Dapatkan teratur: 7 tip mudah untuk akhirnya pergi tanpa kertas

Berapa banyak keping kertas di kaunter dapur anda, meja makan, atau tempat lain di mana mereka tidak tergolong? Adakah anda bergantung kepada resit sekiranya anda memerlukannya semula? Adakah terdapat timbunan kertas dari doktor haiwan yang anda simpan sekiranya anda perlu mengingati dengan tepat apa yang haiwan peliharaan anda mengambil tiga tahun lalu? Semua kertas itu duduk di sana menunggu masa yang anda akan dapat menanganinya, apa maksudnya. (Ia bermaksud melirik pada setiap halaman dan kemudian menghalau mereka semua ke dalam tong kitar semula.) Sudah tiba masanya untuk menyingkirkan kertas dan semua rasa bersalah yang menyusun bersama dengannya. Ia adalah masa untuk pergi tanpa kertas.

Saya telah bebas kertas selama hampir sedekad. Dengan kertas bebas, saya tidak bermaksud ada kertas sifar dalam hidup saya. Saya masih memerlukan sijil kelahiran kertas saya, sudah tentu, dan saya menggunakan notebook kertas kecil untuk kelas bahasa yang saya ambil. Walau bagaimanapun, sebahagian besar saya tidak menggantungkan kertas. Sebaliknya, saya mengimbas dokumen penting ke perkhidmatan penyimpanan dan menyimpan nota digital dalam aplikasi pengambilan nota. Saya juga menulis senarai tugasan saya dan senarai belanja dalam telefon saya, dan saya mencadangkan restoran kepada peta dalam talian. Terdapat banyak cara mudah untuk mengeluarkan kertas dari kehidupan anda.

Melangkah digital adalah mudah. Bahagian yang sukar tidak membiarkan kertas mula merayap kembali. Jika anda sudah bersedia untuk menyingkirkan sebahagian besar kertas dalam hidup anda, inilah yang perlu anda ketahui untuk memulakan dan mengekalkannya.

1) Lupakan Backlog

Ia mungkin terdengar tidak berlawanan, tetapi langkah pertama untuk tidak menggunakan kertas adalah untuk melupakan apa-apa tunggakan kertas yang telah anda terkumpul dan sebaliknya memberi tumpuan kepada tabiat baru yang anda perlukan untuk mula menggunakan kertas tanpa bermula sekarang. Jangan melihat ke belakang: Mengamalkan pendekatan maju.

Anda akan mendapat buasir kertas yang ada pada suatu hari nanti-atau tidak. Buat masa ini, jangan biarkan dokumen itu menahan anda. Sekiranya berurusan dengan tunggakan boleh merasa hebat, dan apabila orang merasa terharu, mereka menangguhkan. Jadi lupa buat masa sekarang. Sebaliknya, tambahkan usaha anda untuk memastikan tunggakan tidak menjadi lebih besar.

2) Dapatkan Five Apps ini

Terdapat lima aplikasi atau perkhidmatan yang anda perlukan untuk pergi tanpa kertas. Mereka adalah:

• aplikasi senarai tugasan,
• aplikasi pengimbasan,
• perkhidmatan storan dalam talian, di mana anda akan meletakkan fail digital anda (lebih lanjut mengenai ini dalam seketika),
• alat e-tandatangan (Adobe Acrobat adalah contoh yang baik) untuk menandatangani dokumen digital tanpa mencetaknya, dan
• perkhidmatan penghantaran dokumen untuk menghantar dokumen rasmi tanpa mencetaknya.

Lihat cadangan saya untuk setiap jenis aplikasi di sini.

3) Pilih Perkhidmatan Penyimpanan

Mari digali sedikit lagi pada aplikasi ketiga, perkhidmatan penyimpanan, kerana ia lebih rumit daripada yang lain. Perkhidmatan storan adalah di mana anda akan menyimpan versi digital dokumen kertas anda.

Sebaiknya, anda mahukan perkhidmatan penyimpanan yang menjadikan fail anda boleh diakses di mana sahaja anda berada dan menyokongnya. Satu pilihan ialah menggunakan perkhidmatan storan dan perkongsian fail dalam talian, seperti Dropbox atau Microsoft OneDrive.

Pilihan lain ialah menggunakan perkhidmatan yang direka khas untuk orang yang ingin pergi tanpa kertas. Rapi dan FileThis adalah dua contoh. Mereka mempunyai alat khas untuk orang yang tidak mempunyai kertas, seperti keupayaan untuk secara automatik melabel dan menandai jenis dokumen yang diiktirafnya, seperti cukai. FileThis juga mempunyai perkhidmatan "ambil" yang secara automatik menyalin dokumen penting yang terdapat dalam akaun e-mel anda.

Tidak kira apa perkhidmatan yang anda pilih, pilih salah satu dan tahan dengannya supaya anda boleh meletakkan semua dokumen digital anda di satu tempat.

4) Daftar Penyata E-mel dan Pembayaran Digital

Jika anda masih menerima bil dan penyata kertas, mendaftar untuk menerimanya melalui e-mel dan bukannya di mana sahaja anda boleh. Sekiranya anda masih menghantar cek secara teratur, lihat jika anda boleh bertukar untuk membuat pembayaran secara online.

Walaupun syarikat utiliti dan bank telah menghormati pembayaran digital selama bertahun-tahun, penahanan yang terakhir yang tidak selalu menerima mereka adalah syarikat tuan tanah dan pengurusan. Sekiranya anda menghadapi masalah ini, cuba jelaskan bahawa mereka akan mendapatkan wang mereka dengan lebih cepat dan lebih pasti apabila mereka menerima bayaran digital. Malah perniagaan terkecil boleh menerima pemindahan bank langsung dengan sedikit atau tiada bayaran yang dikenakan. Apabila anda boleh membayar semua bil anda secara digital dan bukannya dengan cek dan sampul surat, anda akan mendapat satu langkah yang lebih dekat untuk menjadi tanpa kertas.

5) Imbas dan Rusak

Sekarang sudah tiba masanya untuk memulakan tabiat baru. Mengimbas dan mencarik atau mengitar semula adalah yang mungkin anda lakukan paling banyak. Saya lebih suka mengimbas menggunakan aplikasi mudah alih, tetapi anda juga boleh menggunakan pengimbas desktop atau fungsi imbasan pada pencetak pelbagai fungsi.

Buat peraturan untuk diri sendiri yang berlaku seperti ini: Apabila saya mendapatkan sekeping kertas baru yang saya perlu untuk mendigitalkan, saya akan menggunakan telefon saya untuk mengimbas segera dan kemudian meletakkan kertas di kitar semula atau cerobong. Lebih baik lagi, buangnya secara langsung dalam mesin pencincang. Kenapa tunggu?

Memaksa diri untuk mengikuti tabiat itu mungkin sukar. "Saya tidak mempunyai masa untuk mengimbas ini sekarang, " kata anda. Amalan tabiat baru anda dengan mengimbas dokumen atau dua dari backlog anda, hanya untuk mencubanya. Berapa lamakah masa yang diambil? Aplikasi mana yang anda gunakan? Anda juga mungkin mendapati bahawa dokumen pengimbasan dalam cahaya semula jadi lebih lancar daripada melakukannya dengan pencahayaan dalaman. Sebaik sahaja anda merasakan bagaimana untuk melakukannya dan berapa banyak masa yang diperlukan, anda mungkin mempunyai masa yang lebih mudah mengikuti.

6) Membangunkan Aliran Kerja Lain

Mengimbas dan mencarik adalah satu aliran kerja. Apabila anda merasa selesa dengan gaya hidup tanpa kertas anda, anda akan mendapati bahawa anda memerlukan lebih banyak aliran kerja untuk situasi lain.

Contohnya: Apabila anda membeli produk baru, anda boleh mengambil gambar pemilik manual, resit, waranti, dan nombor siri, atau apa-apa maklumat lain yang berkaitan. Muat naik gambar-gambar tersebut ke perkhidmatan storan anda dan kemudian hapuskan kertas luaran.

Satu lagi alur kerja yang mungkin anda buat ialah untuk menyelamatkan timbunan kertas yang anda fikir anda perlu dicincang tetapi tidak pasti sekarang, dan kemudian melalui mereka pada hari yang khusus. Pilih waktu dan tarikh, sama ada setiap hari Sabtu atau hari pertama bulan pertama, dan gunakan masa itu untuk membersihkan timbunan anda.

Kadang-kadang anda mungkin mahu mengimbas kertas sementara juga menjaga asal, dalam hal sijil insurans, dokumen pemilik rumah, dan sebagainya. Dengan mendigitalkannya, anda membuat salinan sandaran dan memastikan anda mempunyai akses kepada maklumat yang terkandung, walaupun anda tidak boleh mendapatkan tangan anda pada asalnya.

7) Jangan Menumbangkannya

Terdapat beberapa dokumen yang akan anda tanya sama ada untuk menyimpan dokumen asal atau mendigitalkan dan menghancurkannya. Apabila anda menghadapi panggilan yang sukar, jangan menggagalkannya. Menjadi tanpa kertas sepatutnya menjadikan hidup anda lebih mudah dan mudah-tidak lebih stres. Tandai asal dalam folder, pengikat akordion, atau memfailkan kabinet. Tiada sesiapa yang akan datang dan mengambil kad Clubless Card anda jika anda menaruh beberapa kertas.

Rekod perubatan adalah rumit, kerana anda hanya perlu mendigitalkan dan menyimpannya secara elektronik jika anda mempunyai sistem yang mematuhi HIPAA. Anda mungkin memutuskan untuk hanya memeluk mereka ke dalam folder atau akordion pengikat dan mengurutkannya sekali setahun untuk apa-apa yang sedia untuk melemparkan.

Yang berkata, jangan menggantung atau mengganggu mendigitalkan kertas yang tidak mempunyai tujuan. Jika anda jenis orang yang rajin menggantung di atas kertas yang mempercayai anda melakukan perkara yang bertanggungjawab, ia boleh berasa menakutkan untuk dicincang dan mengitar semula apa-apa . Tetapi adakah anda memerlukan resit tersebut untuk sandwic atau penjelasan mengenai manfaat dari dua tahun lalu? Hancurkan mereka dan biarkan ia pergi.