4 Cara untuk memerangi beban e-mel di pejabat

E-mel adalah masalah untuk hampir semua orang, tetapi di pejabat khususnya, ia mewujudkan gangguan dan menggunakan masa yang mungkin lebih baik dihabiskan melakukan kerja sebenarnya. Sesetengah orang merujuk kepada menyemak dan bertindak balas terhadap e-mel sebagai "melakukan kerja mengenai kerja, " daripada melakukan kerja itu sendiri.

Pemilik perniagaan dan pengurus boleh membantu kedua-dua diri dan pekerja mereka memerangi beban e-mel di tempat kerja.

Pertama, galakkan komunikasi tatap muka. Mendapatkan pekerja untuk bercakap antara satu sama lain apabila e-mel tidak diperlukan benar-benar dapat membantu mengurangkan e-mel yang tidak diperlukan. Perbualan bersemuka juga lebih baik daripada e-mel untuk subjek yang menarik, apabila nada dan sentimen sangat penting. Sangat sedikit orang yang mahir dalam menyampaikan emosi mereka dalam bahasa bertulis kerana mereka secara lisan.

Kedua, gunakan program pesanan segera. Untuk soalan dan jawapan yang cepat, anda tidak boleh mengalahkan IM. Sesetengah perniagaan melarang pekerja daripada memasang program tersebut, tetapi saya fikir ia sebenarnya adalah satu keuntungan sebenar di pejabat. Anda boleh mendapatkan mesej segera dalam aplikasi yang berdiri sendiri, atau yang dibina ke dalam platform perniagaan dalam talian, seperti Podio, Yammer, Jive. Jika organisasi anda menggunakan Google Apps, anda sentiasa boleh memanfaatkan Google Talk sahaja. Apapun aplikasi IM yang anda pilih, pastikan semua orang dalam organisasi menggunakan perkara yang sama. Dan sekiranya jabatan IT mempunyai sekatan ke atas apa yang pekerja boleh memasang, pastikan pasukan tahu mana aplikasi IM semua orang sepatutnya menggunakannya supaya mereka boleh mengesahkan pemasangan.

Ketiga, dapatkan tempat yang lebih baik daripada email untuk mesej umum. Salah satu contoh yang jelas adalah apabila e-mel pekerja membiarkan semua orang mengetahui bahawa mereka sedang sakit, bercuti, atau berangkat lebih awal. Ini adalah mesej biasa yang menambah kekacauan e-mel tetapi tidak perlu. Satu penyelesaian mungkin mempunyai kalendar bersama. Satu lagi mungkin untuk pembantu pentadbiran untuk mengesan siapa yang masuk dan keluar, dan menghantar e-mel yang disatukan sebaliknya.

Keempat, menjadi model peranan e-mel. Jika anda ketua syarikat atau jabatan, pastikan kebiasaan e-mel anda mencerminkan apa yang anda mahu pekerja lakukan. Tulis e-mel yang lebih pendek apabila anda boleh. Bercakap kepada orang-orang bersemuka apabila itu kaedah komunikasi yang betul. Gunakan IM, dan lakukan apa sahaja yang anda mahu pekerja lakukan. Orang akan mengikuti petunjuk anda, dan itulah cara anda mengembangkan budaya syarikat yang lebih baik di sekitar e-mel.

Sumber tambahan

Untuk petua lebih lanjut mengenai mengatasi beban e-mel, lihat artikel berkaitan:

• Temubual: Push for Email Zero
• Cara Memotong E-mel yang Tidak Diingini
• Temubual: Dmitri Leonov SaneBox pada Pengurusan E-mel
• 11 Tips untuk Urusan E-mel