Memilih antara perisian perakaunan perniagaan kecil dan percuma

Sektor perkhidmatan dengan banyak persaingan sering membiak gerbang tawaran yang lebih murah untuk menarik minat pelanggan baru. Dalam industri perisian perakaunan, trend terkini adalah untuk menawarkan perisian tanpa caj semasa mencari untuk memanfaatkan jalan raya. Kadang-kadang persembahan ini boleh membuat banyak hal untuk perniagaan tertentu, tetapi syarikat yang mengalami pertumbuhan pesat perlu berhati-hati.

Dengan freemium, perniagaan kecil, dan alat perusahaan yang tersedia, sukar untuk perniagaan kecil dan menengah (SMB) untuk menentukan penyelesaian yang tepat untuk mereka. Anda mungkin mempunyai wang untuk membeli perisian mahal seperti Cougar Mountain Denali Summit dan Microsoft Dynamics GP, tetapi adakah anda benar-benar memerlukan semua fungsi penyesuaian dan skala? Sebaliknya, anda mungkin dapat melepaskan diri dengan menggunakan alat percuma oleh syarikat seperti Wave, tetapi alat itu cukup pintar untuk mengendalikan tugas yang lebih kompleks?

Untuk mengetahui apa yang perlu dicari oleh SMB apabila memilih perisian perakaunan berbayar, saya bercakap dengan Scott Davisson, pengasas bersama Acclivity, penyedia alat perakaunan perniagaan kecil berasaskan desktop AccountEdge. Saya bertanya kepadanya mengenai harga, fleksibiliti, keselamatan, dan perkhidmatan pelanggan.

Adakah Perisian Dibayar Anda Adakah Lebih Daripada Teras Empat?

Davisson berkata kebanyakan alat perakaunan bebas boleh mengendalikan pengurusan akaun, penjejakan perbelanjaan, invois, dan jualan. Ini adalah tugas minimum yang boleh digunakan oleh mana-mana alat untuk membantu anda mencapai apa sahaja yang anda mahu bayar.

"Itu inti, " kata Davisson. "Jika semua yang anda perlukan adalah berbuat demikian, maka anda mungkin baik-baik saja dalam model freemium. Oleh itu, keperluan-keperluan itu menjadi lebih rumit… di sinilah anda boleh mula menilai keperluan anda tentang apa yang ada di pasaran dan berapa banyak kosnya."

Keperluan tambahan mungkin timbul bahawa alat freemium anda tidak dapat ditangani. Jika anda memerlukan perisian yang boleh mengendalikan perkara-perkara seperti bil untuk masa, pengesanan inventori, dan gaji, anda mungkin perlu melabur dalam alat berbayar. Walaupun kebanyakan alat percuma boleh mengendalikan data jualan, jika perniagaan anda mempunyai beberapa jabatan, anda mungkin ingin mempertimbangkan pergi dengan alat yang lebih kompleks kerana kebanyakan alat freemium tidak akan membolehkan anda memasuki data jualan oleh jabatan (sebaliknya, anda akan perlu memasukkan data sebagai satu unit sekaligus).

Bagaimana Fleksibel ialah Alat Perakaunan Anda?

Salah satu sebab utama perniagaan memilih perisian perakaunan peringkat perusahaan dengan aplikasi yang lebih murah atau freemium ialah alat perusahaan sering memberikan penyesuaian tanpa batas yang boleh membongkok dan memantapkan perisian khusus untuk setiap keperluan klien. Alat perniagaan kecil, seperti yang disediakan oleh Acclivity, tidak akan menawarkan tingkat kerumitan.

Walau bagaimanapun, ini tidak bermakna anda terjebak dengan apa yang keluar dari kotak. Fikirkan tentang apa integrasi pihak ketiga yang menawarkan perisian SMB anda. Adakah ia digabungkan dengan alat pengurusan hubungan pelanggan (CRM)? Adakah ia menarik data daripada perisian e-dagang anda? Sekiranya alat perakaunan perniagaan kecil dapat memberi anda integrasi dan add-on yang banyak, maka anda tidak perlu menghabiskan banyak uang di platform tingkat perusahaan.

"Perisian perlu cukup fleksibel untuk memenuhi keperluan anda, " kata Davisson. "Tetapi matlamat yang rumit.Perisian kami bukan untuk satu jenis industri tertentu.Kita perlu mempunyai penyelesaian yang sesuai dengan keperluan anda, tetapi kami tidak mempunyai keupayaan tersuai yang ada. seperti pisau Swiss Army.Ad tambahan kami memberikan pelanggan komponen tambahan yang mengikat ke perisian untuk terus menjadikannya relevan dengan keperluan mereka."

Adakah Perisian Anda Selamat?

Salah satu perkara utama pembezaan yang anda akan dapati antara perisian perakaunan kelas SMB, dan perisian perakaunan freemium adalah tahap keselamatan yang ingin diberikan oleh vendor anda. Sekiranya anda tidak membayar satu sen untuk perisian anda, adakah anda menjangkakan keselamatan level Fort Knox secara realistik?

Ini adalah salah satu sebab Davisson berkata pelanggannya lebih suka perisian di premis untuk alat berasaskan awan. "Banyak orang ditarik ke awan terhadap kehendak mereka, " katanya. "Tetapi mereka tidak mempercayai kewangan mereka di awan, ia mengenai keselamatan dan kawalan."

AccountEdge adalah alat berasaskan desktop yang dapat diperluas ke awan dengan apl pendamping. Walau bagaimanapun, Acclivity tidak menawarkan versi awan alat sahaja. "Sebahagian daripada mengapa kami melihat banyak aktiviti dan minat adalah kerana, apabila kami melesenkan perisian desktop, anda boleh meletakkannya di rangkaian anda sendiri, di belakang firewall, ia adalah milik anda, " kata Davisson. "Dari segi keselamatan, itu memberikan anda kawalan mutlak."

Ini tidak bermakna bahawa alat berasaskan awan adalah kurang aman daripada aplikasi desktop. Sebagai contoh, Intuit QuickBooks Online Plus menyimpan data pada pelayan yang dilindungi firewall di mana data disulitkan. Apabila data anda meninggalkan pelayar web, ia disalurkan melalui teknologi penyulitan Lapisan Soket Lapisan (SSL). Intuit juga membolehkan pentadbir mengehadkan siapa yang boleh mengakses jenis data tertentu di dalam alat itu sekiranya mereka membuat keputusan untuk membuat maklumat tertentu hanya tersedia untuk pekerja peringkat eksekutif.

Khidmat Pelanggan

Yang satu ini harus menjadi tidak ada lagi. Pasaran yang lebih kompetitif menjadi, perkhidmatan pelanggan yang lebih penting perlu. Bolehkah anda mencapai vendor perisian perakaunan anda jika dan ketika sesuatu tidak berfungsi dengan baik? Bolehkah anda menghubungi mereka di medium pilihan anda atau adakah anda memaksa anda memilih platform komunikasi tertentu? Adakah wakil servis bercakap bahasa anda atau melakukan penjual luar pasukan bantuan pasukannya?

Ini adalah soalan-soalan yang amat penting yang anda harus tanya kepada setiap calon vendor anda. Kemungkinan besar perisian perakaunan peringkat perusahaan akan menawarkan sokongan 24/7, terutamanya jika anda bersedia membuat bayaran tahunan lima angka atau lebih. Walau bagaimanapun, jika anda cuba memilih antara senarai freemium dan alat SMB berbayar, anda akan mahu menyiasat pilihan perkhidmatan anda dengan teliti.