Video: Bisnis Produktif Dengan Office 365 (November 2024)
Office 365 adalah produk komersil yang paling pesat berkembang di dunia yang pernah menjadi dan kini merupakan aplikasi nombor satu yang digunakan di perusahaan itu. Microsoft awal tahun ini mengumumkan bahawa Office 365 kini mempunyai hampir 50 juta pengguna perniagaan aktif setiap bulan. Dan, menurut laporan pendapatan terbaru Microsoft, Office 365 terus menjadi produk perniagaan dan produktiviti yang paling menguntungkan.
Sebagai perusahaan dan perniagaan kecil untuk menengah (SMB) berhijrah ke Office 365 dan Office 2016, mereka menghadapi cabaran dengan berpindah ke teknologi baru ketika berurusan dengan sistem warisan dan perubahan budaya yang signifikan untuk perniagaan yang telah beroperasi dengan cara yang sama selama bertahun-tahun. Hanya kerana syarikat membeli Office 365 tidak bermakna pekerja mereka memanfaatkannya untuk meningkatkan kerjasama dan meningkatkan produktiviti. Mendapatkan pekerja untuk mengubah apa yang mereka gunakan untuk menjadi satu cabaran, dan juga melaburkan masa dan sumber yang diperlukan untuk memastikan penggunaan pengguna dengan cepat dan lancar.
MessageOps, sebuah perkhidmatan perkongsian dokumen Office 365 dan Microsoft Azure berasaskan awan, menyediakan latihan, penerimaan, dan perkhidmatan pengurusan perubahan untuk membantu perniagaan beralih ke Office 365 di awan Azure. Chris Pyle, Ketua Pegawai Eksekutif MessageOps, memberitahu PCMag bahawa Office 365 membuat peralihan mudah tetapi, tanpa strategi yang jelas untuk pengangkatan memandu, perniagaan tidak boleh dan tidak akan melepaskan nilai perniagaan penuh platform.
"Dengan Exchange dan SharePoint, anda tidak perlu tahu bagaimana untuk membaikinya, mengkonfigurasinya, mengurusnya, menjadikannya berlebihan, dan menjadikannya mudah diakses, " kata Pyle. "Dengan Office 365, semua yang perlu anda lakukan ialah menambah data anda dan pengguna anda, memberikan anda persekitaran perusahaan yang berfungsi sepenuhnya dan sangat mudah. ​​Persekitaran ini dapat diakses dari mana saja dengan selamat, dengan sedikit pengalaman pengalaman aplikasi. persekitaran yang sama seperti syarikat Fortune 500 tanpa perlu melabur dalam sumber teknikal yang sangat terlatih, sangat mahal. Mereka juga mempunyai akses kepada alat yang kuat yang ditawarkan Office 365 kepada semua syarikat besar atau kecil, dan boleh berjalan dan berjalan dalam masa beberapa hari."
Pyle meletakkan 7 cadangan dan petua untuk memudahkan penerimaan Office 365 yang berkesan dan cara menggunakannya untuk memaksimumkan produktiviti perniagaan ketika menyelesaikan projek.
1. Transformasi Terunggul
Untuk memastikan peralihan Office 365 yang lancar, Pyle berkata pembelian kepimpinan adalah satu kemestian. "Jika pekerja tidak melihat yang lebih tinggi mempromosikan dan menggunakan platform, maka tidak akan mereka, " kata Pyle. "Sama seperti pemimpin menetapkan contoh yang kuat, jadi 'juara' atau 'pengguna kuasa' dalam pasukan. Ini adalah pekerja yang tidak berpuas hati dengan status quo dan benar-benar teruja tentang potensi Office 365."
2. Pendidikan dan Latihan
Kepimpinan eksekutif syarikat tidak dapat mengharapkan pekerja mengambil kesempatan penuh dari Office 365 tanpa memberi mereka latihan dan pendidikan yang sepatutnya. Pyle mencadangkan syarikat-syarikat menyusun pustaka video "snackable" satu minit atau dua minit pembelajaran video sebagai cara yang mudah dan berkesan untuk menyampaikan latihan berterusan. "Komunikasi juga penting, bersama-sama membuat keseronokan perjalanan pengangkatan, " kata Pyle.
3. Mendapatkan Pejabat 2016
Pelepasan Office 2016 menjadikan awan lebih mudah diakses. Terdapat lebih banyak integrasi awan, yang bermaksud pilihan sambungan yang diperluaskan. "OneDrive dan SharePoint di awan membolehkan anda menyimpan dan berkongsi fail ke awan dengan mudah dan mudah, " kata Pyle. "Kami melihat Office 2016 sebagai satu lagi cara bagi perniagaan untuk memaksimumkan nilai pelaburan Office 365 mereka. Mereka boleh menggunakan sumber yang mereka beli dengan Office 365, yang termasuk Office 2016 untuk pengguna E3. kursus, selalu ada keluk pembelajaran yang terlibat dalam mencari tempat semua pilihan dan tetapan anda berada."
4. Jauhkan Keselamatan dalam Minda
Office 365 kini merangkumi lebih daripada sedozen aplikasi termasuk OneDrive, OneNote, Outlook, Sway, dan Yammer. Tetapi Pyle menegaskan kepentingan keselamatan data ketika bekerja dengan aplikasi ini. "Menambah dan menjadikan aplikasi ini tersedia dengan mudah, pengguna boleh berkongsi secara dalaman hanya dengan klik kanan 'berkongsi dengan' dan bahkan pergi sejauh mengarang bersama fail dalam Word, Excel, dan PowerPoint, " kata Pyle. "Office 365 bergantung kepada Azure Active Directory untuk keselamatan tetapi organisasi perlu berhati-hati ketika merancang untuk memindahkan data sensitif dari kawalan langsung mereka. Microsoft juga telah menambahkan Pencegahan Rugi Data untuk kedua SharePoint dan Exchange untuk menambahkan tahap keselamatan tambahan. dengan apa-apa yang baru, kefahaman khusus mengenai keselamatan mesti sentiasa berada di hadapan fikiran anda."
5. MDM dan Produktiviti Bergerak
Pyle menunjuk keupayaan mudah alih Office 365, khususnya, kemampuannya untuk membantu meningkatkan produktiviti keseluruhan. "Office 365 memudahkan pengguna mengakses sumber-sumber mereka di mana-mana peranti, dari mana-mana sahaja, tanpa kesambungan dan keselamatan yang membimbangkan, " kata Pyle. "Sebagai contoh, pengguna boleh mengakses aplikasi Office pada tablet dan telefon mereka, dan pengurusan peranti mudah alih (MDM) kini dimasukkan dalam Office 365 untuk semua peranti mudah alih. Akhir sekali, Software-as-a-Service (SaaS) kepada vendor (dalam kes ini, Microsoft) dalam erti kata bahawa, jika ia tidak melakukan seperti yang diperlukan, anda hanya mematikan perkhidmatan itu dan berhenti membayar."
6. Kerjasama Dalaman
Salah satu ciri produktiviti Office 365 yang paling canggih, Pyle berkata, adalah keupayaan kerjasama dalaman yang diberikan oleh OneDrive for Business (OD4B) dan SharePoint (SP). "Pengguna boleh memuat naik fail ke pustaka dokumen, klik pada dokumen, kongsi dengan pengguna atau kumpulan, serta bekerjasama pada dokumen pada masa yang sama, " kata Pyle.
"Lampiran adalah mencabar untuk semua organisasi kerana pengguna sepertinya menggunakan e-mel sebagai kabinet fail mereka. SP dan OD4B membolehkan penggunaan 'pautan' kepada fail berbanding dengan lampiran, dan kedua-duanya di OWA dan Exchange menggunakan alat MessageOps, anda boleh mengklik 'Lampirkan' tetapi diberi pilihan untuk memuat naik ke OD4B dan perkongsian link, yang menambah versi dan kolaborasi menggunakan proses yang biasa digunakan oleh pengguna. Menggunakan OD4B dan SP memungkinkan pengguna untuk bekerja dengan aman pada perangkat apa saja yang menggunakan versi paling banyak Microsoft berbasis browser aplikasi popular, dan mempunyai keupayaan untuk menyemak, mengedit, dan memuat naik perubahan pada masa akan datang pengguna dalam talian."
7. Skype untuk Perniagaan
Pyle berkata, Skype for Business menawarkan fungsi Office 365 yang hebat untuk persidangan video, mesyuarat dalam talian, dan pemesejan segera sebagai alat produktiviti untuk sebarang perniagaan saiz. "Pengguna boleh berhubung melalui Skype, berbual-bual lagi melalui PC atau telefon, dan membuat pengeditan pada fail serentak atau secara bersiri, dengan keupayaan untuk melangkah semula ke versi terdahulu seperti yang diperlukan, " katanya.
