Dapatkan teratur: bagaimana untuk berkolaborasi di pejabat microsoft dalam 5 langkah mudah

Ciri baru yang paling besar di Microsoft Office 2016 ialah ia membolehkan pengeditan kolaboratif masa nyata. Membenarkan lebih daripada satu orang bekerja pada fail pada masa yang sama dan mempunyai semua pihak melihat perubahan itu kerana kolaborator menjadikan mereka telah lama menjadi titik jualan suite pejabat pesaing, iaitu Google Drive dengan Dokumen, Helaian, dan lain-lain dalam talian aplikasi produktiviti. Live co-authoring di Pejabat adalah selamat datang, jika terlambat, tambahan kepada aplikasi Pejabat. Menggunakan ciri penyuntingan kolaboratif memerlukan sedikit persediaan dan beberapa pengetahuan. Lima langkah ini akan membantu anda memulakan.

1. Semak Nama Anda

Bagaimanakah orang akan tahu siapa anda ketika anda masuk ke dalam fail mereka dan mula mengedit? Buka aplikasi, seperti Word atau Excel, dan pergi ke Fail> Pilihan, dan kemudian pada tab Umum, anda akan melihat tajuk yang dipanggil "Peribadikan salinan Microsoft Office anda." Pengguna Mac akan mendapati pilihan ini dalam Keutamaan> Pengguna. Di sini anda boleh mengemas kini nama, inisial, dan maklumat mengenal pasti yang lain. Anda mungkin akan melihat beberapa butiran yang sudah diisi berdasarkan akaun Microsoft anda, atau maklumat apa pun yang diberikan oleh pentadbir akaun korporat anda.

Walau bagaimanapun, mengemas kini nama dan inisial berguna jika orang tahu anda dengan sesuatu selain nama sah anda atau nama yang dimasukkan. Memilih inisial yang boleh dikenal pasti membantu juga, Jika anda berkongsi satu set inisial dengan kolaborator anda. Sebagai contoh, saya menukar inis biasa saya, JD, kepada JED.

2. Simpan Fail ke Awan

Tiada sesiapa yang boleh bekerja pada fail dengan anda jika fail tersebut tidak disimpan dalam ruang yang dikongsi. Anda akan mempunyai masa yang lebih mudah untuk mengesan fail anda jika anda menyimpannya ke ruang yang dikongsi dari pergi-pergi, daripada menunggu Office 2016 untuk meminta anda membuat salinan ke ruang yang dikongsi (yang akan dilakukan pada bila-bila masa anda cuba berkongsi fail yang disimpan di dalam negara).

Pergi ke Fail> Simpan As dan pilih lokasi di OneDrive (pengguna rumah akan memilih pilihan pertama ini), OneDrive for Business, atau SharePoint.

3. Jemput Kolaborator

Untuk menjemput kolaborator, anda memerlukan menu Pilihan Perkongsian, yang terdapat di sudut kanan atas. Cari ikon "orang dengan tanda tambah". Dari sini, anda boleh memilih "Undang orang."

Jemput Orang membuka kotak kanan dalam tetingkap yang sama di mana anda memasukkan alamat e-mel, menambah mesej pilihan, dan berkongsi fail melalui e-mel. Pada versi Mac Office 2016 untuk Mac, butang Kongsi juga menawarkan pilihan Salin dan Send Attachment, yang pengguna Windows boleh temukan pada anak tetingkap File> Kongsi. Di bahagian bawah panel Kongsi adalah pilihan "Dapatkan pautan perkongsian", yang menyalin pautan ke fail ke clipboard anda, yang boleh anda tampalkan kepada platform komunikasi atau kolaborasi yang anda suka.

4. Apabila Pengeditan Masa Nyata Tidak Muncul, Segarkan untuk Lihat Perubahan

Jika anda dan semua kolaborator anda menggunakan lokasi OneDrive for Business atau SharePoint yang sama untuk menyimpan fail, dan anda semua menggunakan versi Office yang sama 2016, anda sepatutnya dapat melihat perubahan pada fail anda kerana ia berlaku, dengan menaip setiap orang yang ditandakan oleh warna dan set pengenalan awal atau imej.

Tetapi, jika kolaborator anda mengakses fail yang telah anda kongsi dalam cara yang berbeza, seperti melalui versi Word dalam talian, seperti yang dilakukan oleh kolaborator semasa pengujian, anda mungkin tidak melihat perubahan muncul dalam masa nyata. Saya terpaksa menyegarkan atau mengemas kini fail saya secara manual.

Di bahagian paling bawah tetingkap, cari baris yang mengatakan, "kemas kini tersedia."

Segarkan dokumen dengan mengklik teks itu, dan perubahan kolaborator anda akan muncul.

5. Mengunci Kandungan untuk Mencegah Perubahan

Kadang-kadang anda menjemput kolaborator untuk membantu mengedit dokumen, tetapi ada beberapa kandungan yang tidak boleh diubah. Anda boleh menguncinya menggunakan alat Block Authors, yang tidak bernama secara intuitif. Kedengarannya akan membatalkan keistimewaan penyuntingan, tetapi sebenarnya ia mengunci kandungan yang anda pilih tidak diedit.

Serlahkan kandungan yang ingin anda kunci. Pergi ke Semula> Sekat Pengarang. Bahagian yang diketengahkan kini akan mempunyai ikon di sebelahnya yang menunjukkan bahawa tiada siapa tetapi anda boleh mengubahnya.