Video: Bersihkan & Organize Peti Ais (November 2024)
E-mel menyebabkan masalah yang serius untuk produktiviti kita, dan untuk jiwa kita. Peti masuk yang melimpah sangat berat di dalam minda. Kembali ke sini berulang kali mencipta lebih banyak "kerja tentang kerja", seperti kata pepatah, yang sangat tidak cekap dan jarang sekali menjadi pusat kerja sebenar yang perlu kita lakukan. Jika ini kelihatan seperti hidup anda, sudah tiba masanya untuk membersihkan peti masuk itu.
Kaedah saya untuk mengekalkan hubungan yang sihat dengan e-mel bergantung kepada tindakan yang sangat kecil dan konkrit yang saya lakukan setiap hari-menyemak 11 petua saya untuk mengurus e-mel. Dengan kata lain, mengekalkan peti masuk saya bukan kerja pembersihan satu kali. Tetapi apa yang boleh anda lakukan jika peti masuk anda begitu besar sehingga anda tidak dapat melihat di luar halangan yang besar dan segera untuk berurusan dengannya terlebih dahulu? Dalam kes itu, sudah tiba masanya untuk duduk dan membaik pulih peti masuk.
Inilah cara untuk melakukannya.
Lupakan memproses setiap mesej dalam peti masuk anda. Ia tidak akan berlaku, dan tidak akan ada apa-apa ganjaran yang besar. Melakukan sapuan adalah lebih baik.
"Menyapu" bermaksud menggerakkan sejumlah besar kekacauan secara beramai-ramai kepada yang lain. Sediakan beberapa folder baru dalam program e-mel anda dan namakannya mengikut tahun, suku, atau bulan (tidak termasuk tahun semasa, suku atau bulan, iaitu, jangan buat folder "2013" baru-baru ini), bergantung pada keadaan anda peti masuk dan bagaimana anda berfikir tentang masa. Contohnya, anda mungkin membuat folder ini:
- 2010
- 2011
- 2012
Atau anda mungkin mempunyai:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Sebabnya anda tidak akan membuat folder untuk tahun, suku, atau bulan semasa adalah kerana peti masuk anda akan menjadi folder "semasa" buat masa ini.
Seterusnya, semak atau lakukan carian, bergantung pada program e-mel yang anda gunakan, untuk mengasingkan semua mesej dari tempoh masa tertentu dan gerakkannya secara beramai-ramai ke folder yang sepadan.
Apa pun yang tersisa di dalam peti masuk anda-itu adalah mesej yang anda benar-benar boleh bimbang tentang pemprosesan, mungkin hari ini, mungkin esok, tetapi lebih cenderung, ia akan sedikit demi sedikit selama beberapa hari akan datang. Anda tidak mahu mengambil terlalu banyak sekaligus.
Semua mesej lama anda masih ada-mereka hanya keluar dari jalan. Mungkin anda akan berurusan dengan mereka pada suatu hari, tetapi saya yakin anda tidak akan. Itulah salah satu masalah e-mel yang paling teruk. Kami fikir kami akan dapat membaca, membalas, atau sebaliknya bertindak balas terhadap banyak mesej, tetapi kami tidak pernah melakukannya. Menyapu membolehkan anda menghilangkannya tanpa menyingkirkannya. Jadi anda boleh terus mempercayai bahawa anda mungkin satu hari memproses semua e-mel 2012 (walaupun anda mungkin tidak akan).
Lihat video untuk menyapu Gmail.
Langkah 2. Sepanjang hayat
"Sapu" mengurus mesej yang sudah anda miliki, tetapi ia tidak melakukan apa-apa untuk mesej yang akan bergulir dalam mana-mana kedua sekarang. Oleh itu, sebaik sahaja anda mempunyai kotak masuk yang tidak meresap, anda perlu membuat beberapa penapis atau cara lain untuk mengasingkan secara automatik ke hadapan.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan akaun e-mel yang berlainan untuk tujuan yang berbeza, bukannya satu untuk semuanya. Saya sebenarnya mempunyai empat akaun e-mel yang saya gunakan secara kerap: satu untuk perniagaan, satu untuk komunikasi peribadi, satu untuk membeli-belah dalam talian (di mana saya menyimpan resit, pakej trek, mendapatkan perbankan dan petisyen pemfailan cukai elektronik), dan satu untuk apa yang saya panggil " sampah. " Akaun sampah saya sebenarnya bukan untuk sampah yang paling ketat. Ia adalah alamat yang saya gunakan untuk mendaftar untuk surat berita atau perkhidmatan dalam talian baru yang saya ingin cuba tetapi yang pada akhirnya tidak penting. Nama lain untuk jenis kandungan ini adalah kelabu. Ia tidak cukup spam, kerana anda memohon dan semacam mahu. Tiada apa-apa yang misi kritikal pernah masuk ke dalam akaun sampah ini, jadi jika saya tidak memeriksa selama beberapa hari, itu bukan masalah besar. Saya juga jarang membuka akaun sampah atau akaun membeli-belah semasa saya sedang bekerja, jadi ia tidak pernah dalam penglihatan untuk menggoda saya.
Cara kedua untuk mendapatkan kesan yang sama adalah melalui folder dan penyusun automatik. Ini adalah cara yang sangat berguna untuk menguruskan surat berita dan transaksi harian. Outlook.com sangat canggih dalam hal ini, dan Gmail juga cukup bagus.
Sama ada anda menyediakan penapis dan folder atau mula menolak surat berita dan resit belanja ke alamat e-mel yang lain, langkah ini memakan masa. Anda mungkin memerlukan 30 minit hingga satu jam untuk menyediakan kaedah pemisah asas.
Langkah 3. Padam
Mudah-mudahan, apa yang tersisa dalam peti masuk anda hanyalah sebahagian kecil daripada apa yang ada sebelum ini. Perkara seterusnya yang saya lakukan ialah cuba memadamkan apa-apa yang tidak penting. Langkah ini boleh mengambil sedikit masa, tetapi saya tidak akan membuang masa terlalu lama.
Imbas mesej-mesej di dalam peti masuk anda, dan apabila anda mendarat pada satu yang anda akan padam, cubalah menyusun kotak masuk oleh penghantar dan lihat jika ada mesej lain dari orang yang sama bernilai memadam. Selalunya, saya mendapat banyak e-mel susulan dari satu orang yang mengatakannya sama, dan mereka semua harus berada di blok pencincang.
Padamkan seberapa banyak yang anda boleh tanpa terperangkap dalam kandungan mana-mana satu mesej. Sekiranya anda tidak pasti tentang mesej, tinggalkan sahaja untuknya sekarang.
Pemadaman adalah penting kepada saya kerana ia mewakili jalan keluar. Sekiranya mesej tidak penting dan tidak mengandungi maklumat penting, memadamnya adalah tanda bahawa saya tidak perlu memikirkannya lagi. Ia secara mental membebaskan saya dari kewajipan yang mewakili e-mel.
Anda juga mungkin ingin membuat folder yang dipanggil "Kemudian" di mana anda memfailkan mesej yang tidak benar-benar penting tetapi anda masih mempunyai beberapa lampiran psikologi. Ini adalah mesej yang anda ingin berurusan dengan "kemudian." Dalam pengalaman saya, mesej "kemudian" biasanya sampah yang saya tidak bersedia untuk melepaskan lagi.
Perkhidmatan hebat yang dipanggil SaneBox ($ 6 sebulan) sebenarnya akan mengimbas peti masuk anda dan menolak e-mel yang tidak penting ke dalam folder baru yang dipanggil "@SaneLater" secara automatik untuk anda. Dalam ujian SaneBox, saya mendapati ia melakukan kerja yang luar biasa untuk mengenal pasti apa yang penting berbanding tidak penting.
Langkah 4. Kembangkan Sistem, Mengubahnya Ke Tabiat
Dengan peti masuk yang terkawal dan struktur asas yang digunakan untuk memfailkan e-mel, anda kini memerlukan sistem untuk cara anda memfailkan e-mel anda-melebihi peraturan asas "e-mel yang berkaitan dengan artikel Jun 2013 masuk ke folder 1306_JUN, " tetapi bilakah anda akan meletakkan mereka di sana? Berapa kerapkah anda melihat melalui mereka? Apa yang akan anda lakukan dengan mesej sebelum memfailkannya?
Langkah ini adalah yang paling sukar kerana ia meminta anda membuat peraturan dan mengembangkan tabiat untuk mengikuti mereka dalam jangka panjang. Peraturan yang anda buat mestilah jelas. Anda sepatutnya dapat mengungkapkannya. Tetapi mereka tidak perlu sempurna atau mutlak. Tidak mengapa jika anda tersesat dari semasa ke semasa. Anda mahu sistem yang memaafkan hari yang buruk di sini dan di sana, yang membolehkan anda melantun semula dengan mudah jika anda tergelincir.
Untuk memberi anda idea tentang bagaimana aturan dimainkan, berikut adalah beberapa peraturan saya untuk memproses e-mel.
Padamkan dengan cepat. Jika e-mel tidak memerlukan tindakan, termasuk membaca semula atau pengarkiban untuk rujukan, saya membuangnya dengan segera. Saya memupuk mesej dengan cepat memotong ke dalam tabiat dengan memotong mesej secara pukal setiap pagi. Apabila saya tiba di meja saya, saya memadam banyak mesej seperti yang saya lihat patut dalam satu kejatuhan. Ia biasanya kira-kira 60 peratus daripada mesej baru saya yang belum dibaca.
Menjawab mesej kritikal dengan segera, atau simpannya di dalam peti masuk. Jika e-mel adalah kritikal-bermakna ia memerlukan tindakan yang pasti atau bacaan mendalam dan mungkin balasan-saya bertindak ke atasnya dengan segera atau tinggalkannya di dalam peti masuk sehingga saya bertindak ke atasnya, biasanya dalam satu atau dua hari. Ia boleh kekal dalam peti masuk sehingga sebulan atau lebih. Selepas sebulan, saya mesti bertindak ke atasnya. Itulah tarikh akhir.
Fail pada akhir hari. Sekiranya mesej mengandungi maklumat yang saya perlukan, tetapi tidak memerlukan tindakan segera, ia harus dipindahkan ke folder yang sesuai (atau disimpan secara setempat ke desktop saya) pada penghujung hari-atau akhir minggu jika saya benar-benar sibuk.
Bersihkan kotak masuk petang Jumaat. Jumaat petang, saya memberikan diri saya 10 hingga 20 minit untuk menyusun apa sahaja yang terdapat di dalam peti masuk dan mungkin bertindak pada item yang tidak memerlukan sambutan panjang. Pada waktu saya meninggalkan pejabat, saya sepatutnya dapat melihat satu inci atau dua ruang putih di bahagian bawah (bilik untuk mengisi sekali lagi pada hujung minggu).
Lihat bahagian bawah peti masuk. Hari ke hari, peraturan ini adalah yang saya jalani pada tahap yang paling asas: sentiasa lihat bahagian bawah peti masuk. Tidak seperti Inbox Zero, saya berhasrat untuk tidak mempunyai mesej peti masuk lebih daripada yang saya dapat lihat di skrin. Ia mudah. Ia memaafkan. Ia fleksibel. Ia matlamat yang munasabah dan boleh dicapai. Dan ia tidak mengambil banyak tindakan untuk mematuhi peraturan ini secara konsisten. Ia bermain sebagai kebiasaan kerana apabila saya mula menyasarkan untuk melihat bahagian bawah peti masuk saya, ia menjadi matlamat bawah sedar.
Penyelesaian Jangka Panjang untuk Mengurus E-mel
Semua organisasi benar-benar beralih kepada peraturan, dan lynchpin yang memegang peraturan bersama adalah tabiat. Tabiat ialah cara anda membuat peraturan. Sekiranya peraturannya kosong sampah e-mel pada akhir hari, tabiatnya sentiasa klik kanan untuk membuang sampah sebelum anda berhenti dari program e-mel (atau menyediakan program e-mel anda untuk memadam sampah secara automatik apabila berhenti). Sekiranya peraturannya sentiasa menjawab e-mel dari atasan anda pada hujung hari, kebiasaan itu akan secara automatik menyusun mesej dari bos anda ke dalam folder khas dan memeriksa folder itu setiap hari pada jam 4:00 pm
Menguruskan e-mel dengan baik dan cekap adalah mengenai sistem yang anda gunakan, bukan perisian yang anda gunakan. Apl, ciri, dan pemalam mungkin membantu menyelesaikan masalah khusus anda dengan e-mel, tetapi jika mereka tidak terdiri daripada sistem peraturan atau kaedah yang lebih menyeluruh untuk tabiat ingredien, mereka tidak akan mendapat hasil jangka panjang.
