Dapatkan teratur: 5 cara anda mensabotapan produktiviti anda

Saya menghabiskan banyak masa untuk membaca penyelidikan tentang organisasi dan produktiviti, dan saya menghabiskan banyak masa dengan nongkrong dengan peminat teknologi. Oleh kerana saya telah menemui teori dan amalan terbaik tentang memaksimumkan produktiviti dan mengekalkan teratur, saya juga melihat tabiat umum di kalangan orang yang suka teknologi yang secara langsung mensabotaj kemampuan mereka untuk berfungsi dengan sebaik-baiknya.

Orang ramai banyak bercakap tentang produktiviti, tetapi jarang menghabiskan banyak masa membincangkan apa yang ada. Kepada saya, produktiviti sangat peribadi, tetapi pada akhirnya, ia adalah mengenai mencapai matlamat.

Matlamat boleh menjadi apa-apa daripada memaksimumkan keuntungan dalam perniagaan, untuk mendapatkan pekerjaan sembilan-ke-lima yang dilakukan dengan lebih cepat supaya anda mempunyai beberapa sumber mental dan fizikal yang tersisa untuk mengejar kepentingan peribadi. Sesetengah orang ingin keluar dari pejabat dengan pantas setiap hari untuk menghabiskan lebih banyak masa dengan keluarga mereka. Sesetengah orang mahu meletakkan dalam dua jam kerja setiap malam menulis skrip filem.

Tidak kira apa yang anda mahu lakukan, bermakna diri anda yang paling produktif:

1. memikirkan tentang apa yang anda ingin lakukan, 2. memikirkan apa yang anda boleh lakukan jika anda membuat persekitaran yang optimum, dan

3. mengikuti melalui mewujudkan suasana yang optimum dan menyelesaikan tugas anda atau mencapai matlamat anda.

Sudah tentu, tindak lanjut biasanya masalahnya. Biar saya tunjukkan beberapa cara yang paling biasa yang saya lihat peminat teknologi khususnya mensabotapan produktiviti mereka.

1. App-Hopping

Jika anda suka teknologi, anda mungkin juga suka aplikasi. Anda sentiasa memuat turun aplikasi terkini. Anda berbangga menjadi pengadopsi awal. Anda menyalahgunakan diri sendiri, walaupun, jika anda menggunakan aplikasinya dengan aplikasi produktiviti. Apl produktiviti adalah sebarang aplikasi dan perkhidmatan yang membantu anda mendapat kerja, termasuk senarai tugasan, aplikasi pengurusan tugas, perkhidmatan penyegerakan fail, aplikasi ambil catatan, kalendar, dan suite pejabat.

Dengan mana-mana aplikasi baru, akan ada pelaburan masa untuk penghijrahan dan belajar cara menggunakan sistem. Tambah penyesuaian, dan anda membazirkan banyak masa yang anda boleh menghabiskan masa produktif. Selain itu, anda akan mengambil sedikit masa untuk membangunkan tabiat baru untuk menggunakan aplikasi ini yang mungkin anda gunakan setiap hari. Itu lebih banyak masa yang hilang, dan selalunya, lebih banyak "kerja tentang kerja."

Yang berkata, anda perlu menyingkirkan mana-mana aplikasi atau perkhidmatan yang tidak memenuhi keperluan anda. Tetapi keputusan itu perlu berdasarkan sama ada alat sedia ada anda melakukan apa yang anda perlukan, tidak sama ada anda menganggap rumput mungkin lebih hijau dengan aplikasi lain.

Nasihat: Memilih satu aplikasi untuk setiap keperluan produktiviti anda dan melekatinya.

2. Jatuh ke Lubang Hitam E-mel

Peminat yang paling mahir tahu bahawa mereka tidak sepatutnya membazirkan masa dalam e-mel, tetapi mereka disedut selama berjam-jam setiap hari. Betapa buruknya masalah e-mel anda? Adakah anda tahu berapa banyak masa anda membuang-buang?

Salah satu cara untuk mengukurnya ialah menggunakan RescueTime, alat freemium yang berfungsi secara tidak sengaja di latar belakang untuk merakam berapa banyak masa yang anda belanjakan dalam setiap aplikasi dan laman web yang anda gunakan, termasuk e-mel.

RescueTime boleh membuka mata anda dengan keterukan masalah e-mel anda, tetapi ia tidak dapat menghalang anda daripada menggunakannya. Stayfocusd plugin boleh jika anda menggunakan e-mel berasaskan web. Tambah laman web e-mel anda ke senarai domain yang anda akan dihalang daripada mengakses, kemudian tetapkan masa apabila batasan tersebut perlu dikuatkuasakan. StayFocusd akan menghalang anda dari laman web ini.

Bercakap tentang masa, cara lain untuk membendung masalah e-mel adalah untuk membuat tabiat baru apabila anda menyemak e-mel. Pakar umumnya bersetuju bahawa salah satu cara yang paling buruk yang disekat oleh pengguna adalah dengan membuka e-mel sebaik sahaja mereka sampai ke meja mereka. Lebih baik memulakan hari dengan tugas yang sangat produktif dan simpan e-mel untuk kemudian.

"Tetapi, " anda membantah, "bagaimana jika terdapat e-mel penting yang perlu saya bertindak dengan segera?" Jika e-mel adalah kolar anjing di sekitar leher anda, maka semak e-mel kerja pada telefon pintar anda, dan hanya mengambil tindakan berhubung perkara-perkara penting. Buat kebiasaan hanya menyemaknya di telefon, yang akan menjadikannya lebih mudah untuk menutup aplikasi e-mel dan sampai ke kerja yang sebenar. Lakukan sekurang-kurangnya 45 minit kerja sebenar sebelum anda melancarkan e-mel pada komputer anda. Anda mungkin mendapati diri anda mengisap tugas penting itu dan mengabaikan e-mel sehingga kemudian, dan itulah kebiasaan yang hebat untuk berkembang.

Apabila semuanya gagal, saya ingin mengulangi mantra ini: Saya tidak dibayar untuk menjawab e-mel.

Nota: Anda mungkin perlu menukar mantra jika anda sebenarnya dibayar untuk menjawab e-mel.

Nasihat: Gunakan RescueTime untuk mengukur masalah e-mel anda. Jangan buka aplikasi e-mel anda terlebih dahulu di stesen kerja anda. Matlamat untuk menyelesaikan sekurang-kurangnya 45 minit kerja sebenar sebelum masuk ke e-mel.

3. Percaya Bahawa Multitasking tidak produktif

Orang yang membaca tentang teknologi, budaya teknologi, dan produktiviti tahu bahawa multitasking tidak produktif.

Nah, maaf, tapi itu tidak benar.

Penyelidikan mengenai multitasking menunjukkan bahawa ia adalah sangat produktif, tetapi hanya satu titik (lihat kerja oleh Diwas KC dan Narayan, sebagai contoh). Apabila dicetak, nilai multitasking mempunyai bentuk U terbalik. Sedikit yang baik, tetapi terlalu banyak sama buruknya sama sekali tidak sama sekali.

Penyelidikan juga menunjukkan bahawa nilai multitasking berbeza mengikut individu dan jenis pekerjaan yang sedang dilakukan. Sudah tentu, saya percaya kebanyakan orang tahu yang mana

tugas yang sesuai dan tidak sesuai untuk multitasking. Terjebak dalam pertemuan yang tidak berkaitan dengan anda sama sekali? Teruskan dan mengejar melalui e-mel! Merancang satu juta dolar cadangan? Anda lebih fokus pada tugas itu sahaja.

Nasihat: Berhenti memberitahu diri anda bahawa multitasking adalah buruk dan memeluknya untuk tugas yang sesuai. Jangan menolaknya.

4. Tanpa Menyedari Membuat Akaun Duplikat

Berapa kali anda mendaftar untuk akaun dalam talian, hanya untuk menyedari kemudian bahawa anda sudah mempunyai satu terikat dengan alamat e-mel yang lain? Ini masalah biasa di kalangan pengguna awal yang bangga dengan mendaftar tapak dan perkhidmatan dalam talian baru sebaik sahaja ia tersedia.

Mempunyai lebih daripada satu akaun boleh menjadi masalah jika anda tenggelam masa untuk menetapkan akaun awal. Ia juga menjadi masalah jika anda menyimpan apa-apa data dalam akaun pertama yang anda mungkin perlu sekali lagi.

Cara paling mudah untuk mengelakkan membuat akaun pendua ialah dengan menggunakan pengurus kata laluan. Pengurus kata laluan mengurus nama pengguna dan kata laluan anda, dan sebagai manfaat yang bermanfaat, mereka juga menjejaki sama ada anda sudah mempunyai akaun dengan mana-mana apl, tapak, atau perkhidmatan.

Saya secara peribadi menguji perisian dan perkhidmatan dalam talian sebagai sebahagian daripada tugas saya, dan sebagai hasilnya, saya mempunyai lebih daripada 450 akaun dalam talian. Saya tidak akan dapat mengesan pendaftaran dalam talian saya tanpa pengurus kata laluan. Saya menggunakan Dashlane, yang merupakan Pilihan Editor PCMag. Terdapat dua Pilihan Editor lain: Premium LastPass dan Premium Kata Laluan Sticky.

Nasihat: Gunakan pengurus kata laluan untuk mengelakkan diri daripada tidak sengaja membuat akaun pendua.

5. Penjadualan Mesyuarat Apabila Anda Sharpest

Anda ingin menjadi tajam semasa mesyuarat, bukan? Malangnya, melainkan jika mesyuarat adalah inti tugas anda, mesyuarat penjadualan ketika anda berada paling tajam anda adalah sangat tidak produktif.

Seperti e-mel, mesyuarat dianggap "kerja mengenai kerja." Kerja sebenar adalah apa yang anda lakukan selepas mesyuarat. Oleh itu, sebaik-baiknya menjadualkan mesyuarat pada waktu hari apabila anda biasanya merosot, biasanya petang, dan melindungi jam penting anda apabila anda dapat menangani perkara yang sukar.

Apa yang perlu dilakukan dengan menjadi peminat teknologi? Baiklah, rakan-rakan saya, jika anda bersambung super dan menggunakan semua penyelesaian kalendar dan alat penjadualan terkini yang berkaitan, seperti Doodle, maka mungkin rakan-rakan dan rakan-rakan anda dapat melihat apabila anda bebas dan ketika anda sedang sibuk. Sangat mudah bagi sesiapa untuk mencadangkan mesyuarat di pagi hari jika itu adalah kali pertama hari, secara kronologi, apabila semua orang bebas.

Jadi menghalang kalendar anda apa jua hari anda berada di puncak anda. Bagi kebanyakan orang, ia adalah beberapa jam pertama hari kerja. Label kali ini "kerja fokus, " atau tandakan ia peribadi supaya orang dapat melihat anda sibuk tetapi tidak tahu apa yang anda lakukan. Menyekat jam produktif juga akan memandu anda dari penjadualan perkara yang tidak produktif pada masa ini, seperti janji temu doktor. Simpan benda itu untuk masa-masa hari apabila anda dibakar.

Nasihat: Jangan menjadualkan mesyuarat atau pelantikan semasa jam produktiviti puncak anda. Sekat waktu itu dalam kalendar anda untuk bekerja.