Dapatkan teratur: 5 petua untuk tarikh akhir mesyuarat

Salah satu kata kegemaran saya selalu, "Jika anda mahu sesuatu dilakukan, berikan kepada orang yang sibuk." Bukan rahsia besar bahawa orang yang sibuk sibuk mempunyai strategi untuk mengutamakan dan menguruskan semua perkara yang perlu dilakukan. Strategi-strategi tersebut, walaupun jarang dijelaskan, biasanya berputar di dalam satu konsep utama: tarikh akhir.

Deadlines menyediakan struktur. Mereka mewujudkan akauntabiliti dan membantu mencegah kesan negatif. Sesetengah orang suka mereka, sesetengah orang membenci mereka, tetapi mereka yang memeluk mereka biasanya berjaya.

Untuk menulis lajur ini, saya memikirkan strategi saya sendiri untuk menguruskan tarikh akhir, dan kemudian berbincang dengan rakan-rakan dan rakan-rakan saya yang produktif dan berjaya untuk melihat bagaimana strategi mereka sama seperti saya dan satu sama lain. Petua-petua itu bertindih dengan hebat.

Berikut ialah 5 petua mengenai bagaimana orang terorganisir menguruskan tarikh akhir dan tetap berada di atas permainan mereka.

1. Sentiasa Padamkan Tarikh Akhir Anda!

Mungkin anda fikir peraturan nombor satu untuk deadline adalah memberikan tarikh akhir yang munasabah. Itulah nasihat yang baik, tetapi sebenarnya, lebih penting daripada: Sentiasa pad pada tarikh akhir anda!

Selalunya ada dua tarikh akhir: tarikh akhir empuk yang anda berikan, dan "garisan akhir." Garis akhir drop, juga dikenali sebagai tarikh "atau lain", adalah hari terakhir dan masa mutlak di mana sesuatu dapat terjadi. Ia hampir selalu tarikh akhir orang lain memberi anda. Satu contoh drop-deadline ialah tarikh akhir pemfailan cukai yang ditetapkan kerajaan anda. Satu lagi ialah tarikh akhir permohonan untuk kolej.

Batas waktu yang empuk, di sisi lain, adalah tarikh akhir yang dikenakan diri anda. Padding tarikh akhir bermakna anda menetapkan tarikh akhir sedikit lebih awal daripada drop-deadline untuk meninggalkan bilik goyang kecil untuk perkara yang salah. Sentiasa padamkan tarikh akhir anda sendiri, dan selalulah padat tarikh akhir yang anda berikan kepada orang lain. Jangan sekali-kali merancang untuk mendapatkan sesuatu di bawah wayar (itu bukan benar-benar "pelan, " adakah ia?). Sebaliknya, merancang untuk kontinjensi, seperti hari-hari sakit, terjebak di kereta api bawah tanah yang terhenti, gangguan e-mel, mogok pos, atau pihak lain hanya mengubah fikiran mereka tentang apa yang mereka mahu dan bila mereka menginginkannya.

2. Buat Deadlines Anda Terlihat.

Tarikh akhir perlu berada di mana anda dapat melihatnya. Seperti senarai dan matlamat yang perlu dilakukan, lebih banyak anda melihat tarikh akhir anda, semakin kecil kemungkinan anda melupakannya. Kalendar dinding bercetak berfungsi dengan cemerlang. Jika anda menggunakan buku nota kertas, tulis tarikh akhir anda pada kalendar satu halaman (anda boleh mencetak satu dari Internet), lipatkannya separuh, dan gunakannya sebagai penanda buku anda. Sekiranya anda bukan jenis kertas tanpa kertas, tentukan tarikh akhir anda dalam aplikasi yang anda gunakan setiap hari, sama ada Outlook, Kalendar Google, Excel atau sesuatu yang lain. Anda juga mungkin menggunakan kalendar widget desktop, bergantung pada berapa banyak tarikh akhir yang perlu anda uruskan.

Salah satu manfaat meletakkan tarikh akhir dalam apl adalah bahawa ia memudahkan mereka berkongsi. Dengan beberapa klik tetikus atau paip pada skrin, anda boleh mengingatkan rakan sekerja atau rakan-rakan anda tentang tarikh akhir.

3. Ketahui Siklus Kerja Anda.

Bagaimana anda membuat tarikh akhir anda kelihatan sebahagian besarnya bergantung kepada siklus kerja anda, bermakna sama ada anda cenderung mempunyai tarikh akhir harian, mingguan atau bulanan. Contohnya, saya pernah bekerja pada majalah setiap suku tahun, jadi saya selalu memasukkan tiga kalendar corkboard saya yang menunjukkan tiga bulan akan datang. Apabila September, saya dapat melihat tarikh akhir yang paling penting, walaupun mereka tidak akan sampai November. Saya juga mempunyai kalendar setahun yang menunjukkan tarikh akhir penting yang jauh lebih jauh, tetapi saya menyimpan digital kalendar itu kerana saya tidak perlu melihatnya setiap hari. Orang yang sangat produktif mengimbangi tarikh akhir yang mereka perlukan untuk dapat mengakses dengan tarikh akhir yang perlu mereka lihat. Melihat terlalu banyak tarikh akhir menjadi sangat menggembirakan. Melihat tarikh akhir yang diperlukan untuk projek-projek yang akan datang yang paling penting akan membantu anda dalam tugas.

4. Gunakan Peringatan Double.

Apabila tarikh akhir adalah jauh tetapi sangat penting, gunakan peringatan dua kali. Dalam erti kata lain, tetapkan dua penggera atau pemberitahuan untuk mengingatkan anda beberapa hari sebelum waktu yang tarikh akhir sudah dekat. Trik ini sangat penting untuk tarikh akhir yang berada di luar skop kerja biasa anda, jenis perkara yang mungkin anda lupakan. Jika saya perlu membentangkan ceramah (sesuatu yang jarang saya lakukan) enam minggu dari hari Khamis, saya akan menetapkan peringatan dalam kalendar saya selama enam minggu dari hari Isnin sehingga pada awal minggu yang ditetapkan, saya ingat bahawa acara itu akan datang dan yang perlu saya sediakan.

5. Bertemu dengan Deadline anda secara konsisten.

"Memenuhi tarikh akhir anda secara konsisten" adalah salah satu perkara yang lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Tetapi jika anda faham bahawa ia mempengaruhi nilai anda di tempat kerja, dengan baik, itu sahaja boleh menjadi sangat memotivasi.

Tarikh akhir mesyuarat secara konsisten boleh meningkatkan nilai anda sebagai pekerja, ahli pasukan, atau rakan kongsi. Fikirkan bagaimana anda melihat orang yang secara konsisten memenuhi tarikh akhir. Mereka boleh dipercayai, mempunyai etika kerja yang kuat, dan dilihat sebagai pemain pasukan. Tenggat waktu mesyuarat jarang mengenai kerja yang dilakukan semata-mata untuk diri sendiri. Ia hampir selalu tentang menyelesaikan satu pautan dalam rantaian, dan di mana ada rangkaian, ada orang lain yang tidak dapat memenuhi tarikh akhir mereka sendiri sehingga anda bertemu dengan anda. Jika anda tidak tepat pada masanya, mereka tidak boleh mengikut masa sama ada.

Begitu ramai orang tidak memenuhi tarikh akhir secara konsisten bahawa mereka yang biasanya menonjol. Sekiranya anda memenuhi tarikh akhir anda selama beberapa bulan berturut-turut, orang akan melihatnya, dan ia akan mengubah cara mereka melihat anda dan berapa banyak kepercayaan yang mereka mahu dimasukkan ke dalam anda.

Dan seperti kata pepatah itu? "Jika anda menginginkan sesuatu yang dilakukan, berikan kepada orang yang sibuk". Semakin anda memenuhi tarikh akhir anda, semakin besar kemungkinan anda untuk meneruskan tenggat waktu. Ini tingkah laku kitaran.

Adakah atau Tidak… Tidak Ada 'Cuba' Dengan Deadlines

Walaupun semua petua tentang tarikh akhir ini berfungsi untuk kebanyakan orang, sentiasa melakukan apa yang paling masuk akal untuk anda, kerja anda, dan tabiat anda. Sebagai contoh, sesetengah orang hanya tidak mematuhi tarikh akhir yang empuk. Mereka memerlukan tarikh yang ditulis pada kalendar untuk menjadi garis akhir jatuh, dan apa pun padding perlu berlaku berlaku di kepala mereka sebaliknya. Dan semudah itu.

Tetapi apabila tabiat anda menghalang produktiviti dan kejayaan anda sendiri, cuba mengenali dan membuat perubahan. Peringatan atau sistem pemberitahuan yang sangat mudah dalam aplikasi yang telah anda gunakan? Dari Outlook ke Gmail ke Basecamp? Boleh pergi jauh untuk membantu anda membuat tabiat yang lebih baik. Jadi buat kalendar, gunakan ciri aplikasinya yang sudah berada di hujung jari anda, dan tetapkan beberapa tarikh akhir (dengan bilik goyang dibina). Anda akan gembira yang anda lakukan.