Video: iShareFans Scam Terbaru 2020 - Penipuan Terang Lagi Bersuluh (November 2024)
Saya suka bertanya kepada orang tentang bagaimana mereka menggunakan e-mel pejabat, jika hanya untuk lebih memahami perbezaan antara bagaimana e-mel direka untuk digunakan, bagaimana ia digunakan dengan cekap, dan bagaimana orang sebenarnya menggunakannya.
Apabila ditanya, ramai orang dengan bangga menyusun teknik pengurusan e-mel mereka dengan cara ini: "Peti masuk e-mel saya adalah senarai tugasan saya!"
Mereka biasanya berfikir bahawa ini adalah sistem yang bijak, tetapi ia membuatkan saya terkejut. Saya mengundurkan diri dengan ketakutan apabila saya mendengar kenyataan yang berniat jahat tetapi akhirnya merosakkan. (Reaksi fizikal saya, saya telah belajar, tidak sesuai jika saya berhasrat meneruskan perbualan.)
Mudah-mudahan, artikel ini akan meyakinkan anda untuk mengubah cara anda. Dalam lajur minggu depan (semak semula setiap hari Isnin untuk yang terbaru dalam siri Get Organized ini), saya akan membincangkan sisi persamaan yang lain: bagaimana untuk membuat senarai tugas yang lebih bijak. Pastikan anda juga membaca kolum minggu lalu dengan 11 petua untuk mengurus e-mel.
Apakah E-mel Untuk?
"E-mel" bukan lagi nama deskriptif yang tepat untuk aplikasi perisian dan perkhidmatan yang kami gunakan untuk menghantar mel elektronik. Mereka lebih banyak daripada itu. Dengan semua keupayaan dan fungsi e-mel - keupayaan untuk menghantar lampiran (mengubah hidup!), Buku alamat terbina dalam, penjadualan dan fungsi peringatan, kalendar awam dan peribadi-itu adalah satu keajaiban yang kami panggil "e-mel" sama sekali.
Untuk komunikasi antara organisasi, e-mel berfungsi dengan cemerlang. Anda mempunyai jejak kertas perbualan, semua masa dan tarikh dicop, dihantar hampir serta-merta dan selamat. E-mel membolehkan anda untuk berurusan dengan kerja pada kadar anda sendiri, mengutamakan respons seperti yang anda lihat patut.
Walau bagaimanapun, untuk komunikasi antara organisasi (bermakna dalam organisasi anda), e-mel mungkin teruk ketinggalan zaman dan bahkan dalam perjalanan ke bilik mayat (lihat "Adakah E-mel Mati?"). Kami kini mempunyai pelbagai alat yang lebih luas yang membantu kami memenuhi matlamat akhir yang sama, tetapi dengan cara yang lebih efisien dan berguna. Apl pemesejan segera, rangkaian sosial perniagaan, dan portal pengurusan projek (seperti Basecamp) adalah beberapa contoh. Sesetengah orang lupa bahawa telefon dan pertemuan tatap muka selalunya merupakan cara komunikasi terbaik untuk tugas tertentu juga.
E-mel pasti mempunyai tempatnya, tetapi ramai yang menggunakannya untuk mencapai tugas yang akan mendapat manfaat daripada penyelesaian yang berbeza. E-mel harus digunakan untuk komunikasi yang memerlukan jejak kertas, terutamanya mesej antara organisasi. Aplikasi dan ciri dalam e-mel, seperti kalendar dan penjadualan, harus digunakan sebagaimana yang dimaksudkan. Jika anda ingin menyimpan senarai tugasan anda dalam program e-mel anda, mungkin ada alat untuk itu (dalam Outlook, misalnya, ia dipanggil Tugas). Tetapi peti masuk tidak direka untuk memberitahu anda tugas-tugas yang perlu anda lakukan sehari-hari. Berikut adalah beberapa sebab:
Alasan Peti Masuk Anda Tidak Menjadi Senarai Doa Anda
1. Tiada kawalan ke atas item masuk.
Senarai tugasan hanya mengandungi item yang anda pakai. Peti masuk anda, sebaliknya, adalah seperti muncung tanpa spigot. Anda tidak mempunyai kawalan ke atas item yang masuk, kecuali untuk mempertimbangkannya satu demi satu dan padamnya-cara yang sangat tidak berkesan untuk memupuk senarai tugasan. Mesej muncul pada semua jam sepanjang hari. Mereka boleh datang dari sesiapa sahaja tanpa mengambil kira hierarki yang boleh menentukan senarai tugas sebenar anda. Dan lebih cenderung daripada tidak, hanya sebahagian kecil daripada mereka akan mencerminkan apa yang anda perlu lakukan.
2. Tugas yang bernama sakit.
Untuk kepingan kecil bahan peti masuk yang sebenarnya mencerminkan perkara yang sepatutnya dalam senarai tugas anda, tanyalah diri anda ini: Adakah garis subjek dengan tepat menggambarkan apa yang perlu anda lakukan? Dalam banyak kes, orang lain menyusun garis subjek, yang mungkin tidak mencerminkan mesej itu sendiri, apalagi bahagian mesej yang berkaitan dengan anda. Dengan senarai tugasan yang betul, anda menggunakan bahasa anda sendiri untuk mendapatkan maklumat penting secara pantas. Senarai tugasan yang ditulis dengan baik adalah salah satu yang anda boleh mengimbas dalam satu atau dua kali dan mengetahui dengan tepat apa yang perlu dilakukan. Hanya anda boleh menulis dengan cara yang menyampaikan maklumat kepada anda dengan cepat.
3. Terlalu lama.
Saya tahu saya hanya menyatakan perkara ini, tetapi ia berulang-ulang: Senarai tugasan yang ditulis dengan baik adalah salah satu yang anda boleh mengesan dalam satu atau dua kali dan tahu dengan tepat apa yang perlu dilakukan. Saya akan bertaruh $ 50 bahawa saya tidak dapat mencari satu orang di PCMag dengan peti masuk e-mel yang dapat menyampaikan maklumat dalam sekejap.
Jangan anak sendiri. Kami semua menyimpan mesej dalam peti masuk kami yang mengingatkan kami tentang tugas yang ingin kami selesaikan, tetapi tidak. Dan tidak mengapa. Tetapi barang-barang tersebut tidak termasuk dalam senarai tugasan.
4. Kekurangan alat untuk mengutamakan dan menetapkan tarikh akhir.
Tanda seru merah, bendera, bintang, program buih warna-e-mel biasanya memberikan anda beberapa alat untuk menandakan mesej penting. Dalam sesetengah aplikasi, anda juga boleh mengaitkan tarikh "balas oleh", seperti hari ini, esok, atau longgar "minggu ini." Gunakan ciri-ciri ini untuk mengingatkan diri anda untuk berkomunikasi dengan orang, tetapi bukan sebagai penanda keutamaan atau tarikh jatuh tempo tegas untuk tugas tertentu. Seperti yang disebutkan, baris subjek tidak pernah secara konsisten memberitahu anda apa yang perlu anda lakukan, dan menambah bendera tidak memberikan maklumat berharga yang sama yang terdapat dalam senarai tugasan. Senarai tugas yang baik mengatur tugas dengan keutamaan dan menggunakan tarikh akhir.
5. Mengelakkan e-mel anda daripada menjadi e-mel.
Saya harap saya sering kali meyakinkan anda bahawa cuba untuk tweak peti masuk anda berfungsi seperti senarai senarai tugasan dalam senarai tugas yang sangat buruk. Tahu tak? Ia juga mewujudkan peti masuk yang sangat miskin, jadi sekarang anda mempunyai dua ketidakcekapan! Jika anda cuba memanipulasi peti masuk anda untuk menggandakan senarai tugasan anda, ia akan membalikkan operasi. Begini bagaimana ia mungkin berlaku: Susun peti masuk satu cara untuk mencari item keutamaan yang tinggi; tempatkan aliran mel baru dalam; terganggu; jalankan peti masuk; semak mel baru; memutuskan ia tidak terpakai kepada anda; jalan semula dengan bendera atau bintang; cuba ingat di mana anda berada dengan senarai tugasan…
Ingat, jika program e-mel anda mempunyai aplikasi atau ciri terbina dalam senarai tugasan, anda boleh menggunakannya!
E-mel adalah E-mel
Simpan peti masuk e-mel anda sebagai peti masuk e-mel, dan bukan senarai tugasan, dan anda akan menjadi lebih cekap. Kemungkinannya, kehidupan kerja anda akan menjadi sedikit lebih bahagia juga. Dalam ruangan Dapatkan Organisasi minggu depan, saya akan menerangkan secara terperinci apa yang membuat senarai tugas yang baik, cara menggunakannya, dan beberapa alat yang membuat proses mengurus senarai tugasan yang sangat automatik.
