Video: Pengajian Perniagaan S1: Sumber Manusia (Penilaian Prestasi Pekerja) (November 2024)
Sekiranya anda menguruskan pejabat kecil dan menengah (SMB) yang tipikal, penting untuk memulakan tahun di kaki kanan. SMB perlu bergerak dengan cepat untuk bertindak balas terhadap peluang-peluang baru ketika mereka muncul, dan memiliki landasan kantor yang kokoh di mana untuk melakukan pekerjaan itu sangat penting untuk sukses. Nasib baik, pastikan perniagaan anda berada dalam kedudukan teratas dapat dicapai dengan cepat. Benar, ia adalah satu audit penting; hanya bersyukur kerana tiada seorang pun dari IRS. Ikuti senarai semak enam mata di bawah dan pejabat anda akan bersedia untuk mengambil apa-apa cabaran 2016 mungkin membawa.
1. Dapatkan Siap untuk Musim Cukai
Di dunia perniagaan, anda praktikal selalu bersiap untuk membayar cukai dalam satu atau lebih cara. Tetapi permulaan tahun (jika ia bertepatan dengan tahun kewangan syarikat anda) amat penting. Mula dengan duduk dengan kepala kewangan anda untuk melakukan audit gambar besar buku tahun lepas.
Pasti, anda mungkin akan berpeluh sejuk apabila perkataan "audit" dan "kewangan" digunakan dalam ayat yang sama tetapi mengatasinya: kami tidak bercakap tentang merapikan agen-agen IRS. Ini adalah audit yang direka untuk memberi anda, kepimpinan anda, dan mana-mana pelabur semasa atau berpotensi bahawa kewangan anda-dan dengan meluaskan organisasi anda-mengendalikan cara yang sepatutnya. Anda sedang mengesahkan nombor tahun lalu, menilai prosedur perniagaan dan kewangan, dan memadankan apa yang sebenarnya berlaku terhadap kedua-dua apa yang anda harapkan berlaku serta apa yang anda laporkan berlaku. Anda boleh melakukan audit yang dilakukan oleh perakaunan dalaman anda atau oleh firma luar atau CPA. Anda juga boleh membuat pasukan petugas kecil untuk melakukan kerja sebagai satu kumpulan. Apa yang anda cari termasuk:
Semua pendapatan yang diperoleh pada tahun sebelumnya dan dari sumber apa,
Semua perbelanjaan yang dibuat pada tahun sebelumnya, menggunakan kaedah pembayaran apa, yang mana penerima bayaran, dan yang ditetapkan untuk belanjawan; memberi perhatian khusus kepada pejabat, teknologi, perkhidmatan pihak ketiga, dan perbelanjaan infrastruktur perniagaan,
Ulasan penyata bank,
IRS dan cukai negeri / perbandaran (jika ada) memfailkan ulasan,
Sahkan bahawa prosedur perakaunan yang betul sedang diikuti; jika tidak, faham mengapa kerana ia mungkin disebabkan proses perniagaan tertentu yang mungkin memerlukan semakan, dan
Letakkan hasil audit ke dalam laporan yang ketat (ini adalah alat yang anda mahu gunakan pada tahun ini supaya menjadikannya pendek, teratur, dan bernilai-tidak terlalu banyak sehingga anda tidak dapat mencari apa-apa).
Selesai dengan betul, audit ini tidak boleh mengambil masa lebih dari satu minggu, dan laporannya menyediakan alat asas untuk menggunakan segala-galanya-daripada membeli rancangan untuk matlamat jualan.
2. Audit Perkakasan
Dari perspektif pengurus pejabat, mengetahui di mana wang menjadi hanya langkah pertama. Sekarang anda perlu tahu di mana segala-galanya juga. Mulakan dengan perkakasan teknologi. Ini mungkin terdengar jelas tetapi ia menjadi zon bahaya untuk banyak SMBs-terutama mereka yang lebih bersemangat untuk menengah berbanding yang kecil. Itu kerana frasa Bawa Peranti Anda Sendiri (BYOD). Begitu banyak profesional IT yang benci dan begitu banyak pengguna menggunakan apa-apa perkakasan apa sahaja yang dapat mereka tangani dari mana-mana sumber dan sering dibayar dengan cara yang aneh atau licik. Sekurang-kurangnya, letakkan maklumat ini ke dalam spreadsheet teratur yang boleh anda rujuk sepanjang tahun ini dan seterusnya. Lebih baik lagi, letakkan maklumat itu ke dalam aplikasi pengurusan desktop khusus seperti Pengurus Konfigurasi Pusat Sistem Microsoft atau MMSoft Pulseway.
Mulakan dengan laporan audit dari Langkah 1 seperti yang sepatutnya memberikan senarai rasmi pembelian perkakasan anda. Kemudian, pantau peranti apa yang sebenarnya sedang digunakan (ia dijamin anda akan dapati beberapa kejutan). Sesetengah pekerja akan menggunakan peranti peribadi yang mereka bayar untuk melakukan kerja manakala yang lain akan menggunakan peranti pengguna untuk kedua-dua kerja dan tugas peribadi yang dibayar oleh syarikat. Ketahui siapa yang mempunyai apa, sama ada ia digunakan dengan sewajarnya, dan itu akan membantu anda membuat keputusan sama ada mungkin ada cara yang lebih baik untuk membayarnya.
Dan, sebaik sahaja anda melangkah melalui teknologi baru ini, jangan lupa untuk melakukan audit perkakasan tradisional untuk mencari PC, pelayan, pencetak, dan perkakasan pejabat lain yang menghampiri akhir hayat atau akhir- sewa supaya anda tahu apa yang perlu diperbaharui tahun ini dan bila. Bekerjasama dengan wakil jualan perkakasan dan jabatan perakaunan anda untuk membangunkan pelan untuk menamatkan perkakasan lama ini dan menggantikannya dengan unit baru.
3. Audit Perisian
Audit perisian mempunyai matlamat asas yang sama seperti audit perkakasan: Cari tahu apa yang anda telah pasang, di mana ia dipasang, bagaimana ia telah dibayar (maksudnya, anggarannya ditetapkan), dan lesen atau langganan mana yang akan datang untuk pembaharuan. Pastikan menandakan mereka pada kalendar anda.
Sama seperti audit perkakasan, bagaimanapun, zaman moden telah membuat audit perisian sedikit lebih rumit. Sama seperti pekerja yang menggunakan peranti peribadi untuk bekerja, ramai juga menggunakan perkhidmatan berasaskan awan mereka sendiri. Ini boleh berlaku kerana pengguna tunggal membuat keputusan untuk mendaftar untuk perkhidmatan tertentu, atau sesebuah pasukan menyebarkan perkhidmatan awan di antara mereka sendiri.
Selalunya, perkhidmatan ini dibayar melalui caj berulang yang diberikan kepada kad kredit peribadi atau korporat, dan perakaunan boleh mempunyai masa yang sukar untuk mengetahui apa yang dibeli. Ini boleh membawa kesilapan perakaunan tetapi mereka adalah kecil berbanding dengan masalah IT yang berpotensi apabila perkhidmatan awan meminta pengguna untuk memuat turun perisian (yang bukan sahaja tidak diuji oleh IT tetapi melangkaui mereka sepenuhnya). Root perisian tersebut, pastikan ia dibayar dengan betul, dan kemudian memutuskan sama ada untuk menyimpan atau menggantikan dengan penyelesaian yang lebih berkesan.
Di hadapan yang lebih tradisional, gunakan audit perisian anda untuk memberi perhatian khusus kepada perisian keselamatan-anti-virus, rangkaian peribadi maya (VPN), dan penyulitan adalah tiga contoh. Ini adalah blok bangunan penyelesaian yang boleh menghentikan proses di landasannya jika lesen mereka tergelincir, jadi pastikan anda tahu apabila lesen dan langganan perlu diperbaharui dan pengguna mana yang memerlukannya.
Sekitar masa audit perisian, ia juga merupakan idea yang baik untuk memeriksa sandaran data dan prosedur keselamatan data anda. Ini biasanya melibatkan kedua-dua perkakasan dan perisian tetapi ia adalah keperluan untuk kebanyakan proses perisian supaya tidak memberikan penghalang pendek. Adakah ujian menjalankan cadangan dan pemulihan bencana (DR) merancang untuk memastikan mereka masih bekerja, mengaudit data yang disandarkan di dalam negara dan di awan untuk memastikan ia tidak rosak, dan melihat apa yang anda bayar untuk penyelesaian ini pada tahun sebelumnya lihat jika anda boleh melakukan lebih baik.
4. Audit Rangkaian
Anda memerlukan bantuan IT anda untuk membantu yang satu ini. Audit rangkaian membolehkan anda:
Ketahui apa infrastruktur rangkaian yang sedang anda gunakan (baik fizikal dan awan)
Memadankan infrastruktur tersebut terhadap proses perniagaan yang dijalankan untuk mengesahkan kapasiti, dan
Evaluasi bukan hanya apa yang anda bayar tetapi sama ada anda mendapat apa yang anda bayar; ini amat penting untuk semua pembekal rangkaian Internet dan mudah alih.
Menganalisis sambungan Internet anda, bukan hanya ke pejabat tetapi juga kepada mana-mana pelayan web luar, perkhidmatan awan, atau telekomunikasi dan tapak terpencil. Adakah anda mendapat prestasi yang anda bayar? Jika jabatan IT dalaman anda tidak pasti bagaimana untuk menguji maklumat ini, berbincang dengan perunding rangkaian pihak ketiga. Akhir sekali, pastikan IT mengemas kini penghala pejabat, suis, dan perkakasan rangkaian lain supaya mereka menjalankan firmware terkini-dan pastikan ia semua diuji dengan aplikasi semasa anda yang penting dalam perniagaan sebelum melancarkan semuanya. Sekiranya anda mempunyai tapak jauh atau telekomunikasi yang menyambung dari rumah, pastikan perkakasan rangkaian mereka disertakan dan selamat juga.
5. Ambil Walk Around the Office
Ini mungkin bunyi flip tetapi ia adalah satu langkah yang serius. Anda tidak dapat mengetahui semua yang anda perlu ketahui mengenai perniagaan anda melalui spreadsheet atau papan pemuka pengurusan. Bangun dan jelajah. Bercakap kepada pekerja mengenai bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka, terutamanya pasukan dan proses proses. Memahami bagaimana kerja yang dilakukan adalah kunci bukan hanya untuk menggerakkan alat yang sesuai untuk pekerjaan yang tepat, tetapi sering kali mencari peluang baru untuk simpanan atau pendapatan.
Di sisi yang lebih biasa, ambil bahagian bagaimana pejabat anda melihat dan berfungsi pada tahap fizikal. Beri perhatian kepada:
Perabot pejabat,
Bekas bekalan bilik dan peralatan dapur,
Papan tulis bilik persidangan, skrin, telefon, dan
Perkakas pejabat perkongsian-pencincang, pencetak, mesin faks.
Pastikan perkara-perkara ini diperlukan, dalam perintah berfungsi yang baik, dan dipenuhi dengan bekalan yang mereka perlukan untuk operasi (misalnya, toner, kertas, dan lain-lain).
6. Menganalisis Pelan Perniagaan dan Pemasaran Anda
Anda telah pergi ke bawah pada nombor. Kini tiba masanya untuk memilih kepala anda dan melihat gambaran besar organisasi anda, dan itu selalu bermula dengan pelan perniagaan anda. Duduk dengan kakitangan kepimpinan anda dan terangkan rancangan anda secara terperinci. Adakah anda di mana anda harus (maksudnya, di mana rancangan anda mengatakan anda akan)? Adakah cara anda menjalankan perniagaan masih yang paling berkesan? Tanya soalan ini tanpa mengira sama ada perniagaan itu menjalankan secara optimum atau tidak; sentiasa ada cara yang lebih baik. Senaraikan proses perniagaan anda, berunding dengan pekerja utama tentang proses tersebut, peta mereka langkah demi langkah, dan kemudian pertimbangkan mereka secara terperinci. Adakah alat, perisian, atau perkhidmatan yang lebih berkesan boleh digunakan untuk menjadi lebih berdaya saing? Adakah orang yang betul melakukan pekerjaan ini? Adakah proses yang cekap atau berlebihan? Matlamat di sini bukan untuk membakar orang atau mengurus mikro; ia adalah untuk memahami sepenuhnya bagaimana perniagaan anda menjalankan perniagaan, sup kepada kacang.
Pergi ke pelan pemasaran tahun lepas dengan mata yang sama. Semak keputusan dan tanya sama ada anda benar-benar di mana anda harus apabila keputusan dibandingkan dengan perbelanjaan. Di manakah anda lemah dan bagaimana anda boleh bertambah baik? Berikan perhatian khusus kepada:
Penyelidikan pasaran,
Promosi dan pengiklanan,
Peristiwa, dan
Tekan hubungan.
Sebagai sebahagian daripada latihan ini, jangan lupa untuk menganalisis Web dan profil rangkaian sosial dalam talian anda. Adakah mereka sampai kepada pelanggan yang betul? Adakah mereka up to date? Adakah produk atau huraian perkhidmatan, harga dan nama eksekutif dikemas kini? Semak butiran ini dengan penuh semangat kerana tidak ada yang mematikan pelanggan dalam talian lebih cepat daripada memukul laman web yang mereka fikir tidak dikekalkan.
Pasti, lebih mudah untuk menulis enam langkah ini daripada melakukannya. Kita bercakap tentang kerja yang banyak, tidak ada persoalan. Tetapi, jika anda menjatuhkan diri dan mendapatkan orang yang tepat untuk membantu, semuanya dapat dicapai dalam beberapa minggu. Dan dua minggu ini boleh membayar proses, perbelanjaan, dan bahkan dividen keuntungan untuk perniagaan anda sepanjang tahun.
