Dapatkan teratur: jangan biarkan kekacauan digital merosakkan hidup anda

Kekacauan digital, kekacauan fizikal, kekacauan emosi… Ini semua mengambil tol pada kehidupan anda. Jun Saruwatari tahu tentang kekacauan. Beliau adalah pakar organisasi dan produktiviti, serta pengarang buku baru yang disebut Behind the Clutter: Truth. Cinta. Makna. Tujuan .

Dia seorang wanita selepas hatiku sendiri. Banyak prinsip bimbingannya untuk dianjurkan adalah serupa dengan saya sendiri, berakar dari amalan akal, seperti mempercayai sistem anda dan menghilangkan gangguan.

Saya membuat wawancara dengan Saruwatari oleh Skype, tetapi saya mengawal tarikh dan masa wawancara tidak sekali, tetapi dua kali. Apabila anda mempunyai lajur dan buku tentang menjadi teratur, seperti yang saya lakukan, dan anda mengacaukan sesuatu semudah tarikh dan masa pertemuan dengan pakar organisasi yang lain, dengan baik, ironinya meninggalkan rasa pahit di mulut anda.

Sebabnya saya kacau-dan ini semua berkaitan dengan karya Saruwatari-saya terlalu banyak dalam hidup saya, terlalu banyak perkara di kepala saya untuk diingat. Sesuatu yang perlu diberikan. Saya baru-baru ini berpindah ke negeri baru, memulakan gaya hidup baru, dan kini sedang bersedia untuk berpindah ke negara baru. Saruwatari mungkin mengatakan saya memerlukan lambakan mental, amalan harian di mana dia menulis setiap tugas yang ada di fikirannya, tidak kira sama ada ia sudah dalam senarai tugasnya. Pembersihan itu, dia percaya, membebaskan kita bukan sahaja lebih produktif, tetapi juga dengan damai dengan diri kita sendiri.

Apabila kita akhirnya menyambungkan Skype, Saruwatari berbelas, tenang dan sering tertawa, walaupun menerangkan prosedur yang lebih biasa untuk diselenggarakan. Dia memulakan wawancara kami dengan menjawab soalan pertama saya sebelum saya mempunyai peluang untuk bertanya.

Jun Saruwatari: Falsafah saya tentang kekacauan, sama ada digital atau fizikal, adalah isu yang sama. Orang ramai cenderung untuk mengumpul kekacauan digital kerana mereka tidak dapat melihatnya.

Clutter adalah perniagaan yang belum selesai. Clutter tetap dalam kesimpulan, dan anda membawanya bersama dengan anda. Sekiranya anda mempunyai barangan digital, dan anda tidak melepaskannya, dan ia tidak berfungsi, dan anda telah menentukan bahawa ia tidak berguna, maka itu adalah kekacauan.

Perniagaan yang belum selesai, katakan, apa-apa perkara yang perlu diingatkan oleh anda bahawa anda tidak dijaga, atau pengampunan yang tidak diampuni di dalam hati anda, atau apa-apa-terima kasih kepada anda surat yang tidak anda tulis, rasa terima kasih dalam diri anda hati yang belum dinyatakan - itu semua kekacauan juga.

Jadi ada emosi, ada mental, dan kemudian ada kekacauan digital. Terdapat korelasi antara mereka dan kekacauan fizikal juga.

Jill Duffy: Bincangkan sedikit lebih lanjut mengenai kos kekacauan, sama ada digital atau fizikal.

JS: Orang merasa tidak berkuasa, tidak bertenaga, tidak optimis, seperti mereka dalam lingkaran ke bawah dalam kehidupan mereka. Orang-orang memberitahu saya bahawa mereka secara fizikal merasakan mereka sedang sesak apabila mereka terlalu banyak kekacauan. Dan itu bukan sahaja kekacauan fizikal, tetapi kekacauan di kepala anda. Ia amat menggembirakan. Anda tidak boleh bergerak ke hadapan! Orang berasa lumpuh, tidak aktif, tidak bertenaga.

Sama ada kekacauan fizikal atau digital, ia dihubungkan dengan kekacauan emosi dan rohani.

JD: Di dalam buku anda, adakah anda masuk ke dalam kos masa kekacauan?

JS: Ya, saya buat! Saya sangat ghairah mengenainya. Saya telah mengajar pengurusan masa, saya panggil perkembangan masa itu, selama bertahun-tahun. Ia semua bersambung.

Apabila anda mempunyai kekacauan, anda akan mengambil masa dua kali untuk melakukan sesuatu atau ke suatu tempat. Sekiranya anda berfikir tentang berada di dalam rumah, jika laluan itu berantakan dengan barang-barang, ia akan membawa anda dua kali lebih lama untuk melalui pintu. Anda tidak boleh sampai ke pintu jika ada banyak kekacauan!

Dengan cara yang sama, laluan untuk melakukan aktiviti dapat berantakan. Sebagai contoh, saya bercakap dengan anda, dan saya ingin mempunyai perbualan yang menarik, tetapi jika terdapat kekacauan, akan ada kekacauan di kepala saya. Sekiranya saya memikirkan sesuatu yang lain, saya tidak hadir dengan anda pada masa ini. Jadi itu menghalang kita daripada mengadakan perbualan yang menarik. Seratus e-mel di peti masuk saya membuat saya berfikir, "Oh kebaikan saya, apa yang ada di sana yang saya belum terima?"

Terdapat 86, 400 saat dalam sehari. Sekiranya seseorang memberi nombor yang sama dalam dolar , jadi $ 86, 400, pada satu hari dan memberitahu anda, "Anda tidak dapat menggulungnya, anda tidak boleh memutuskan apa yang harus dilakukan dengannya pada hari yang lain, " apa yang akan anda lakukan? Anda akan melabur dengan bijak. Anda akan mula membina asas.

Banyak orang yang menjadi produktiviti dan berminat mengenai teknologi yang terperangkap dalam aplikasi baru dan program baru, dan mereka lupa bahawa mereka perlu bermula dengan asas. 86, 400 saat sehari, atau 168 jam seminggu, atau 24 jam sehari-apa yang anda mahu lakukan dengannya?

Saya mulakan dengan peranan. Saya mula dengan asas. Apakah peranan dalam hidup anda? Kini fikirkan seperti carta pai. Berapa banyak masa yang anda mahu habiskan bermain setiap peranan? Kemudian anda melihat masa anda seperti teka-teki dan bergerak di sekitar.

Selalu ada susut nilai. Orang berfikir mereka mempunyai 300 jam dalam seminggu, tetapi sebenarnya, ia adalah 168 orang.

JD: Apa kata itu? Anda mempunyai banyak jam dalam seminggu sebagai Beyonce?

JS: Obama, Madonna, Ghandi, Buddha, Yesus-semua orang mempunyai jumlah masa yang sama dalam seminggu! Apabila orang mengadu bahawa mereka tidak mempunyai masa yang cukup, saya berkata, "Hentikan, " kerana mereka berjuang kebenaran apa .

Kebenaran, cinta, makna, tujuan. Apabila saya bekerja dengan orang pada masa mereka, saya bertanya, "Benar, apa yang anda lakukan dengan 168 jam anda?" Mula-mula mereka perlu memikirkan mengapa mereka merasakan mereka mengalami defisit dan mengapa mereka merasa terharu. Kemudian saya bertanya apa yang ideal? Di manakah anda mahu bersama 168 jam?

Inilah falsafah: Apabila anda membuat sempadan yang jelas pada masa anda, anda tidak terbatas dalam ruang waktu itu. Apabila anda membuat sempadan yang jelas pada barangan, anda boleh tidak terbatas dalam ruang tersebut.

Apa yang kita lakukan adalah bertujuan. Jadi sebagai contoh, "Pada jam ini, saya akan menyediakan senarai tugasan saya untuk pergi ke India." Dan apa yang berlaku ialah tidak mengambil masa lima jam. Ia mengambil masa satu jam kerana anda menetapkan niat itu.

JD: Jadi, ia memberi anda had realistik, dan kemudian bekerja dalam had tersebut.

JS: Ya. Had realistik, atau apa sahaja idea anda yang realistik. Setiap orang mempunyai idea sendiri mengenai apa yang dimaksudkan. Apabila anda mencipta masa itu dan anda berdedikasi kepadanya, anda berfokus pada laser.

JD: Apa yang dilihat oleh orang sebagai kawasan di mana mereka mahu menghabiskan lebih sedikit masa, apabila mereka benar-benar melihat bagaimana mereka menghabiskan masa mereka?

JS: Beberapa contoh pergi ke lubang arnab media sosial. Juga, semak e-mel sepanjang hari. Lebih baik untuk melakukannya pada waktu pagi, mungkin sekali pada waktu petang selepas anda kembali dari makan tengah hari, dan sekali pada penghujung hari.

Satu lagi adalah gangguan. Di pejabat, ramai orang mendapat gangguan jika anda mempunyai dasar pintu terbuka, dan saya selalu mengatakan bahawa anda perlu mengajar orang bagaimana untuk merawat anda. Saya bergurau dengan salah seorang pelanggan saya bahawa setiap orang perlu mengambil nombor sebelum mereka masuk ke pejabatnya, bukannya hanya mengikat.

Ini semua mempunyai sistem. Jika anda mempunyai gangguan di tempat kerja, dan anda seorang pengurus, anda perlu mengajar semua orang yang bekerja untuk anda menghormati masa anda, mungkin dengan menutup pintu anda. Anda boleh mempunyai waktu pejabat, seolah-olah anda seorang profesor, mungkin mengatakan antara 10:00 dan 12:00, saya terbuka untuk sesiapa sahaja yang mempunyai soalan, tetapi antara 2:00 dan 3:30, saya akan menjadi melakukan membaca dan penyelidikan.

Mengetepikan masa anda seolah-olah ia adalah pertemuan dengan orang lain.

JD: Itu tip hebat, untuk merawat masa anda sendiri seolah-olah mesyuarat itu.

JS: Ya, atau pelantikan doktor. Ia sama pentingnya.

JD: Beberapa aplikasi kegemaran saya dan perkhidmatan dalam talian adalah mereka yang bekerja dengan tidak kelihatan dan tanpa saya perlu mengambil tindakan, seperti IFTTT, RescueTime, dan EasyDo. Adakah anda mempunyai apa-apa aplikasi kegemaran yang membantu anda memaksimumkan masa anda atau menjaga masa anda berharga?

JS: Peringatan adalah hebat. Ia seperti mempunyai pembantu peribadi maya. Tinjauan juga. Ia adalah sistem yang cuba dan benar. Anda boleh menetapkan amaran. Anda boleh tunda. Anda boleh meneruskannya kepada orang lain untuk mengurusnya. Saya sukakannya.

Saya cuba simpannya semudah mungkin dan tidak mempunyai banyak program. Seperti yang mungkin anda katakan, saya seperti kanak-kanak dalam beberapa cara, dan jika ia menjadi terlalu rumit, saya bosan, dan fikiran saya pergi ke tempat lain.

Berikut adalah contoh: mengimbas apl. Semua program pengimbasan yang menarik ini keluar setiap hari. Saya mempunyai empat yang saya sedang menyiasat, dan saya hanya ingin mencari sesuatu supaya saya dapat menyingkirkan salah satu peranti saya. Saya jumpa dengan segera, jadi dengan yang lain, saya tidak mengambil masa yang terlalu lama untuk mencuba mereka. Apabila saya cuba yang lain, sebaik sahaja saya menyedari ia bukan untuk saya, padam!

Jika anda menyiasat aplikasi yang berbeza dan sistem yang berbeza, dan anda mendapati sesuatu yang tidak berfungsi untuk anda, anda perlu memadamkannya, walaupun anda telah membayar wang untuknya. Fokus pada yang anda rasa berseronok dengan anda, dan bawa ia sepanjang jalan. Apa yang berlaku kepada ramai orang adalah dua minggu kemudian, mereka mencuba sesuatu yang lain, dan sekali lagi mereka mempunyai kekacauan digital.

JD: Saya perhatikan corak yang sama. Orang yang suka teknologi mahu mencuba semuanya baru daripada memilih satu aplikasi dan didedikasikan untuk menggunakannya. Mereka tidak melihatnya sebagai pelaburan dalam masa mereka.

JS: Mereka tidak membiarkannya pergi! Saya akan melihat telefon seseorang yang berantakan, dan mereka akan mempunyai aplikasi yang mereka muat turun setahun yang lalu dan tidak pernah digunakan. Saya memberitahu mereka, "Padam, padam, hapuskan!"

Orang takut untuk memadamkan program yang mereka beli. Tetapi ia akan kembali lagi jika mereka memerlukannya.

Satu lagi program yang saya cintai adalah PaperKarma. Sekiranya anda mendapat surat sampah sebenar, anda hanya mengambil gambar label melekat dengan kod bar, dan mereka akan membuat anda keluar dari senarai. Kemudian ia kembali kepada anda dan berkata, "Kejayaan!" apabila ia berfungsi.

JD: Saya mahu kembali ke Outlook untuk beberapa saat. Anda berkata anda menggunakan banyak peringatan. Bolehkah anda memberikan satu contoh hari dan apa jenis perkara yang anda masukkan sebagai peringatan, apa yang blok masa, dan sebagainya?

JS: Ya, mari mulakan dengan bagaimana peringatan itu masuk ke sana. Pada awal setiap hari, anda ingin melakukan pembuangan mental semua perkara di kepala anda yang perlu anda lakukan. Jangan dikategorikan lagi. Pada akhir dua atau tiga minit, anda mungkin mempunyai 25 perkara di sana. Kemudian, berdasarkan gerak hati anda dan di mana anda berada hari ini, menetapkan tarikh tugasan untuk setiap orang, jadi anda membuat komitmen kepadanya. Kemudian, anda perlu mempunyai beberapa kategori yang disediakan untuk senarai tugasan anda, dan anda akan memberikan kategori kepada setiap orang. Itulah satu bahagian daripadanya.

Kemudian bahagian lain adalah apabila anda menetapkan jadual anda, anda perlu mempunyai sempadan yang jelas untuk masa anda. Pada permulaan dan akhir setiap hari, anda mahu melihat senarai tugasan anda dan memberi keutamaan kepada mana yang anda mahu lakukan. Katakan anda sebagai penulis, anda mempunyai "Tulis atau Penyelidikan" sebagai kategori. Anda mungkin tidak melakukan kategori tugas itu setiap hari. Anda hanya boleh melakukannya pada hari Selasa dan Khamis.

JD: Sepertinya pembuangan mental itu dimaksudkan untuk membebaskan otak kekacauan, untuk mendapatkan perkara-perkara itu dari fikiran anda, dari dada anda, turunkannya, kemudian berurusan dengannya satu demi satu dengan cara yang sangat teratur dan sistematik.

JS: Ya. Dan ini adalah perkara yang paling penting: Saya tidak mahu anda pergi dan semak sama ada anda sudah mempunyai tugas itu dalam senarai. Intinya adalah lambakan mental. Sekiranya anda menulis sesuatu dan melihatnya sudah ada pada senarai tugas anda sebanyak 10 kali-dan itu membuat gila! -Itu menunjukkan berapa kali anda memikirkannya. Kini ia sedang membangunkan satu sistem untuk mengingati tugas dan menyelesaikannya, dan mempercayai bahawa sistem akan berfungsi untuk anda, bahawa anda boleh bergantung pada sistem itu, supaya anda boleh mengira ia.

Perkara nombor satu adalah untuk mengetahui sistem yang berfungsi untuk anda. Lupakan apa yang dilakukan oleh orang lain.

Saya ingin orang ramai boleh melakukan detoks digital selama seminggu untuk mengetahui apa yang benar-benar penting. Apa yang berlaku apabila anda dibanjiri dengan barangan adalah segala - galanya menjadi "penting."

Apa warisan anda? Kenapa awak berada di sini di Bumi? Jika anda seorang pengurus di syarikat atau usahawan, apakah matlamat atau pernyataan misi anda? Anda menjadi begitu produktif untuk menjadi produktif sehingga anda tidak dapat melihat niat, mengapa anda melakukan sesuatu.

Ia begitu mudah! Adakah anda suka masa yang anda belanjakan? Apa sebenarnya peranan yang anda sedang mainkan? Apakah kebenaran masa yang anda belanjakan? Adakah ia bermakna kepada anda? Kadang-kadang kita meluangkan masa untuk perkara-perkara yang mempunyai makna bagi orang lain, dan kita perlu tahu tujuannya. Kebenaran, cinta, makna, tujuan. Ia sangat mudah.

JD: Kenapa anda berfikir bahawa begitu ramai orang mempunyai masa yang sukar untuk kembali kepada kenyataan misi mereka atau tujuan mereka?

JS: Kerana mereka dibanjiri kekacauan.

Saya memberitahu orang ramai untuk berhenti, dan menyemak dengan kebenaran, cinta, makna, dan tujuan mereka, dan sentiasa berjaga-jaga. Tanpa kekacauan, semuanya menjadi sangat jelas.

JD: Jika anda boleh menggalakkan profesional yang sibuk untuk menyerah satu jenis kekacauan atau satu perkara yang memburukkan hidup mereka, apakah yang akan anda menasihati mereka?

JS: Mempunyai peti masuk anda pada sifar.

JD: Anda akan menasihatkan mereka untuk mempunyai mesej sifar, atau anda akan menasihatkan mereka untuk menyerah pada matlamat itu?

JS: Saya memberitahu salah seorang pelanggan, "Jika anda boleh membersihkan peti masuk anda dan memilikinya pada sifar mesej pada penghujung hari, anda akan merasa seperti satu juta dolar." Apa yang saya maksudkan dengan itu adalah mempunyai sistem supaya anda dapat melihat mesej, menyentuhnya, dan memutuskan apakah itu sesuatu yang akan anda balas atau memutuskan bahawa anda akan membacanya kemudian dan memasukkannya ke dalam Baca folder, atau tentukan bahawa anda akan berhenti melanggan dari senarai-saya fikir itu satu perkara untuk kekacauan digital. Sekiranya profesional boleh masuk peti masuk mereka kepada sifar, saya fikir itu matlamat yang hebat. Dan saya tidak bermaksud bahawa anda akan mengambil tindakan terhadap setiap perkara. Saya hanya fikir ia akan membantu anda membersihkan diri anda secara mental supaya anda bersedia untuk apa jua hari yang dipegang untuk anda, atau pulang ke rumah dan menjadi hadir sepenuhnya dan terlibat dalam keluarga anda, atau jika anda sedang berkahwin, terlibat sepenuhnya dengan pasangan anda. Ia adalah amalan rohani, mental dan emosi.