Video: How living paperless could change your life | Dominic Stühler | TEDxBerlin (November 2024)
Sekiranya anda bermimpi tentang hari apabila anda akan membuang buku nota, kad perniagaan, dan bahan kertas lain dan benar-benar menjadi orang tanpa kertas, mengapa tidak bermula hari ini? Dengan beberapa tip dan alat yang betul, anda boleh mula menjadi kertas tanpa kertas sekarang. Tetapi pertama, perhatikan bahawa tidak ada kertas yang sedikit seperti kehilangan berat: Ia lebih sukar daripada bunyi. Ia memerlukan dedikasi. Ini pilihan gaya hidup lebih daripada satu projek. Dan tiada siapa yang mengharapkan anda menjadi sempurna.
Pergi tanpa kertas juga memerlukan bahawa anda mempunyai tujuan dan matlamat. Sama seperti kehilangan berat badan, jika matlamat anda adalah "menjadi tanpa kertas" itu sama seperti samar-samar sebagai "menurunkan berat badan." Berapakah berat badan anda cuba hilang? Di mana dalam hidup anda, anda cuba menjadi tanpa kertas? Dan lebih penting lagi, apakah matlamat akhir?
Beberapa matlamat yang sama adalah:
- Kurang kekacauan
- Menjadi lebih cekap atau teratur
- Jadikan dokumen dan nota anda dicari
- Simpan rekod yang lebih baik dalam hidup dan kerja anda
Antara soalan-soalan ini mungkin bunyi remeh, tetapi dalam jangka panjang, mereka memotivasi. Mereka membantu anda mencipta objektif sebenar yang boleh anda lawati semula pada bila-bila masa anda mula memintas kursus.
Langkah 1: Pergi ke Hadapan, Bukan Ke belakang
Apabila anda bersedia untuk pergi tanpa kertas, mulakan dengan pergi ke hadapan, tidak ke belakang.
Apa yang saya maksudkan adalah berfikir tentang tidak ada kertas dalam semua yang anda lakukan bermula sekarang , yang juga bermaksud mengabaikan semua kertas lama seperti tumpukan rang undang-undang yang anda harapkan untuk satu hari dicincang dan buku nota lama dengan catatan semalam. Saya tahu ia menggoda untuk mendigitalkan semua fail itu, tetapi ia bukan langkah pertama yang betul.
Kertas lama anda tidak pergi ke mana-mana sahaja. Semua kertas lama ini akan menjadi kesakitan di leher untuk mendigitalkan, walaupun dengan alat yang terbaik, jadi jangan terperangkap di dalamnya sebaik sahaja anda bermula.
Sebaliknya, fikirkan tentang tanpa kertas dari sini. Ini bermakna mengambil langkah seperti:
- Menggunakan kalendar digital untuk pelantikan baru dan akan datang
- Mengambil nota dalam aplikasi pengambilan nota (beberapa cadangan muncul di bawah)
- Meletakkan senarai tugas anda ke dalam aplikasi tugasan, atau aplikasi ambil catatan.
Malah melakukan tiga perkara mudah ini mungkin mengambil masa yang lebih lama daripada anda sedar.
Langkah 2: Pilih Aplikasi Sedikit dan Perisian, dan Stick With Them
Terdapat banyak aplikasi hebat di luar sana untuk mengambil maklum balas dan pengurusan tugas. Beberapa yang saya cadangkan ialah: Evernote, Nota Awesome, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Ingat Susu, dan Wunderlist. Terdapat banyak pilihan!
Anda juga perlu mengambil program penyegerakan fail, juga, jika anda tidak mempunyainya. Anda mungkin tidak menggunakannya dengan segera, tetapi memasangnya dan hanya menjadi selesa dengan cara ia berfungsi, secara amnya. Beberapa kegemaran saya ialah Google Drive, Dropbox, Box, dan SugarSync.
Langkah 3: Komit!
Jangan buang masa terlalu lama untuk memutuskan aplikasi atau aplikasi mana-mana yang benar-benar sempurna. Cari satu atau dua yang melakukan apa yang anda perlu mereka lakukan dan bekerjasama dengan platform yang anda ada, dan mula menggunakannya. Alat mana saja yang anda pilih, dedikasikan diri anda untuk berpegang dengan mereka selama beberapa minggu.
Apa yang anda tidak mahu adalah mencuba sedozen aplikasi kerana fail dan nota anda akan tersebar di seluruh tempat. Anda memerlukan satu atau dua lokasi berpusat di mana anda tahu anda boleh mencari semua barangan anda tanpa memikirkannya. Mengetahui di mana untuk mencari kesamaan digital kertas anda
Langkah 4: Buat Alur Kerja
Langkah seterusnya adalah untuk membangunkan aliran kerja. Inilah sisi kognitif yang akan berlaku tanpa kertas. Fikirkan ia sama seperti membangunkan tabiat dan rutin kehilangan berat badan: merancang makanan anda untuk seminggu, membuat keputusan terlebih dahulu apabila anda akan pergi ke gim atau dapatkan senaman anda, mulakan rakaman berat badan anda, dan sebagainya. Sekiranya berlaku kertas tanpa kertas, aliran kerja anda mungkin bermula dengan sedikit tindakan, seperti melancarkan aplikasi ambil catatan sebelum mesyuarat bermula. Satu lagi adalah untuk mengkaji semula tugas-tugas anda dalam aplikasinya terlebih dahulu pada pagi hari.
Langkah-langkah kecil yang memulakan aliran kerja anda harus menjadi kebiasaan. Saya suka membaca senarai tugas atau pelantikan kalendar perkara pertama pada waktu pagi kerana ramai orang sudah mempunyai tabiat pagi (secawan kopi, membaca semasa perjalanan) dan anda boleh melatih tabiat baru anda ke arah yang sedia ada. Dalam erti kata lain, apabila anda menghirup kopi itu, anda akan ingat sudah tiba masanya untuk melihat kalendar anda untuk hari itu.
Apa alur kerja anda sangat bergantung pada apa tujuan anda untuk pergi tanpa kertas. Aliran kerja anda mungkin hanya menjadi peraturan mudah, seperti "Apabila saya menerima kad perniagaan baru, saya akan mengambil gambar itu dengan serta-merta menggunakan telefon pintar saya dan memuat naiknya ke aplikasi pengambilan nota saya."
Langkah 5: Mengatasi Backlog
Selepas beberapa minggu atau bulan, apabila anda selesa dengan tabiat dan alur kerja baru anda, dan anda komited untuk aplikasi baru anda, akhirnya anda boleh memikirkan membuat projek mengimbas semua kertas lama dalam hidup anda.
Jangan cuba untuk melakukan langkah ini sehingga anda menjadi sangat padat dengan rutin harian anda tanpa kertas.
Kehidupan tanpa kertas
Ingat, tanpa kertas adalah perubahan gaya hidup. Sama seperti diet, anda perlu mengambilnya satu hari pada satu masa, dan maafkan diri anda apabila anda tergelincir, tetapi kembali ke landasan dengan cepat.
Sumber tambahan
- Petua untuk Go Paperless
- Pilih Pemindai Hak untuk Go Paperless
- Mengurus Dokumen Keluarga Digital
- Mengguna pakai Nota tanpa kertas
- Mewujudkan Senarai Menjadi Lebih Baik
- Petua untuk Menggunakan Evernote
