Dapatkan teratur: bersihkan kenalan gmail

"Di manakah buku alamat?"

Itulah salah satu pengguna Gmail yang paling banyak bertanya soalan yang paling biasa. Sekiranya ramai orang tidak dapat mencari Kenalan Gmail / Google mereka, anda pasti percaya sistem itu tidak begitu intuitif atau mudah untuk diurus. (Sepanjang artikel ini, saya menggunakan Kenalan Google dan Kenalan Gmail secara bergantian, kerana ia adalah perkara yang sama.)

Walaupun anda tahu bahawa kawasan Kenalan Gmail anda ada, ada peluang yang baik bahawa ia adalah zon bencana alamat e-mel yang tidak dapat dikenalpasti dan mungkin juga nombor telefon, semuanya dikumpulkan dengan samar-samar sebagai Kenalan Lain.

Akaun perniagaan perniagaan saya mempunyai lebih daripada seribu penyertaan dalam kumpulan Kenalan Lain. Saya membuat keputusan itu tidak boleh diterima, jadi saya mula membersihkan Kenalan Gmail saya. Saya akan berkongsi di sini apa yang saya lakukan, apa yang saya pelajari, dan beberapa penyelesaian alternatif yang saya cadangkan menggunakan jika anda tidak mahu mengacaukan dengan Kenalan Gmail yang kemas.

Pilihan terakhir, menggunakan sesuatu yang lain sepenuhnya, sebenarnya yang saya cadangkan. Pembersihan Kenalan Google memerlukan banyak kerja manual, terutama jika anda mempunyai beribu-ribu kenalan "lain". Terdapat begitu banyak aplikasi dan perkhidmatan yang hebat untuk mengurus kenalan yang berfungsi dengan baik dan terus masuk ke akaun Gmail anda jika anda lebih memilih untuk menggunakan laluan tersebut.

5 Fakta Tentang Kenalan Gmail / Google

Kenalan Gmail berfungsi dengan berbeza daripada banyak pengurus kenalan lain, jadi mengetahui beberapa prinsip asas dapat membantu dengan sangat baik. Berikut adalah lima fakta yang mungkin memberikan beberapa pandangan:

• Bagaimana anda sampai ke buku alamat Gmail anda? Ia tersembunyi di bawah Mail besar di sebelah kiri atas antara muka. Klik pada Mail dan anda melihat pilihan drop-down untuk Kenalan. Sebagai alternatif, log masuk ke Google dan pergi ke google.com/contacts.
• Apabila anda membalas (termasuk "balas semua") atau menghantar e-mel, Google secara automatik menambah sesiapa sahaja dan semua orang pada benang ke senarai kenalan anda, melainkan anda telah mematikan ciri ini. Di samping itu, jika anda menggunakan peranti Android, Kenalan Google anda juga mungkin termasuk penyenaraian untuk nombor telefon yang anda panggil, bergantung pada bagaimana akaun anda dikonfigurasi pada peranti.
• Kenalan Google mempunyai alat penggabungan, tetapi ia tidak selalu berfungsi atau kelihatan seperti yang anda harapkan (lebih banyak di kemudian hari).
• Kenalan Google menarik maklumat pengkelasan daripada Gmail dan Google+ (kumpulan dan kalangan, masing-masing), tetapi mereka tidak menyegerakkan, walaupun kadang-kadang sepertinya mungkin.

Sekarang mari kita dapatkan beberapa petua dan cara untuk membersihkan Kenalan Google.

Membersihkan Kenalan Google

Pahami Kumpulan Hubungan vs. Kalangan

Sebaik sahaja anda masuk ke dalam Kenalan Google (sekali lagi, klik logo Mel di sebelah kiri atas dan pilih Kenalan), tempat pertama untuk meletakkan perhatian anda adalah pada senarai yang muncul di rel kiri.

Seperti yang dapat anda lihat di dalam akaun saya, saya mempunyai beberapa bahagian utama: Kenalan Saya, Kalangan, Paling Dihubungi, dan Kenalan Lain. Kenalan dan Bulatan saya mempunyai sub-kumpulan. Nombor dalam kurungan selepas nama kumpulan menunjukkan bilangan orang dalam kumpulan itu.

Kenalan saya adalah orang dari Gmail yang telah saya tambah sebagai kenalan. Kalangan adalah maklumat tentang orang yang anda kenal dan ikuti di Google+ dan tiada kaitan dengan e-mel. Apabila anda melihat senarai orang dari Kenalan Gmail anda (gunakan bar carian, sebagai contoh, untuk mencari semua orang yang bernama Smith), anda juga boleh melihat sama ada orang tersebut berada dalam mana-mana Kalangan Google+ anda, kerana maklumat itu kelihatan jauh betul nama mereka. Jadi terdapat beberapa pertindihan antara kumpulan Kenalan dan Kalangan, tetapi tidak banyak, walaupun orang dalam Kalangan anda sepenuhnya muncul dalam Kenalan Google anda.

Belum lagi?

Yang paling dihubungkan adalah 20 orang yang paling banyak anda bertukar dengan e-mel yang paling banyak, walaupun anda diam di thread. Dalam erti kata lain, bukan orang yang anda e-mel yang paling semestinya, tidak juga baru-baru ini, kerana ia melihat sejarah keseluruhan e-mel anda. Bekas anda dari tiga tahun lalu masih boleh membuatnya menjadi 20 besar anda.

Kumpulan Lain yang terakhir adalah orang lain dari Gmail (dan mungkin peranti Android anda, seperti yang saya sebutkan tadi) yang pernah anda hubungi.

Cari dan Gabungkan

Tindakan tindakan terbaik, dalam fikiran saya, adalah bermula dengan mencari kenalan pendua dalam kumpulan Kenalan Lain anda (atau merentas semua Kenalan Google jika anda tidak mempunyai sub-kumpulan lagi) dan menggabungkannya.

Klik pada Kenalan Lain, kemudian pilih Lebih di bahagian atas halaman, dan dalam menu lungsur, pilih Cari & sertakan pendua. Ringkasan akan muncul yang membolehkan anda menyemak butir-butir potensi penggabungan sebelum anda menerima tindakan tersebut. Pastikan anda menyemak senarai ini untuk nama umum yang mungkin sebenarnya dua orang yang berbeza.

Sekarang, jika senarai itu luar biasa, terlalu lama, anda perlu membatalkan dan memulihkan fungsi mencari / menggabungkan pada sub-kumpulan kecil kenalan anda. Anda hanya boleh memilih subkumpulan yang berbeza dari rel kiri itu, atau anda boleh melakukan carian, seperti pencarian mengikut domain (cth. Cari semua alamat e-mel dengan pcmag.com). Sama ada cara, ia akan memberikan anda potongan yang lebih mudah diurus untuk mengkaji ulang. Ulang mengikut keperluan.

Lihatlah arahan Google rasmi untuk mencari dan menggabungkan kenalan untuk maklumat lanjut.

Berikan Orang kepada Kumpulan, Tambah Butiran

Hanya di bawah kemasukan untuk Kenalan Lain, anda boleh melihat Kumpulan Baru. Sekiranya anda mahu mengklasifikasikan kenalan anda ke dalam kumpulan yang berlainan, ini adalah kawasan Kenalan Google yang akan menarik perhatian anda.

Untuk mempunyai seseorang dalam mana-mana kumpulan, anda juga mesti menyenaraikannya dalam Kenalan Saya. Itulah caranya.

Untuk menambah orang ke kumpulan, gunakan butang dengan ikon tiga kepala di atasnya. Ia cukup jelas dari sana, tetapi lihat arahan Kenalan Editing Google untuk lebih terperinci.

Saya tidak dijual pada kumpulan yang benar-benar berharga, kerana saya hanya menggunakannya untuk tahap yang terhad, tetapi saya dapat meramalkan beberapa senario di mana mereka mungkin membantu. Sebagai contoh, satu kumpulan yang saya buat ialah Eksekutif Syarikat Tech. Sekiranya saya sampai pada tarikh akhir dan terdesak untuk sebut harga, pasti akan membantu mengetahui siapa yang ada dalam industri teknologi yang saya sambungkan secara langsung (berbanding dengan menyambung melalui firma PR) pada masa lalu.

Sekiranya saya mempunyai masa tanpa had (siapa?), Saya akan mengetengahkan "nota" seksyen individu. Klik pada mana-mana individu dalam senarai kenalan anda, dan anda boleh menambah maklumat buku alamat tipikal, ditambah foto dan nota.

Dalam akaun Gmail peribadi saya, adalah berguna untuk menambah butiran untuk profesional PR, kerana alamat e-mel mereka dan komunikasi sebelum ini tidak selalu membantu saya memikirkan jika mereka mewakili syarikat atau produk yang saya perlukan untuk menyiasat.

Matikan Fungsi Auto-Tambah

Jika, selepas membaca Senarai Kenalan lain, anda menyedari ia kebanyakannya sampah (alamat "generik" dan sebagainya), saya akan mengesyorkan mematikan fungsi tambah automatik.

Pergi ke ikon gear di sebelah kanan atas dan pilih Tetapan. Tinggal di tab Umum, dan tatal ke bawah untuk mencari "Buat kenalan untuk auto-lengkap" (ia dua di bawah gambar profil anda).

Berminat dengan Apl dan Perkhidmatan Lain?

Katakan selepas membaca maklumat ini, anda membuat keputusan untuk tidak menggunakan Kenalan Google sahaja. Saya tidak boleh menyalahkan anda. Berikut adalah beberapa tempat lain untuk menyimpan buku alamat anda yang membolehkan anda mengambil secara automatik dan menambah maklumat dari Kenalan Google anda.

LinkedIn dan LinkedIn Kenalan. Masalah sebenar yang saya lihat dengan menguruskan buku alamat anda sendiri adalah sukar untuk memastikan maklumat terkini. Saya tidak sepatutnya bertanggungjawab untuk mengemas kini tajuk dan alamat e-mel anda apabila anda menukar majikan. Itu pada awak, buddy. Dan itulah sebabnya saya suka LinkedIn sebagai buku alamat. Semakin mudah untuk mendapatkan maklumat terkini jika semua kenalan anda bertanggungjawab untuk pemeliharaannya.

LinkedIn berfungsi dengan baik untuk membantu anda mencari kenalan dan maklumat asas mereka, tetapi aplikasi khas yang disebut Kenalan LinkedIn berjalan sedikit lagi di sepanjang baris tersebut.

Jika anda menyambungkan akaun LinkedIn anda ke Gmail, laman rangkaian profesional dalam talian akan mengesyorkan "orang yang anda mungkin tahu" berdasarkan maklumat yang ditemui di Google. Sesetengah orang benar-benar membenci itu, tetapi boleh jadi berharga, bergantung kepada bagaimana akaun LinkedIn anda berdagang.

Di sisi lain, anda juga mempunyai pilihan untuk mengeksport kenalan LinkedIn anda dan kemudian mengimportnya ke Gmail.

Kenalan iOS. Jika anda pengguna iPhone atau iPad, anda mungkin mahu menyegerakkan Kenalan Google anda dengan peranti iOS anda supaya anda hanya boleh menggunakan aplikasi Kenalan Apple sebagai buku alamat utama anda. Arahan adalah sedikit berbeza untuk pengguna Google Apps.

MudahDo dan iOS. Cara lain untuk mengurus kenalan iOS anda adalah dengan aplikasi EasyDo dan ciri (berbayar) baru yang dipanggil Catch All Contacts. Apabila anda menjalankan Tangkap Semua Kenalan, MudahDo menjelajahi dua tahun terakhir e-mel anda untuk maklumat kenalan dari badan mesej, dan menyimpannya ke aplikasi Kenalan iOS anda. Walaupun aplikasi EasyDo adalah percuma, ciri ini berharga $ 39.99 (satu kali) bagi setiap akaun e-mel. Malangnya, ciri ini tidak tersedia untuk pengguna Android. mengenai Mudah untuk iPhone dan EasyDo untuk Android dalam ulasan masing-masing.

Cloze. Aplikasi web dan aplikasi mudah alih Cloze menyatukan semua peti masuk anda, serta suapan media sosial anda, dan menarik beberapa maklumat menarik mengenai kenalan anda juga. Ini bukannya pengurus kenalan, tetapi ia menyokong Gmail lama yang baik. Cloze boleh mengenal pasti orang yang penting untuk anda (supaya anda boleh meningkatkan ego mereka dengan menyukai jawatan Facebook mereka), serta orang yang anda kehilangan sentuhan. Seperti yang saya katakan, ia bukanlah aplikasi pengurusan perhubungan yang tepat, tetapi ia cukup kemas untuk memberi anda gambaran mengenai kenalan anda di Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook, dan akaun dalam talian lain.

Untuk petua lanjut mengenai pengurusan kenalan, lihat Dapatkan Diatur: 7 Cara untuk Mengurus Kenalan Secara Secara Automatik. Dan apabila anda sudah bersedia untuk mengambil peti masuk Gmail anda, semak 30 Tips Gmail yang Akan Membantu Anda Menangkap E-mel.