Video: File yang perlu ada untuk perniagaan (November 2024)
Sekiranya syarikat anda menimbangkan perisian pengurusan dokumen perniagaan, biarkan nombor tersebut membimbing anda. Pasti, anda mungkin mengambil berat tentang satu lagi pelesenan perisian yang berterusan, yang akan menambah bulan demi bulan, dan tahun demi tahun, tetapi yakinlah, alat-alat ini akhirnya akan menjimatkan lebih banyak wang daripada kos mereka. Alat Pilihan Editor seperti Dokumen Zoho memberi Anda lebih banyak fleksibilitas, fitur kolaborasi, dan kapasitas penyimpanan yang pernah Anda miliki dengan kertas, folder file, dan almari penyimpanan.
Saya bercakap dengan Lisa Croft, Pengurus Pemasaran Produk Kumpulan di Adobe Document Cloud, alat pengurusan dokumen perniagaan yang mampu dan kos efektif, tentang banyak cara pengurusan dokumen perniagaan dapat menjimatkan masa, ruang, dan lebih penting lagi, banyak wang. Inilah empat cara yang paling jelas alat ini memberikan pulangan yang sangat baik.
1. Kos Percetakan
Sekiranya anda dapat menyingkirkan dokumen kertas anda secara keseluruhan dengan membuat keseluruhan operasi anda digital, anda akan membeli lebih banyak kertas daripada pesaing anda. Di samping itu, anda akan menghabiskan lebih banyak wang untuk mencetak, termasuk kos tenaga, dakwat, dan pos yang berkaitan dengan penghantaran dokumen secara fizikal ke lokasi terpencil.
Perniagaan yang mencetak 10, 000 dokumen akan menjimatkan kira-kira $ 2, 740 dengan menukar kepada dokumen digital (10, 000 dokumen adalah kira-kira 1/6 daripada GB; lebih lanjut mengenai ini kemudian), mengikut pengiraan Adobe. Jika kos kertas tidak mempengaruhi anda, fikirkan betapa anda akan membantu alam sekitar. Sepuluh ribu dokumen memerlukan 11, 427 gelen air, 961 paun sisa, dan 3, 725 paun kayu untuk menghasilkan. Itu banyak kerosakan kepada ekosistem kita.
"Cuba jangan mencetak sama sekali, " kata Croft. "Sebaik sahaja anda mencetak dokumen, anda memperkenalkan kos untuk mengurus dokumen itu. Jika anda menyimpannya secara digital dari hujung ke hujung, anda menyimpan wang dari permulaan."
2. Kos Penyimpanan
Kos harta komersil di Midtown Manhattan, di mana pejabat PCMag terletak, adalah kira-kira $ 73 setiap kaki persegi. Jika anda mendedikasikan hanya 100 kaki persegi untuk mendokumenkan storan, anda membelanjakan kira-kira $ 7, 300 sebulan, atau $ 87, 600 setahun, hanya menyimpan kertas.
Walau bagaimanapun, jika anda sepenuhnya mendigitalkan operasi berasaskan kertas anda, anda dapat menyimpan 64, 800 halaman dokumen Word Microsoft dalam simpanan mendung digital kurang dari 1 GB. Dengan Dokumen Zoho, sebagai contoh, anda boleh membayar hanya $ 96 untuk simpanan 100 GB setahun. Seratus gigabait bersamaan dengan 64, 800, 000 halaman Word. Dengan Zoho Docs, anda juga akan mendapat akses kepada ciri-ciri seperti perkongsian fail kumpulan, penyuntingan pasukan dalam talian dan serentak, dan juga log audit yang memberitahu anda dengan tepat siapa yang mengakses dan membuat perubahan pada dokumen anda (lebih lanjut mengenai ini nanti).
3. Lakukan Lebih Kurang, dan Lakukan Lebih Cepat
Sebelum ini saya menyebut beberapa ciri digital yang membuat sistem pengurusan dokumen perniagaan lebih berharga untuk perniagaan anda daripada dokumen kertas standard. Dalam bahagian ini, saya akan pergi sedikit lebih mendalam. Dengan Adobe Document Cloud, sebagai contoh, anda boleh menghantar satu fail kepada beberapa pengguna dan meminta tandatangan dari setiap penerima. Fikirkan tentang proses yang lebih kompleks dan mahal dengan kertas dan Perkhidmatan Pos Amerika Syarikat. Sekarang, biarkanlah perbelanjaan tersebut dengan seberapa banyak kali anda dapat mengulangi proses sepanjang tahun.
"Dokumen menandatangani dokumen menjimatkan wang anda, " kata Croft. "Anda tidak perlu FedEx itu.Anda tidak perlu menunggu untuk dihantar kembali.Ini mengurangkan masa dan salinan tambahan dokumen.Anda juga menghapuskan masalah dengan orang yang menukar dokumen, jadi anda tahu dokumen itu Keluar dan ditandatangani adalah dokumen yang anda hantar. " Saya akan masuk ke dalam keselamatan di bahagian seterusnya.
Bagaimana dengan penyuntingan kumpulan? Dengan alat seperti Zoho Docs, anda boleh mendapatkan kumpulan bersama-sama dan membuat perubahan serentak pada dokumen tanpa perlu menghantarnya berulang-alik dari ahli ke ahli. Walaupun anda sudah menggunakan Microsoft Word dan e-mel, proses ini akan menjadi lebih perlahan dan kurang kolaboratif. Anda mungkin membuat dokumen, dan menghantarnya rantai arahan untuk berbilang ulasan, di mana titik dokumen akan dihantar kembali kepada anda untuk semakan. Dengan perisian pengurusan dokumen perniagaan, semua pihak yang dilaburkan boleh membuat pengeditan pada dokumen sekaligus, semua dalam penonton dokumen yang sama.
"Dapat berkolaborasi pada dokumen adalah manfaat, pasti, " kata Croft. "Nilai itu ialah menjimatkan wang untuk perjalanan, dan ia juga mengurangkan kitaran semakan. Anda mengambil dokumen dari awal hingga akhir melalui kitaran yang cukup rumit. Sekali masa anda boleh mengurangkan masa itu, anda menjimatkan wang. Perkara-perkara periferal orang tidak difikirkan tetapi menjimatkan wang anda dalam jangka masa panjang."
4. Banyak aspek Keselamatan Dokumen
Tidak mustahil untuk mengukur berapa banyak jaminan dokumen yang dapat menyelamatkan syarikat anda sehingga terlambat. Sebagai contoh: Bagaimana jika seseorang mengambil kontrak yang anda hantar kepada mereka pada sekeping kertas dan membuat perubahan yang belum disepakati dengan terma perjanjian? Anda mungkin tidak akan melihat perubahan yang ditunjukkan dalam dokumen penipuan sebelum anda menandatanganinya. Sekarang anda bertanggungjawab secara sah untuk terma perjanjian baru dan palsu.
Selain itu, bagaimana jika seseorang kehilangan sekeping kertas yang mengandungi maklumat korporat yang penting, dan maklumat itu masuk ke tangan yang salah? Anda boleh kehilangan kelebihan daya saing anda atau anda boleh didakwa. Walaupun tidak ada cara untuk meletakkan nombor mengenai kerosakan ini boleh menyebabkan perniagaan anda, hampir pasti kurang daripada harga langganan pengurusan dokumen perniagaan tahunan.
Perniagaan "alat pengurusan dokumen memberitahu anda siapa yang mempunyai akses dan apa yang boleh mereka lakukan dengan dokumen, " kata Croft. "Saya boleh menghantar satu fail dan memberitahu apabila anda membukanya, jika anda melihatnya, adakah anda mencetaknya Saya tahu di mana dokumen itu, apakah dokumen itu akan masuk ke tangan yang salah? Alat ini menghapuskan risiko sepenuhnya Ia adalah sesuatu yang anda tidak fikir menyimpan wang tetapi dalam jangka panjang ia mungkin."
Cari Alat Yang Benar untuk Anda
Walaupun Zoho Docs dan Adobe adalah salah satu alat terbaik di pasaran, produk lain seperti Google Drive, Microsoft SharePoint, dan Dropbox Business menawarkan set ciri unik yang mungkin lebih sesuai dengan keperluan anda.
Sebagai contoh: Google Drive menawarkan akses dalam talian penuh ke dokumen, boleh membaca fail Microsoft Office, dan menawarkan storan tanpa had untuk lebih daripada lima pengguna. SharePoint adalah alat yang ideal untuk syarikat yang bergantung terutamanya kepada alat Microsoft Office 365 seperti Word, PowerPoint, dan Excel. Dropbox adalah yang terbaik untuk menyimpan, menguruskan, dan memindahkan fail. Syarikat itu baru-baru ini menambahkan alat pentadbir IT untuk memberikan anda lebih fleksibiliti ke atas siapa yang melihat dokumen mana.
