Dapatkan teratur: pilih pengimbas yang betul untuk pergi tanpa kertas

Sekiranya anda berusaha mendapatkan teratur dan membersihkan kehidupan digital anda, pastinya anda telah menggunakan strategi untuk tidak menggunakan kertas. Anda mungkin juga mendapati bahawa ia tidak semudah itu. Jenis kertas tertentu, seperti dokumen tunggal dan resit, cukup mudah untuk didigitalkan dengan mana-mana pengimbas lama. Tetapi memperkenalkan setumpuk 63 kad perniagaan dari persidangan terakhir anda, atau kotak resipi lama yang anda mahu untuk mengimbas yang telah robek dari majalah atau masih terikat dalam buku, dan anda menghadapi masalah yang sama sekali berbeza, yang anda boleh 't menyelesaikan dengan pengimbas lama yang sama.

Bukan pekerjaan untuk MFP anda

Di rumah, sebagai contoh, saya mempunyai pencetak pelbagai fungsi berusia enam tahun dan pengimbas rata. Saya bayangkan banyak orang lain mempunyai sesuatu di sepanjang baris ini. Untuk tugas sekali sahaja, seperti mendigitalkan resit terkini saya dari pakar optik untuk mengemukakan tuntutan penjagaan kesihatan, ia berfungsi dengan baik.

Tetapi ia tidak pantas. Dan fungsi suapan tidak pernah berfungsi dengan betul, jadi saya tidak boleh mengimbas tumpuan kertas. Tambahan pula, ia adalah monstrositi yang berwarna dempul yang mengambil tapak besar di atas meja rias saya (saya tidak pernah menemui tempat yang lebih baik untuknya).

Apabila peranti berkelah, hodoh, dan tidak boleh dipercayai, kami tidak menggunakan hampir sebanyak mungkin. Tindakan semata-mata untuk menggerakkan mereka terasa seperti kerumitan. Sekiranya anda ingin mengimbas cara anda ke kehidupan tanpa kertas, anda benar-benar memerlukan pengimbas yang anda suka dan yang dibina khusus untuk membantu anda menjalani kehidupan tanpa kertas.

Pengimbas Specialty

Mujurlah, terdapat kategori keseluruhan pengimbas (dan aplikasi untuk pergi bersama mereka) tepat untuk tujuan ini. Mereka kompak dan cekap, dan mereka boleh mengendalikan pelbagai pekerjaan imbasan yang pengguna rumah dan perniagaan yang sangat kecil sering ditemui.

Walaupun saya tidak suka MFP kikuk saya, saya benar-benar terpikat dengan beberapa pengimbas di pasaran hari ini. Mereka adalah dunia yang lebih baik di pengimbasan daripada MFP berusia enam tahun saya, dan mereka juga cepat. Juga, sesetengah pengimbas dengan mudah mengeksport imbasan anda ke tempat yang sebenarnya anda mahu menyimpannya, seperti Dropbox, Evernote, dan perkhidmatan penyimpanan awan yang lain-bukannya folder lalai pada komputer Windows atau Mac anda.

Saya telah bereksperimen dengan dua pengimbas akhir-akhir ini yang telah benar-benar menangkap saya. Kedua-duanya adalah sesuai untuk kegunaan rumah, dan mungkin juga sesuai untuk beberapa perniagaan kecil. Mereka adalah pengimbas NeatDesk dan Fujitsu ScanSnap iX500. (Neat sebenarnya mempunyai model baru yang dipanggil NeatConnect yang mempunyai antara muka sentuhan, tetapi saya secara peribadi lebih akrab dengan model lain.)

Fujitsu ScanSnap

Apa yang saya suka tentang ScanSnap Fujitsu adalah cara ia membolehkan anda mengeksport semua yang anda imbas ke Evernote, Dropbox, Google Drive, e-mel (sebagai lampiran), SugarSync, dan tempat lain yang mungkin akan berakhir menyeret output akhir.

Saya mengimbas kad perniagaan (saya benar-benar benci kad perniagaan) dan menghantar mereka semua ke Evernote, di mana saya dengan cepat akan melekatkan mereka ke dalam buku nota yang dikenali sebagai Kenalan dan tag yang sesuai, memberi catatan, dan menguruskannya. Beberapa kad perniagaan mempunyai ketebalan kertas yang berlainan dan lebar yang berlainan, tetapi pengimbas tidak menyerang. Ini adalah kuasa menggunakan pengimbas yang bertujuan untuk membantu anda pergi tanpa kertas.

Saya mendapati dengan ScanSnap bahawa apabila saya membawa imbasan kad perniagaan ke Evernote, saya terpaksa memutarnya dan namakannya dengan sewajarnya. (Evernote boleh, bagaimanapun, melakukan OCR pada semua yang anda imbas, menjadikan teks dapat dicari walaupun ia adalah imej.)

Walau bagaimanapun, aspek ScanSnap saya yang paling disukai adalah bahawa ia melipat sehingga mengurangkan jumlah ruang yang diperlukan. Ia indah.

NeatDesk

Sementara itu, NeatDesk adalah penyelesaian yang menarik jika anda bersedia untuk membeli sepenuhnya ke persekitaran Neat. Apabila anda menggunakan penyelesaian penyimpanan awan, NeatCloud, dan aplikasi mudah alih Neat, sebagai tambahan kepada salah satu pengimbas syarikat, anda benar-benar mendapat hasil yang sungguh-sungguh menjahit. Persekitaran yang kemas akan banyak mengelaskan bentuk yang anda imbas-terutamanya dokumen cukai secara automatik. Anda perlu membayar yuran bulanan untuk sekeping NeatCloud, dan harga bermula pada $ 5.99 sebulan.

NeatConnect, yang saya gunakan hanya beberapa kali, mempunyai antara muka skrin sentuh yang, seperti ScanSnap, membolehkan anda menghantar dokumen terus ke bekas penyimpanan awan, seperti Peti, Dropbox, OneDrive, Google Drive, dan Evernote.

Kemudahan adalah Kunci

NeatDesk adalah salah satu pengimbas pertama yang pernah saya gunakan yang sangat tertumpu kepada membantu isi rumah dan perniagaan kecil pergi tanpa kertas, dan saya kagum dengan berapa cepat ia menyeberang masuk dan meludahkan tumpukan kertas. Anda boleh memuatkan ke dalam suapan pelbagai kertas, kerana terdapat slot untuk dokumen, resit, dan kad perniagaan, dan mesin hanya memproses semua pecahan lickety.

ScanSnap sama-sama tajam dan mengagumkan. Saya suka dapat hanya membuang dokumen dan mempercayai bahawa jentera yang direka dengan baik akan memberi mereka makanan melalui pengimbas dengan mudah.

Rapi mengotomatikkan beberapa perkara lagi daripada ScanSnap, seperti imej berputar. Tetapi ScanSnap dilengkapi dengan perisian yang boleh anda gunakan untuk mendapatkan hasil yang sama, dan dalam beberapa kes, ia tidak banyak lagi. Pakej saya termasuk ABBYY Fine Reader, salah satu program OCR yang paling berkuasa di sana. Ia juga datang dengan Adobe Acrobat, kerana melakukan pelbagai perkara dengan PDF yang anda perlu lakukan tetapi tidak dapat dengan Adobe Reader percuma.

Mereka berdua sangat mampu, secara keseluruhan. Jika anda mengetahui banyak tentang pengimbas, anda mungkin ingin tahu bahawa ScanSnap berfungsi sedikit berbeza daripada kebanyakan pengimbas lain kerana ia tidak menggunakan pemandu standard. Anda boleh membaca sedikit tentangnya dalam kajian terperinci PCMag mengenai ScanSnap Evernote Edition, yang agak sama dengan iX500. Tetapi jika anda kurang cenderung secara teknikal, semua yang anda perlu tahu ialah ia berfungsi dengan cepat, kelihatan hebat dipamerkan, dan menghantar dokumen yang diimbas anda ke mana anda mahu mereka pergi.

Titik untuk memandu ke rumah adalah ini: Jika anda mahu pergi tanpa kertas, dan membuat kertas menjadi sebahagian daripada gaya hidup anda, anda memerlukan peranti yang anda tidak benci. Ia perlu kelihatan baik. Ia perlu bekerja dengan cepat, letakkan kertas bekas anda di mana sahaja anda dapat dengan mudah mencarinya, dan jalankan carian pada teks yang terkandung. Walaupun mereka berharga beberapa ratus dolar, pengimbas khusus bernilai membeli sekiranya anda komited untuk pergi tanpa kertas. MFP anda tidak akan memotongnya.