6 Faktor yang perlu dipertimbangkan semasa menaik taraf teknologi hr anda

George Weiner berharap dia tahu setahun yang lalu apa yang dilakukannya hari ini mengenai teknologi human resources (HR). Sebaliknya, pengasas dan Ketua Pegawai Eksekutif Whole Whale, sebuah agensi pemasaran digital untuk bukan keuntungan, mempelajari cara yang sukar untuk pilihan yang paling murah untuk menguruskan data pekerja tidak selalu menjadi yang terbaik, walaupun ia merupakan jenama nama.

Masalah Weiner bermula apabila dia mendaftar dengan pembekal gaji nasional yang berasaskan awan (yang beliau enggan namanya disebut pada rekod). Antara muka pengguna (UI) bertarikh, sistem itu dirasakan bersama, dan dalam tempoh sembilan bulan, beliau mempunyai tiga pengurus akaun yang berbeza. Weiner mendakwa kesilapan penyedia itu menyebabkan dia terlepas bayaran bernilai kompensasi pekerja yang diperlukan untuk beberapa bulan, menghasilkan denda $ 500. Miscommunications antara vendor dan rakan kongsi pihak ketiga yang digunakan untuk memproses 401 (k) sumbangan akaun simpanan persaraan menyebabkan lebih banyak kesilapan.

Selepas kurang dari setahun, Weiner membebaskan dan menukar agensinya kepada syarikat gaji awal yang lebih kecil yang dikatakannya mempunyai UI yang lebih baik, kebolehgunaan dan perkhidmatan pelanggan. Nasihatnya untuk perniagaan kecil lain membeli teknologi HR: "Jangan berbelanja pada harga kerana anda mendapat apa yang anda bayar."

Harga adalah hanya satu daripada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan jika anda sedang menaik taraf daripada teknologi HR lama atau ingin bergerak dari spreadsheet ke perkhidmatan berasaskan awan untuk kali pertama. Jika saya telah mempelajari apa-apa dari masa saya mengkaji semula teknologi HR untuk PCMag.com dan menemuramah vendor dan pemilik perniagaan seperti Weiner untuk lajur ini, pembeli pintar itu adalah pembelanja yang bijak. Jika anda melihat perisian pelacakan pemohon (ATS) atau pengurusan prestasi (PM) atau perisian pengurusan sumber manusia, tanya enam unsur kritikal berikut apabila meneliti rakan kongsi teknologi yang berpotensi:

1. Harga

Harga mungkin tidak semuanya, tetapi penting, dan vendor mengambil pendekatan yang berbeza untuk menentukan harga yang mereka tawarkan. Ramai yang mengenakan caj per pengguna rata, biaya per bulan tetapi vendor tidak selalu mengklasifikasikan pengguna dengan cara yang sama; sesetengah vendor mengenakan bayaran berdasarkan jumlah pekerja syarikat sementara yang lain hanya dikenakan untuk pekerja yang akan dilindungi oleh sistem. Masih lagi vendor lain yang bertanggungjawab untuk kakitangan HR yang akan menggunakan sistem ini (ini paling biasa dalam ATS atau perisian perekrutan).

Apabila anda membeli-belah, tanya mengenai diskaun jumlah; sesetengah vendor menyediakan kadar perusahaan untuk pelanggan dengan lebih daripada bilangan pekerja atau pengguna tertentu. Banyak menawarkan ciri-ciri peringkat dan harga, jadi anda boleh memulakan fungsi kecil dan menambah yang anda perlukan atau apabila anda merasa selesa dengan platform.

2. Akaun Demo dan Percubaan

Anda tidak akan membeli kasut tanpa mencubanya, dan platform pengurusan ATS atau HR boleh menelan kos lebih daripada sepasang Nikes baru. Demo adalah baik untuk merasai apa program yang boleh ditawarkan (tetapi anda dan saya kedua-duanya tahu bahawa mereka pada dasarnya jualan jualan dan tidak selalu mencerminkan realty menggunakan perisian.)

Sebahagian besar teknologi HR berasaskan awan untuk perniagaan kecil dan menengah (SMB) menawarkan beberapa jenis percubaan percuma terhad masa. Ramai yang membolehkan anda menukar akaun percubaan ke akaun berbayar supaya anda boleh menyimpan data yang anda masukkan semasa tempoh percubaan. Vendor seperti Deputi dan Kemanusiaan mempunyai akaun kotak pasir yang direka bentuk untuk jenis perniagaan tertentu atau industri, jadi anda dapat melihat bagaimana syarikat seperti anda boleh menggunakan platform mereka.

3. Kemas kini

Anda mungkin tidak membeli kereta baru jika anda tahu pengilang sedang merancang reka bentuk semula kepala ke kaki model itu pada tahun berikutnya. Dengan token yang sama, anda mungkin tidak mendaftar untuk platform perisian jika anda tahu pemaju akan melakukan baik pulih utama. Sukar untuk mendapatkan pasukan HR dan pekerja untuk mempercepatkan platform baru, apalagi harus melakukannya sekali lagi untuk UI baru dalam masa yang singkat kemudian.

Gunakan proses pemeriksaan anda untuk mengetahui sama ada vendor mempunyai UI atau perubahan lain dalam karya, jadi anda boleh menggunakan maklumat tersebut dalam proses membuat keputusan anda. Sekalipun pemaju tidak mempunyai perubahan besar yang dirancang, ketahui seberapa kerap mereka membuat pembaruan platform (setiap hari, setiap dua minggu, lebih banyak lagi) sehingga Anda dapat menggunakan informasi tersebut untuk memutuskan apakah itu terlalu sering, atau tidak cukup sering, untuk Urusan kamu.

4. Fail Pekerja

Kecuali anda memulakan, anda mungkin mendapat data peribadi yang disimpan di suatu tempat, walaupun hanya dalam Microsoft Excel atau Google Drive. Dalam kebanyakan kes, memuat naik data ke platform vendor baru akan lebih mudah dan lebih cepat daripada memasukkan semula data pekerja atau mempunyai pekerja masuk dan mengisi profil itu sendiri (kecuali data sedia ada anda cukup kotor).

Banyak platform HR untuk perniagaan kecil yang saya tinjau mempunyai fungsi terbina dalam untuk mengimport data dari Microsoft Excel dan format lain yang tidak dikenakan biaya untuk digunakan. Ia agak rumit untuk syarikat menengah dan besar; jika anda mempunyai beratus-ratus atau beribu-ribu pekerja, anda mungkin akan membayar yuran untuk vendor untuk memuat naik data pekerja yang ada untuk anda. Kadang-kadang maklumat tersebut muncul di laman harga penjual tapak web dan kadang-kadang tidak, jadi pastikan untuk bertanya.

5. Aplikasi Mudah Alih

Perisian penjadualan dan perancangan peralihan pekerja Saya baru-baru ini mengulas memacu betapa pentingnya aplikasi mudah alih telah menjadi syarikat dan pekerja mereka, termasuk pekerja setiap jam. Apabila ia datang kepada aplikasi mudah alih, walaupun, vendor teknologi HR berada di seluruh tempat. Ramai menawarkan aplikasi untuk peranti Android dan iOS, tetapi tidak semua apl merangkumi semua fungsi platform berasaskan web vendor. Sesetengah vendor memilih untuk menjadikan laman web mereka responsif mudah alih daripada membuat aplikasi berasingan. Sama ada seseorang lebih baik daripada yang lain bergantung kepada syarikat anda, jenis pekerja yang anda miliki, dan cara kerja orang tersebut.

Kebanyakan aplikasi teknologi HR adalah tambahan percuma yang pelanggan dapat apabila mereka mendaftar-tetapi tidak selalu. Sekurang-kurangnya satu vendor teknologi HR yang saya periksa dalam jadual penjadualan saya dan peralihan merancang caj tambahan untuk aplikasinya, dengan mengambil kira kebanyakan pekerja pelanggannya akan melayari laman web mesra mudah alih.

6. Sokongan

Vendor teknologi HR berasaskan awan untuk perniagaan kecil pergi keluar dari cara mereka untuk memberikan sokongan percuma melalui tutorial video, webinar, Soalan Lazim, forum pengguna, catatan blog, dan bahan dalam talian lain. Ia adalah untuk kepentingan mereka yang terbaik untuk menawarkan sokongan layan diri kerana kosnya kurang daripada kakitangan sembang langsung dan sokongan telefon atau menyerahkan pengurus akaun kepada pelanggan tertentu.

Ketahui apa jenis sokongan yang anda mahu dan sama ada anda akan selesa memikirkan perkara itu sendiri. Jika anda lebih suka bercakap dengan seseorang apabila anda memerlukannya, itu boleh menentukan faktor antara pergi dengan vendor yang menyediakan apa yang anda perlukan dan yang tidak. Juga, ketahui apa sokongan, onboarding, dan latihan dilindungi dalam yuran langganan platform-dan apa yang anda perlu bayar tambahan.

Bergantung pada perniagaan anda, anda mungkin mempunyai faktor lain yang perlu dipertimbangkan. Adakah platform ini meliputi mata wang dan cuti bukan AS? Adakah ia tersedia dalam bahasa selain bahasa Inggeris? Adakah ia mempunyai antara muka pengaturcaraan aplikasi terbuka (API) yang menjadikannya mudah untuk diintegrasikan dengan teknologi HR lain yang telah anda gunakan? Berapa banyak masa dan wang adalah vendor yang menumpukan untuk menambah ciri-ciri baru, dan berapa banyak masa dan wang untuk membetulkan pepijat ketika mereka muncul?

"Menyusun kriteria apa yang anda cari, " kata Weiner. "Tendang tayar di UX dan tanya soalan asas. Bercakap dengan pengurus akaun."