Dapatkan teratur: 5 langkah ke hari kerja yang lebih produktif

Anda mungkin tahu anda boleh menggunakan lebih banyak masa anda di tempat kerja. Tetapi bagaimana anda melakukannya?

Terdapat beberapa cara untuk menjadi lebih produktif, dan lima langkah yang digariskan di bawah akan menjelaskan dengan tepat bagaimana untuk sampai ke sana.

Ia tidak mudah. Untuk benar-benar menjadi orang yang lebih produktif, anda perlu memupuk tabiat, dan bukannya bergantung pada perbaikan cepat. Tetapi ada beberapa perkara yang boleh anda lakukan untuk membantu diri anda mengambil tabiat baru ini. Anda juga akan mendapati terdapat banyak aplikasi mudah alih, program perisian, dan perkhidmatan berteknologi yang dapat membantu membimbing anda ke arah hari kerja yang lebih produktif.

1	Peta Siklus Produktiviti anda

Perkara yang paling penting yang boleh anda lakukan untuk meningkatkan produktiviti anda di tempat kerja adalah terlebih dahulu mengenali kitaran produktiviti anda. Setiap orang mempunyai masa sepanjang hari apabila mereka dapat memberi tumpuan, dan masa lain apabila perhatian mereka semakin merosot. Walaupun semua orang mempunyai jam terbaik untuk menyelesaikan kerja, "bagi kebanyakan orang, jam yang paling produktif adalah perkara pertama pada hari-bukan ketika anda mula-mula bangun, tetapi agak awal, " kata Dan Ariely, ahli ekonomi dan profesor perilaku di Duke Universiti. Ariely mempunyai minat yang tinggi dalam memikirkan cara menggunakan aplikasi mudah alih untuk peningkatan diri peribadi. "Sebagai contoh, " tambahnya, "melakukan e-mel pada waktu pagi biasanya membazir kerana minit pada waktu pagi lebih berharga." Tidak semua minit dicipta sama.

Memikirkan tempoh produktiviti yang tinggi dan rendah, atau kapasiti tinggi dan rendah, seperti yang Ariely lebih suka memanggil mereka, adalah langkah pertama kemudian membuat sebahagian besar minit-minit yang berharga itu.

Walaupun ramai orang fikir mereka tahu masa mana mereka berada pada tahap terbaik dan paling teruk, tidak mencederakan untuk memeriksa. RescueTime adalah alat terbaik yang saya cari untuk memikirkan kitaran produktiviti anda. RescueTime adalah aplikasi desktop kecil yang merekodkan program yang anda gunakan dan tapak yang anda lawati sepanjang hari, dan berapa lama. Ia mengklasifikasikan aplikasi dan tapak yang berbeza (sangat produktif, produktif, neutral, mengganggu, atau sangat mengganggu) dan menghasilkan laporan mengenai cara anda menghabiskan masa anda. Sebagai contoh, laman rangkaian sosial adalah "sangat mengganggu" secara lalai. (Anda boleh mengklasifikasikan semula mana-mana tapak dan program jika lalai tidak tepat untuk anda.) Anda juga boleh memberitahu banyak tentang kitaran produktiviti anda dengan melihat seberapa sering anda menukar tugas.

Saya cadangkan menggunakan RescueTime sekurang-kurangnya seminggu sebelum menganalisis laporan anda. Cuba gunakannya tanpa mengubah tingkah laku biasa anda. Perkara itu bukanlah menjadi model pekerja selama seminggu. Ia adalah untuk mengetahui bila momen semulajadi anda untuk kapasiti yang tinggi dan rendah.

Apabila anda mempunyai beberapa data, lihat pada masa hari apabila anda membuang masa yang baik (40 minit atau lebih) pada satu tugas yang sangat produktif. Sekarang cari masa hari apabila anda kurang produktif, bertukar cepat di antara tugas yang berbeza atau menghabiskan masa yang lama untuk gangguan.

Sebagai contoh, saya berada di tempat yang paling saya tumpaskan antara pukul 9 pagi dan 11 pagi. Kemudian produktiviti saya berkurang. Saya biasanya sangat terganggu sekitar waktu makan tengahari. Kadang-kadang, tetapi tidak selalu, saya mempunyai satu lagi masa produktiviti yang kuat pada waktu petang, tetapi ia tidak boleh dipercayai.

Langkah seterusnya ialah mengetahui apa yang perlu dilakukan dengan maklumat itu.

2	Tukar Rutin Anda

Sebaik sahaja anda mengetahui kitaran produktiviti anda, anda perlu mengubah rutin anda agar sesuai.

Sebagai contoh, mulakan jadual mesyuarat untuk masa-masa semasa anda mempunyai fokus yang lebih rendah. Mesyuarat jarang memerlukan kita untuk menjadi yang terbaik. Jadi, sebagai contoh, membuat tabiat untuk tidak pernah mengambil mesyuarat pagi jika pagi adalah masa produktif anda.

Sebaliknya, menangani tugas-tugas yang paling penting dan tumpuan anda pada masa-masa hari apabila fikiran anda adalah yang terbaik. Selalunya, kita tidak menjadualkan kerja yang paling penting. Kami hanya mendapatnya apabila kita boleh. Tidak apa-apa, selagi anda membuat tabiat untuk melakukannya pada waktu hari apabila anda benar-benar boleh fokus.

Melihat seberapa ramai orang boleh melakukan tugas-tugas yang lebih fokus sebelum ini, masuk ke tabiat melancarkan hanya program yang anda gunakan untuk tugas-tugas ini semasa jam produktiviti puncak anda. Sebagai contoh, jika e-mel tidak begitu produktif untuk anda, jangan bukanya. Hanya tidak melancarkan program itu. Jika anda benar-benar perlu menyemak e-mel anda, lihat melalui peti masuk anda pada telefon bimbit atau tablet anda, dan kemudian letakkannya supaya anda boleh kembali kepada tugas yang benar-benar menuntut perhatian anda.

Bagaimana jika banyak kerja produktiviti tinggi anda berlaku di dalam penyemak imbas, tetapi penambah masa yang paling besar di sini juga? Terdapat beberapa helah untuk mengurangkan gangguan seperti ini. Sebagai permulaan, anda boleh meletakkan tab aktif ke dalam mod skrin penuh. Ini akan membantu anda tinggal dengan tugas di tangan. Anda juga boleh memasang pemalam penyemak imbas dan pelanjutan yang mengunci anda keluar dari laman web yang anda tetapkan. Kegemaran saya dipanggil StayFocusd untuk Chrome. Anda boleh mendapatkan lebih banyak cadangan dalam artikel saya tentang bagaimana untuk tetap fokus.

3	Semak Hari Anda, Setiap hari

Perubahan lain untuk membuat rutin anda: Buatlah kebiasaan untuk sentiasa mengkaji hari anda sebelum ia bermula. Lihat ke kalendar anda dan senarai tugasan anda yang pertama supaya anda tidak akan ditangkap di luar untuk mesyuarat 3 petang yang dijadualkan dua minggu yang lalu. Sama ada ia adalah cawan pertama kopi anda atau semasa perjalanan, mempunyai satu masa (dan ia harus menjadi momen yang sama setiap hari untuk menjadikannya tabiat) untuk menyemak rancangan anda untuk sepanjang hari benar-benar membuat perbezaan.

Mewujudkan tabiat baru untuk mengkaji semula hari anda sehari lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Satu aplikasi mudah alih yang boleh membantu mengingatkan anda adalah Any.Do, yang mempunyai ciri yang dipanggil AnyDo Moment. The AnyDo Moment memainkan nada yang menyenangkan dan menolak pemberitahuan pada masa yang sama setiap hari minggu memberitahu anda sudah tiba masanya untuk mengkaji semula hari anda. Apl itu kemudian menyenaraikan segalanya pada kalendar dan senarai tugasan anda dan bertanya sama ada anda ingin menyimpannya pada jadual atau mengalihkannya ke hari lain.

4	Jadual Berputus

Ambil rehat anda. Dan bukan sekadar istirahat untuk makan tengahari. Fikiran anda perlu menyegarkan semula jika anda menjadi orang yang paling produktif.

Saya seorang peminat aktiviti yang hebat untuk kecergasan, dan satu ciri dalam beberapa daripada mereka yang saya suka adalah penggera senyap. Anda boleh menetapkan penggera yang menyebabkan band kecergasan anda bergetar pada waktu tertentu, dengan senyap. Saya suka meletakkannya pada pukul 4 petang, apabila saya tahu saya perlu berehat sekiranya saya fikir saya memerlukan satu atau tidak. Walaupun hanya keluar dari kerusi saya untuk berjalan ke dapur dan mencuci cawan kopi saya cukup untuk menjauhkan saya dari skrin komputer untuk sedikit.

Sesetengah pelacak aktiviti juga mempunyai amaran terbiar. Penggera ini menyebabkan tracker bergetar jika anda masih duduk untuk tempoh masa, biasanya satu jam. Mereka direka untuk mengingatkan anda untuk bangun dan bergerak, tetapi saya fikir mereka sama-sama berharga sebagai peringatan untuk berhenti bekerja selama dua minit dan berehat. Anda juga mungkin mahu memasang aplikasi rehat, program ringan yang mengingatkan anda mengambil rehat dan juga dapat mengunci anda keluar dari komputer anda untuk jangka masa yang singkat untuk memaksa masalah. Kegemaran kami adalah aplikasi Mac yang dipanggil TimeOut Free.

Satu lagi yang baik untuk Windows, Mac, dan pelayar dipanggil Focus Booster.

5	Menggariskan hujung Hari Kerja

Bayangkan hari anda sedang berjalan-jalan sahaja. Kemudian pukul 4:40 petang. Anda cuba untuk terus sibuk. Rasanya seperti kekekalan berlalu! Kemudian anda melihat ke bawah pada jam lagi, dan… it's 4:42 pm

Berapa kerapkah anda membuang masa 20 minit terakhir pada penghujung hari? Berapa jam yang sama dalam sebulan? Berapa banyak masa yang anda belanjakan di laman rangkaian sosial atau menghantar mesej kepada rakan-rakan anda?

Cubalah kebiasaan itu dengan merangkul beberapa kerja akhir hayat. Cobalah untuk menjadikan mereka sesuatu yang anda suka lakukan, tetapi itu mungkin dianggap kerja sibuk. Beberapa contoh termasuk:

• memfailkan kertas kerja
• mengikuti e-mel lama
• membuang cache komputer anda
• memotong sejarah penyemak imbas anda
• kembali panggilan telefon
• mengelap habuk dan serbuk dari meja, papan kekunci dan monitor anda.

Sekiranya anda mempunyai senarai pilihan pendek dari masa ke masa untuk tugas yang boleh anda lakukan pada penghujung hari, anda mungkin akan melakukan salah satu daripada mereka. Buat catatan dalam kalendar anda, atau cuma tinggalkan nota melekit berhampiran meja anda dengan beberapa idea untuk berfungsi sebagai peringatan. Datang jam 4:45 petang pada hari Jumaat, mata anda mungkin akan mengembara ke mereka. Sumber tambahan