Dapatkan teratur: bagaimana untuk mengelakkan masa e-mel menghisap

E-mel merosakkan produktiviti, dan hampir tidak ada yang menyedari betapa teruknya. Jumlah masa yang dibelanjakan dalam program e-mel adalah mengejutkan, mendekati hampir 30 peratus setiap hari. Ada cara untuk mendapatkannya. Dan anda sebenarnya boleh mengalahkan masalah e-mel tanpa perlu mengurangkan jumlah masa yang anda habiskan dalam e-mel. Penyelesaian, yang saya kongsi di bawah ini, bergantung pada pemahaman pertama masalah yang lebih baik.

E-mel lebih buruk daripada Facebook

E-mel lebih buruk untuk produktiviti anda daripada Facebook, menurut penyelidikan, dan masalahnya adalah bahawa orang tidak menyedari berapa banyak masa yang mereka belanjakan dalam e-mel.

Robby Macdonell, naib presiden pembangunan produk di RescueTime, bersetuju, berdasarkan apa yang dilihat dan didengar oleh pengguna. RescueTime adalah alat pengurusan masa yang menjejaki aplikasi dan tapak web yang anda gunakan semasa berada di komputer dan peranti mudah alih anda. Ia kemudian menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana anda menghabiskan masa anda.

Saya bertanya kepada Macdonell apa trend produktiviti dia dan rakannya di RescueTime melihat apabila mereka melihat data yang dikumpulkan dari pengguna mereka secara agregat. "Trend terbesar yang kita lihat adalah masa orang cenderung dikuasai oleh aplikasi komunikasi. E-mel khusus ialah yang, dalam data kami, sentiasa berada di kedudukan paling dekat."

"Satu perkara yang kita dengar daripada orang yang mendaftar untuk RescueTime ialah, 'Saya takut melihat apa yang dikatakan data kerana saya tidak mahu melihat berapa banyak masa yang saya belanjakan di Facebook atau Reddit.' Sering kali, seminggu kemudian, mereka berkata, 'Ia tidak seburuk yang saya fikirkan, tetapi oh tuhan saya, saya menghabiskan banyak masa dalam e-mel, ' 'tambah Macdonell.

Mengapa E-mel 'Bad?'

Jadi mengapa email buruk, betul-betul? Sesetengah pakar produktiviti mengatakan bahawa ia adalah kerana e-mel adalah "kerja tentang kerja" dan bukan kerja sebenar itu sendiri. Hujah lain, yang mungkin lebih tepat, ialah e-mel sentiasa mengganggu kami. Jumlah masa yang kami habiskan dalam e-mel bukanlah masalah. Ia adalah masa yang tersebar sepanjang hari.

Pekerja pengetahuan khususnya biasanya memerlukan tempoh fokus yang tidak terganggu untuk mendapatkan kerja yang benar-benar penting. "Kebanyakan orang menyelitkan fakta bahawa e-mel adalah aktiviti yang akan menarik perhatian anda dari pemikiran kreatif berulang-ulang sepanjang hari, " kata Macdonell.

Membaca e-mel lebih daripada sekali menghasilkan beban dan tayar anda, menurut Mikael Berner, CEO EasyDo, sebuah aplikasi yang mengautomasikan aspek kecil dalam hidup anda untuk membantu anda membebaskan masa. Apabila kami menyemak e-mel sepanjang hari, kami tidak sedang memproses e-mel atau mengurusnya, dan detik-detik tersebut menambah masa terbuang. "Jika anda membuka e-mel, sama ada melakukan sesuatu dengannya, seperti membalasnya, atau memadamnya, atau failkannya, jangan buka e-mel melainkan anda boleh memprosesnya kemudian."

Terlebih lagi, sistem komunikasi direka untuk memberitahu anda apabila mesej baru tiba. "Mereka sedang menghantar anda pemberitahuan setiap masa, " kata Macdonell. "Ia semakin jarang berlaku bahawa anda mendapat lebih daripada beberapa minit sebelum anda ditarik ke dalam beberapa aktiviti lain." Walaupun anda tidak membaca setiap e-mel yang tiba di peti masuk anda sepenuhnya, perhatian anda dibahagikan apabila anda mendapat pemberitahuan bahawa e-mel baru telah tiba. Dan walaupun anda tidak mempunyai pemberitahuan yang dibolehkan, anda masih memecah fokus anda setiap kali anda menyemak peti masuk untuk melihat sama ada sesiapa cuba menghantar e-mel kepada anda tentang perkara yang menekan.

"Ia tidak seperti 30 peratus masa seseorang dibelanjakan dalam e-mel pada awal hari dan kemudian sepanjang hari dibelanjakan untuk melakukan perkara lain, " katanya. "Ia sangat tersebar, yang menunjukkan bahawa anda sentiasa terganggu."

Cara Memerangi E-mel

Anda boleh keluar dari e-mel dan kembali ke kerja keras yang sebenar. Ia boleh dilakukan hanya dalam beberapa minggu dan dalam lima langkah mudah.

1. Pasang program penjejakan masa, seperti RescueTime atau Toggl, dan biarkan ia menjejaki berapa banyak masa yang anda belanjakan dalam e-mel setiap hari dan bila. Pastikan semua e-mel dan aplikasi sembang anda diklasifikasikan dengan tepat sebagai komunikasi.

2. Tunggu kira-kira dua minggu supaya anda mempunyai data yang mencukupi. Kemudian, pilih tarikh secara rawak dan lihat laporan jam anda. Anda berada dalam keadaan baik jika penggunaan komunikasi anda tertumpu kepada satu atau dua kali sehari. Anda berada dalam keadaan buruk dan perlu membuat perubahan jika penggunaan aplikasi komunikasi anda tersebar dalam kepingan kecil sepanjang hari, seperti yang ditunjukkan dalam imej di bawah.

Matlamatnya tidak semestinya untuk mengurangkan bilangan jam yang anda belanjakan dalam e-mel. Matlamatnya adalah untuk membuat penggunaan e-mel kurang tersebar dan lebih pekat supaya laporan anda kelihatan lebih seperti ini:

3. Berdasarkan corak anda, kenal pasti satu atau dua kali sehari apabila anda tidak akan menyemak e-mel. Bagi ramai orang, pagi, sehingga kira-kira satu jam sebelum rehat tengah hari anda, dan petang, bermula kira-kira sejam selepas rehat tengah hari anda, adalah masa yang ideal. Semasa tempoh tersebut, tutup apl e-mel dan tampalkan webmail dengan memasang alat bebas gangguan seperti StayFocusd. Jika anda mempunyai akaun RescueTime Premium, anda boleh menggunakan alatnya untuk menyekat diri daripada mengakses mel web.

4. Begitu juga, pilih masa ketika anda akan memeriksa e-mel. Katakan tempoh fokus bukan e-mel anda dari 9:00 pagi hingga 11:30 pagi, dan sesi e-mel anda akan dari 11:30 hingga waktu makan tengahari. Sekiranya ia 11:10 dan anda merasa tergoda untuk memeriksa e-mel, ia akan lebih mudah untuk menahannya jika anda mempunyai masa yang telah ditetapkan semasa anda akan membuka peti masuk itu.

5. Jika anda paranoid, mesej segera dan penting akan tiba semasa anda sedang berusaha untuk bekerja, sediakan sistem peringatan VIP. Pengguna iOS sudah mempunyai satu dibina ke dalam aplikasi Surat mereka. Jika anda tidak menggunakan iOS atau mahu sistem peringatan VIP yang mempunyai lebih banyak pilihan dan penyesuaian, cuba AwayFind. Dalam kedua-dua kes, anda boleh mendapatkan amaran, seperti pemberitahuan push pada telefon anda atau mesej teks, apabila orang yang sangat penting menghantar e-mel kepada anda. Ini bermakna anda boleh semak e-mel hanya jika anda mendapat pemberitahuan, yang sememangnya akan menjadi jarang. Semua e-mel lain boleh menunggu.

Trik lain yang saya gunakan secara peribadi adalah untuk melengahkan aplikasi e-mel saya apabila saya mula bekerja. Saya suka melancarkan melalui e-mel kerja perkara pertama pada waktu pagi di telefon saya, hanya untuk memeriksa apa-apa yang benar-benar mendesak. Sebab saya menggunakan telefon ini kerana saya lebih mudah untuk mematikan daripada komputer riba atau komputer meja saya jika tidak ada apa-apa yang memerlukan perhatian saya segera. Jika saya melihat e-mel yang penting tetapi tidak mendesak, saya mungkin menambah bintang. Sekiranya ia benar-benar mendesak, saya balas terus dari telefon. Tetapi kerana saya tidak suka membaca atau menulis di telefon, saya tidak tergoda untuk disedut ke e-mel lain yang tidak terlalu mendesak.

Ini jenis helah kecil yang menambah keuntungan besar untuk menghalang anda keluar dari e-mel dan membuat anda kembali ke kerja yang penting.