenuhi keperluan itu, dan Google Drive memenuhi kebanyakan keperluan saya yang lain, seperti keserasian dengan format fail Microsoft Office, banyak penyimpanan dan sokongan untuk semua peranti yang saya ada.

Apabila semua kerja anda berada dalam awan, anda mempunyai akses kepada fail secara langsung. Selagi anda mempunyai sambungan Internet (dan kadang kala anda tidak melakukannya), anda boleh mengedit fail. Ia mengambil masa beberapa tahun untuk Google Drive untuk sampai ke tahap ini, tetapi sekarang bahawa di sini, saya menggunakannya dengan hasil yang hebat.

Petua untuk Migrasi ke Awan

Apabila membuat keputusan untuk memastikan semua kerja anda di awan dan tidak menyimpannya di dalam negara, anda akan menghadapi satu cabaran besar: memikirkan apa yang perlu dilakukan dengan semua fail lama anda. Nasihat saya ialah jangan risau tentang fail lama. Jangan membuang masa anda cuba untuk berhijrah sepenuhnya atau menyusun semula semua data lama anda, yang mungkin tidak pernah anda lihat lagi.

Sebaliknya, fokus pada bagaimana anda akan menganjurkan atau menyimpan data baru pada masa hadapan. Dalam kes saya, saya mula menggunakan Google Drive untuk semua dokumen baru saya dengan segera. Saya mencipta folder baru dalam Google Drive dalam talian yang mencerminkan sistem organisasi yang sama yang digunakan untuk desktop saya. Apabila saya memulakan fail baru, saya menjadikannya Dokumen Google. Saya lebih memberi perhatian kepada masa kini daripada masa lalu.

Saya mempunyai beberapa fail yang saya dapat mengklasifikasikan sebagai tidak lama atau baru, tetapi "berterusan." Fail berterusan adalah salah satu yang saya buat lama dahulu tetapi itu masih relevan dan digunakan hari ini. Dalam kes saya, mereka cenderung menjadi spreadsheet di mana saya log kerja ketika saya menyelesaikannya. Sebagai contoh, saya mempunyai fail berterusan di mana saya menjejaki artikel yang saya tulis, tarikh yang diterbitkan, dan metadata lain. Saya terus menambahnya, dan ia sentiasa berguna dan relevan, walaupun saya menciptanya beberapa tahun lalu.

Untuk memindahkan fail yang sedang berjalan ini, saya hanya memuat naiknya ke Google Drive, satu persatu, dan memindahkannya ke fail yang diformatkan Google. Fail Excel menjadi Google Sheets. Mudah.

Alasannya saya lakukan satu persatu ialah memeriksa dan memastikan mereka akan terbuka dan kandungannya tidak kacau. Nasib baik, semuanya dipindahkan dengan lancar. Namun, saya menyimpan salinan asli fail-fail yang terdapat pada komputer saya selama kira-kira satu bulan, sekiranya berlaku, yang membawa saya kepada nasihat lain: Simpan salinan asal fail penting anda untuk tempoh bertindih.

Jika ada masalah dengan penghijrahan anda, anda akan mahu asal-usulnya. Ia seperti apabila anda mendepositkan cek kertas dari jauh menggunakan aplikasi mudah alih, dan bank menolak anda mesej yang berkata, "Kenapa anda tidak menggantungkan cek itu sehingga ia kosong?"

Satu lagi nasihat adalah untuk menguji bahawa perkhidmatan berfungsi pada semua peranti anda. Buka fail berbeza. Kini matikan Wi-Fi dan cuba bukanya. Adakah mungkin, iaitu, anda mempunyai salinan fail luar talian yang anda jangkakan (lebih banyak lagi akses luar talian)? Bolehkah anda mengedit? Adakah anda perlu memasang apa-apa aplikasi atau plugin untuk melakukan kerja yang anda mahu lakukan? Ia lebih sukar daripada anda mungkin berfikir untuk meluangkan masa untuk menjalankan ujian ini, tetapi ia pasti berdetak muncul di suatu tempat dan tidak dapat melakukan apa-apa yang anda telah merancang.

Sebaik sahaja saya bergulir dengan sistem baru saya yang bekerja sepenuhnya di Google Drive (tetapi masih semasa tempoh bertindih itu sebelum saya menghapus semua data saya yang disimpan secara tempatan), saya memasang komponen penyegerakan Google Drive pada komputer saya dan menyokong dua tahun lepas, bernilai data ke awan. Saya tidak menguji setiap fail untuk memastikan bahawa mereka menukar dengan baik ke Google Drive, seperti yang saya lakukan dengan fail penting saya yang sedang berjalan, tetapi saya merasa lebih baik mengetahui saya telah menarik banyak data lama saya sekiranya saya memerlukannya. Nasihat pada bahagian depan: Buat sandaran fail lama, tetapi jangan terlalu banyak menghabiskannya.

Dalam menimbang risiko dan ganjaran, kemudahan dan kesulitan, saya merasakan bahawa cadangan data lama saya, yang mungkin tidak perlu lagi, ke Google Drive dan memanggilnya sehari cukup untuk saya.

Terdapat kebaikan dan keburukan yang lain juga. Perhatikan bahawa saya tidak menyenaraikan setiap pro dan con, tetapi hanya beberapa yang relevan untuk menggunakan Google Drive semata-mata untuk fail kerja.

Bekerja di Awan: Kelebihan

Sandaran automatik. Saya tahu kebanyakan orang yang tidak membuat sandaran data mereka sekarang tidak akan bermula pada bila-bila masa. Apabila anda bekerja di Google Drive, anda tidak perlu berfikir tentang sandaran. Ia berlaku secara automatik dan kerap.

Banyak ruang! Google Drive dilengkapi dengan jumlah ruang yang murah hati. Semua orang dengan akaun Google mendapat sekurang-kurangnya 15GB, tetapi lebih banyak membeli murah. Plus, terdapat kelemahan lain yang memberi anda lebih banyak ruang. Sebagai contoh, fail yang anda buat dalam Google Drive, seperti Dokumen Google, tidak dikira ke had storan anda! Itulah yang besar.

Serasi dengan Pejabat. Walaupun saya membuat dan mengedit fail semata-mata dalam Google Drive, tidak semua orang yang saya bekerjasama melakukannya. Ramai orang masih menggunakan Microsoft Office. Dengan Google Drive, anda boleh mengeksport jenis fail Google apa saja kepada format Microsoft. Dengan hanya beberapa klik, saya boleh menukar Dokumen Google ke dalam fail.docx Word.

Kerjasama. Untuk bekerjasama dalam masa nyata, tiada apa yang menimbulkan Google Drive. Anda boleh berkongsi fail dengan pengguna lain, mengurus siapa yang boleh melihat dan mengeditnya, dan juga berbual dengan rakan usaha sama anda semasa anda bekerja pada fail bersama.

Penyegerakan tempatan. Seperti yang saya nyatakan, saya dapat dengan cepat membuat sandaran fail lama saya ke Google Drive kerana ia mempunyai komponen penyegerakan tempatan. Ciri ini membolehkan Google Drive melakukan tugas berganda sebagai suite pejabat kolaboratif dalam talian dan program penyegerakan dan sandaran fail.

Harga. Google Drive adalah percuma. Microsoft Office berharga kira-kira $ 100 setahun. Perlu saya katakan lebih banyak?

Bekerja di Awan: Cons

Kebimbangan privasi dan keselamatan. Orang yang tidak mahu menggunakan perkhidmatan awan sama sekali hampir prihatin terhadap privasi dan keselamatan. Seseorang lain menyimpan data anda di lokasi yang anda mungkin tidak dapat menentukan. Google menyulitkan fail anda yang disimpan di Drive secara lalai, tetapi syarikat juga menguruskan kunci untuk anda, yang merupakan bendera merah kepada beberapa orang. Jika anda tidak mempercayai syarikat menyimpan fail anda, atau jika fail anda mengandungi maklumat yang sangat sensitif, berhijrah ke awan mungkin bukan untuk anda.

Akses luar talian. Bekerja di awan bermakna anda memerlukan sambungan Internet. Menavigasi peraturan dan konfigurasi dalam talian berbanding offline boleh menjadi kesakitan yang sebenar. Kadangkala perkara menjadi salah atau tidak seperti yang anda harapkan.

Dengan Google Drive, ada kemungkinan untuk bekerja di luar talian, yang bagus, kecuali terdapat banyak kaveat, dan terus terang, saya tidak menghafalnya. Saya tahu saya perlu menggunakan penyemak imbas Chrome untuk berfungsi, tetapi saya sering melupakan butirannya. Saya telah mendapati bahawa memuatkan fail yang saya ingin bekerjasama sebelum saya meninggalkan kawasan dengan Wi-Fi adalah penyelesaian yang baik, tetapi sekali lagi, hanya jika saya menjalankan Chrome. Kemudian saya boleh bekerja pada fail-fail ini dengan mudah (selagi saya tidak sengaja menutup tab).

Tetapi ia boleh menjadi kemas.

Apabila saya selesai mengedit di luar talian, saya masih perlu menyambungkan peranti ke Internet untuk mendapatkan perubahan dalam awan. Kadang-kadang ia menyebabkan masalah. Katakan saya bekerja di luar talian pada komputer riba semasa saya berada di dalam kapal terbang. Pesawat terbang, saya masuk teksi, dan kemudian saya masih ingat perubahan lain yang saya mahu buat. Jika saya membuka telefon saya dan memuat fail menggunakan sambungan data, saya akan melihat salinan lama sebelum semua perubahan yang saya buat di pesawat kerana saya belum menyegerakkannya. Katakan saya lupa perkara itu, dan saya membuat beberapa perubahan melalui telefon. Apabila saya akhirnya menyambungkan komputer riba saya ke Internet, Google akan memberitahu saya bahawa ada sesuatu yang tidak dapat dipukul. Terdapat penyelesaian, tetapi tiada satu pun daripada mereka yang bersih atau mudah. Bersedia untuk menyalin dan tampal.

Kerja-kerja pencari, kecuali bila tidak. Apabila anda menyimpan fail anda dengan Google, nama pertama dalam carian Internet, anda mempunyai jangkaan tinggi untuk alat carian. Mencari fail di Google Drive telah dipukul atau terlepas untuk saya. Apabila saya mencari mengikut nama fail, saya mungkin mendapati apa yang saya perlukan tetapi tidak selalu. Underscores dalam filenames khususnya kelihatan membuang Google untuk gelung. Saya mempunyai fail bernama 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, tetapi apabila saya mencari "Kerjasama, " imej di bawah menunjukkan apa yang muncul.

Google mencari kandungan fail anda, yang membantu, tetapi ia masih mungkin mengambil beberapa percubaan dan ralat untuk mencari apa yang anda perlukan. Apabila rakan usaha sama lain berkongsi fail dengan anda, itu adalah yang saya sering temui masa paling sukar, dengan atau tanpa carian. Saya akhirnya bergantung pada fail yang ditandakan dengan bintang (kegemaran) serta senarai fail terkini yang Google Drive menawarkan banyak.

Gangguan dalam talian. Untuk berfungsi di Google Docs, anda mesti mempunyai tetingkap penyemak imbas terbuka, dan bagi sesetengah orang, sedang dalam talian adalah cerun yang licin. Bagi saya, ia tidak banyak masalah. Saya menggunakan beberapa alat dan trik untuk meningkatkan produktiviti dan meminimumkan gangguan. Tetapi bagi orang lain, hanya dalam talian adalah undangan untuk melayari Web dan tidak mendapat kerja nyata. Sekiranya anda lebih baik mendapatkan pekerjaan apabila anda mencabut dari Internet, bekerja di awan mungkin bukan untuk anda.

Sekiranya Anda Beralih ke Awan?

Bekerja secara eksklusif di awan mempunyai manfaatnya, tetapi ia juga datang dengan beberapa kekecewaan. Seperti yang saya katakan, bekerja secara dalam talian tidak semestinya bermaksud menggunakan Google Drive, tetapi banyak kebaikan dan keburukan akan sama di sebilangan penyelesaian yang sama. Beberapa soalan yang perlu anda tanyakan kepada diri sendiri sebelum beralih ke awan ialah:

• Adakah saya mempunyai akses Internet yang boleh dipercayai sepanjang masa?
• Adakah saya bersedia mempelajari peraturan luar talian berbanding peraturan dalam talian?
• Akan bekerja di awan memberi saya akses kepada fail dengan cara yang saya tidak mempunyai sekarang dan yang saya akan gunakan?
• Adakah saya bersedia untuk mengatur di mana kerja saya disimpan supaya saya dapat mencari dengan mudah?
• Adakah saya dapat menahan godaan melayari Web jika saya sentiasa bersambung?

Untuk nasihat lanjut, lihat 30 tips Google Drive.